办公室工作入门与提高
今天我讲的题目是《办公室工作入门与提高》，分四个章节。第一节讲办公室与办公室工作，目的是与大家一起回顾和了解我们所从事的工作性质、内容及范围，以便进一步加深对办公室与办公室工作的了解。第二节讲办公室工作人员的素养，与大家一起了解我们要具备哪些素养，哪些已经具备了，哪些还有待充实和提高。第三节讲当前办公室工作人员亟须提高的五种能力，主要是结合当前办公室工作面临的新形势，产生的新变化及今后发展的态势提出的。供各位同仁参考。第四节讲公文写作，主要从方法、技巧及能力、素质要求的角度来谈公文写作。第一节办公室与办公室工作
一、办公室的概念
办公室是指各单位具体设置的综合性工作机构，它的工作主要是处理本单位内综合性的日常事务，制订单位内部的有关规章制度，对单位内各机构之间的关系进行协调以及处理有关收发业务等。它的工作范围视单位的性质而定，一般说来，可纳为：人员的配备与管理（此职能在大机关、大单位单设），行政执行中的检查、协调和监督，文书处理、会务接待、档案管理、财务管理、物资供应、办公设施、后勤管理以及一些具体的业务活动。
从性质上说，办公室是协助领导机关的首长办理专门事项，起辅助和协调整个日常工作作用的部门。
二、办公室的地位和职能
办公室是各种组织、各级政府和各部门的中枢和要害部分。具体说来，其地位主要体现在：
1、中心的地位
办公室是指挥、控制整个机关工作的中心部门，代表领导处理全局性的问题，起一定的领导作用，办公室在横向关系的协调中，往往带有领导性质，体现一定社会组织系统的领导意图。
同时办公室又是一个单位的信息网络中心，是各种信息的交汇点和集散地。党和国家的方针政策，上级机关的指示、指令，本级政府、本单位的总体规划、目标管理、领导决策以及各种重大事件、重大活动过程中所形成的文件资料，下属各部门贯彻实施领导决策的情况和反映，各方面的动态、情报资料等等，上下左右，四面八方的信息，都在办公室汇集和综合，并且发挥出信息中心的综合效应。
2、窗口的地位
办公室是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。对于上下级和其他兄弟单位来说，办公室是联络站，主要负责接收、处理、分发上级和兄弟单位的来文来函，接待上级领导的视察、检查，处理各种公务往来，接待人民群众来访等等。一般与外界的联系，都要首先经过办公室，外界对本单位机关的第一印象也常常是看办公室的精神面貌、思想作风、管理水平、工作效率和工作质量。本单位领导得到外界的各种信息，也首先并且主要依靠办公室这个窗口。
3、枢纽的地位
办公室在一个机关中，是沟通上下，协调左右，联络各方，保证机关工作正常运转的枢纽。
办公室虽然与其他职能部门同属一个序列，但是，它与其他职能部门的区别在于其他职能机构是管理层、执行层，办公室则是中介层。办公室直接辅助领导工作。一个机关，首长是领导者，但秉承首长意图在起指挥和组织作用的则是办公室。领导者要依赖办公室指挥全局、推动各职能机构运转。
通过上述办公室的地位，大致可梳理出办公室有如下职能：
（1）指导管理职能
办公室的指导职能，主要指对领导机关下属机构的指导，主要体现在传达、制订有关方针、政策上。办公室的管理职能，指运用经济的、法律的、行政的和其他手段协助领导或根据授权来管理各种事务。
（2）参谋咨询职能
办公室在领导者决策前，要做好以下参谋咨询工作：一是收集信息。分三个阶段：实际调查、理论研究、信息加工。根据我个人的经验，实际调查主要靠平时积累掌握情况，专题重点调查总是少数。二是协助决策。办公室协助领导决策工作，主要体现在文字材料的形成过程中，因此在协助决策中应注意三点：确定合理的目标、帮助制定切实可行、易于操作的实施方案，在决策方案付诸实施和总结经验这两阶段，要做好信息反馈工作，供决策者进行新的决策或调整决策时参考。
（3）服务协调职能。办公室工作的性质决定了其服务职能首先是为领导服务，其次是为本机关、本单位同级兄弟部门服务，三是为下级单位和人民群众服务。由于我们的各级机关都是为人民服务的，所以为领导工作服务，为上级、下级和同级机关、单位服务，从广义说，实际上也是为人民服务。
办公室的综合协调工作，主要包括：统一步调、化解矛盾、合理安排、监督职能（督查）。
（4）接待和会务职能：是从服务协调中分化出来的一个职能。
接待职能包括：接待方案的确定、食宿行的安排、安全保卫、相关资料和材料的准备，都要办公室牵头协调安排落实。
会务包括会议主题的确定、会议日程的安排、会场的布置、考察点的落实、住宿的安排、会议材料的准备、会议后的督促检查，也需要办公室牵头安排落实。
三、办公室工作的基本任务
综观办公室工作，其基本任务大致可归纳为以下一些内容。
1、会议管理工作。所谓管理会议，一方面要协助领导搞好各种会议的审批工作，控制一切不必要召开的会议，同时，又要组织和指导好各种会议筹备和会务工作，努力改进会风，提高会议的质量和效率。
2、文书处理工作。文书处理是指机关文书运转过程中的一系列程序性、技术性工作。包括公文的起草、制作、传递。办理公文要熟悉公文的种类和格式，要注意公文的程序、行文关系和行文规则、规范。拟文要注意掌握各种公文撰写的要领和技巧，力求简明扼要，便于阅处。
3、调查研究工作。办公室的调查研究，最根本的目的是为领导科学决策和管理服务，各级各类办公室都必须注重加强调研，平时就要掌握新情况、熟悉本地区、本系统、本单位的工作情况，这就是有备无患。切忌平时两耳不闻窗外事，忙时发通知、做指令，搞突然袭击，这样会让人反感，也难收集到全面真实的情况。
4、信息处理。包括信息的收集、传递、处理、反馈过程。
5、协调工作。办公室的综合性决定了必须把协调工作当做自己的一项经常性的任务来完成。
6、文书立卷与归档：做好这项工作，有助于机关文件档案的齐全完整，从而保证机关对文件、档案的利用需求。
7、信访工作。作为领导机关的办事机构，办理信访件、接待信访人责无旁贷。
8、机要保密工作。办公室在保密方面比其它部门工作人员有更为直接和重要的责任。
9、公务接待工作。已构成办公室工作的重要内容，必须高度重视，认真做好。
10、印信管理工作。要正确使用，加强管理。
11、值班工作。各级政府办公室和涉及公共安全和突发事件的管理部门实行24小时昼夜值班，保持上下联系的畅通。
12、后勤工作。特别要做好领导人的后勤服务事项。
13、电子政务建设和办公室自动化建设工作。
这项工作对提高工作效率，公开办事程序，进而达到提高领导决策的科学化、民主化水平具有十分重要的意义。
第二讲办公室工作人员的素养
一、办公室主任的素养
1、办公室主任的含义。办公室主任，是指某一组织中为领导工作服务的综合性办事机构的行政首长。他既是秘书队伍的一员，又是秘书队伍的管理者、指挥者。在办公室内部，他是一室之长，对办公室工作负有领导之责，是“大管家”，对办公室人员的精神状态、工作水平、工作效能、工作作风起着重要作用；对于领导，他是服务员，是“大秘书”，对于同级领导层的领导工作有着直接的影响。
2、办公室主任的岗位特点
（1）全面性和综合性。办公室主任作为领导的助手和参谋，对凡与领导工作有关的活动，不论是实际执行，还是讨论研究，也不管涉及的内容是政治、经济，还是科技、文教，都应当给予辅助和关注，甚至一些鸡毛蒜皮的小事都要去协调处理。这充分说明办公室主任的综合性和全面性。
（2）政治性和辅助性。各级政府及其部门都是在党的领导下工作，做为其综合机构的办公室负责人，必须是有政治头脑，明白为谁服务，为谁办事。同时，办公室作为服务机构，决定办公室主任工作的基本职责是当好领导的参谋和助手，也就是只能根据领导的指示、决定或授权行事，决不可越俎代庖。即使可以向领导建议处理问题的办法和方案，但最终要以领导的指示为准。
（3）事务性和保密性。办公室主任应当参与到具体的事务处理中，更多的时候要当好战士和服务员。办公室主任必须养成保守机密，守口如瓶的习惯。
3、办公室主任工作的基本要求：及时、准确、落实、保密。
4、办公室主任的职责和任务
（1）承办职责：承办上一级办公部门交办事项，承办同级领导层的集体决策和领导同志个人交付办理的事项，承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项。
办公室主任“承办”的具体形式，主要有主办、会办、转办、催办。
（2）参谋职责：领导决策前多参谋，领导决策后多反馈。
（3）管理职责：文书管理、信息管理、机关财务管理、人事管理、事务管理。
（4）协调职责：办公室主任要全面履行其协调职责，要着力做好纵向协调、横向协调、内部协调等多方面的工作。
（5）事务服务工作：为本单位领导同志做好服务，为本单位职工群众做好服务，为下级机关、下属单位和基层群众做好后勤服务工作。
特别要注意为上级机关和上级机关领导做好事务服务工作。目前，各级党政机关和部门的办公室主任已普遍打破了过去长期存在的“各自为政”，只为同级领导服务的封闭半封闭状态，由单一服务改变为多向服务，既为直接领导服务、又为上级领导、相关领导服务。办公室主任为上级机关和上级机关领导同志的事务服务工作主要体现在两方面：一是上级机关和上级机关领导直接向下级机关交办的各项事项；二是上级机关和上级机关领导同志到下级机关检查、指导工作时所需办理的各种具体事项。要完成这些任务，就需要办公室主任组织有关人员认真研究，精心准备。
二、办公室人员个体素质结构
1、知识结构
（1）基础知识。基础知识是办公室人员知识结构中最基本的，内容也最广泛。具体可以分为科学文化基础知识、基本政治理论知识、政策法规基础知识三部分。
（2）专业知识。专业知识是办公室人员知识结构的核心内容，也是有别于其他人才知识结构的主要方面。其中又具体分为秘书专业知识和办公专门知识两部分。
秘书专业知识涵盖秘书学、文书学、逻辑学、应用写作、档案管理、行政管理、信息、信访、调研等领域，根据秘书岗位性质不同而各有侧重。办公专门知识是指除秘书工作以外的针对行业和部门不同需要掌握的知识和技能。
（3）相关知识。学习一些与秘书工作密切相关的知识，对于提高办公室工作人员的工作效率和水平，具有重要的作用。相关知识根据不同岗位，结合自身知识结构，工作经历和成长历程，有针对性地去学习。对政府系统的办公室人员来说，经济学是应了学习和了解的相关知识。
只有具备了丰富的知识，才能使办公室人员头脑充实，视野开阔，工作有效。但须注意的是，对办公室工作人员来讲，由于工作任务重，脱离工作实际讲学习，一方面学用脱离，时间和精力都不允许，也没有兴趣，另一方面离开工作实际去学习，失去了方向，学海无涯，穷一生精力也学不完。我个人的体会是，首先要明白学习的目的是为了更好地工作，在工作中学习，为完成工作任务去学，目标明确，有紧迫感，学以致用，有成就感。为此。对办公室人员而言，我认为学习就是要见子打子，工作中需要什么知识就学什么知识，不要怕所学到的知识不系统，只要能完成工作任务，提高工作效率就行。日积月累，知识丰富了，稍加整理就系统了，知识结构也就优化了。
2、能力要求
对于办公室人员而言，能力是指完成其承担工作的本领，同时也是办公室人员知识结构和良好素质在工作的综合体现。我们有的同志，在年终工作总结时说学了多少多少知识，但就是完成不好领导交办的工作，履行不好岗位职责。这样的同志称不上是学富五本，才高八斗吧。就算他真学了也是书痴而己。另外，虽然刚才讲到秘书人员应具备的知识结构时，大家可能会觉得这么多的知识要去学有难度。其实很多知识大家在过去的学习、工作、生活中已经储备了，有一些还会在工作中不断地积累。我个人认为：只要你能够胜任岗位工作，你就是一个合格的办公室工作人员；只要你胜任岗位工作但还不满足于现状，还想提高自身的知识结构和工作能力，并且开始行动，你就离一个优秀的办公室人员不远了，也离对领导干部的要求不远了。
工作能力基本上可分为基础能力、一般技巧和现代办公基本技能三个层次。
（1）基础能力。办公室人员作为领导的助手和为领导提供服务，应具备有基本的写作和办事能力。对日常会议和领导指示的记录，要能领会精神，把握实质；起草文件应突出要点，观点鲜明，逻辑、层次清楚；公文处理要言简意赅，快速及时。
（2）一般技巧。办公室人员除了必须具备基础能力，要提高工作水平和自身素质，还要掌握许多工作技巧。包括发挥参谋作用，学会调查研究、计划安排，掌握协调技巧，等等。这些技巧有的在书上、报刊杂志上、网络上，更多的在做得好的办公室人员身上，在形形色色的人身上，要靠我们用慧眼去捕捉，用心去领悟。
（3）现代办公基本技巧能力。包括电脑应用、网络知识、复印、传真、录音、摄影摄像、书法、打字和编辑、驾驶等等，有的一学就会，有的要花些功夫，但都不是太深奥的东西。只要学习和训练，都能掌握和提高。
3、道德素质
道德素质是指办公室人员与自身工作和职业活动密切相关的行为规范。主要是服从领导、埋头苦干、公道正派、严守机密。
三、秘书人员的基本工作技能
1、硬笔书写，达到字迹清楚、端正、好看。字写不好无疑是一个优秀文秘工作者的最大缺憾。
2、起草文稿，做到按时按质按量完成任务，力争送审时一次通过，没有较大改动。同时，重要文稿力争做到领导满意，看过或听过文稿的同志满意，经得起历史的检验，发挥了应有的作用。
3、记录及录音整理
（1）会议记录：一般分两个部分。第一部分是召开会议的基本条件，是记录员在主持人宣布会议开始前记录的，包括会议名称、开会时间、主持人、中心议题、出席人、列席人、工作人员及其他人员、记录人等。第二部分是记录文书的正文，记录会议内容，即主持人的讲话、会议报告或传达的事情、讨论的主题、作出的决定。这部分内容记录一定要有条理性，每一记录要素都宜单独成行，发言记录应以一个发言为一个记录单元换行分隔。
会议记录的要求是快、全、准、整洁、美观。
（2）电话记录
办公室工作人员在日常工作中，遇有重要内容的电话，均应做好电话记录。电话记录是向领导汇报、备忘或备查的依据。
办公室人员在接电话时一定要准确掌握电话内容，要问清楚对方是什么单位、什么人、什么事，是否需要回电。若要回电，则希望得到什么样的答复，跟谁联系，何时联系及联系方式，并请对方留下回电号码；听完之后，应当将主要内容复述一遍，确认未听漏，如有疑问，应追问清楚。
（3）值班记录：一般有值班日志、接待记录、电话记录。目前应用较多的是电话记录。
（4）录音整理：一般分三个步骤：第一步，弄清讲话者的身份和要求，第二步录音内容的归纳与整理，第三步录音整理后文字材料核实。
录音整理主要是对领导的重要讲话、指示来进行，结合手工记录整理效果更好，千万不能认为要做录音整理就不认真进行文字记录。另外，录音整理要及时，才能起到事半功倍的效果。千万不能偷懒，否则苦了的还是你自己。
4、熟练的电脑打字和编辑排版技能。
第三讲当前办公室人员亟须提高的五种素质
一、问题的提出是基于，当前办公室工作面临的一些新的变化和特征
归纳起来，当前办公室工作面临着四个变化：
1、工作要求和标准发生了很大变化。
（1）对法律素养提出了更高要求，办公室工作人员不仅仅是要遵纪守法，还要依法行政。这就要求必须懂法律，只能懂才能应用。而面对成千上万的法律条文，怎么办？对办公室工作人员而言，首先要理解法律的精神，遵循法律精神，就找到了依法行政的路子，就不至于违法。其次就是认真学习与自己工作关系密切的法律法规，再次就是储备足够的法律文本，以便备查，第四就是向相关部门和了解相关法律法规的人请教或查询。
（2）对政策水平的要求更高。新情况、新问题层出不穷，新观念、新政策不断出现，令我们目不暇接。
（3）对办文、办会、办事提出了更高的要求，各种规定、制度日趋规范、缜密，新技术支撑下的新的办文、办会、办事方式，让我们无所适从，随时都有落伍的感觉。
（4）对组织协调和公关能力提出了新要求。交通网络和通讯的改善，需要协调联系的面更宽，需要交往和沟通的对象更多，成分更为复杂。
2、服务对象发生了很大变化。这里主要是指服务对象的数量和要求发生了很大变化。
（1）对领导而言，一是领导者的素质越来越高，对工作要求也越来越严格；二是领导者要处理的事务越来越多，节奏越来越快，很多事务就需要办公室工作人员协助处理，或者具体落实，工作量成倍增长。
（2）对部门而言，工作量增大，要求提高，需要办公室协调的事务更多。
（3）基层和人民群众的认识水平和要求也在提高。
3、政府职能正在转变，更加注重以人为本。政府的职能有经济调节、市场监管、社会管理和公共服务。去年以来，省上就公共安全和突发事件制定的应急预案多达20多个，这足以说明政府正在加强社会管理和公共服务这两大职能，认真履行好这两大职能，是办公室人员的重要职责。
4、随着腾冲经济社会各项事业快速发展，腾冲的知名度越来越高，上级机关和兄弟县份对腾冲的关注也越来越高。办公室人员一方面能受到更大的锻炼，另一方面就显得人少事多，对办公室人员的能力、体力是一个新的严峻考验。
二、培养五种素质，胜利完成办公室工作
五种素质是指“政治素养、群众情怀、现代意识、团队精神、业务能力”，这是政府办公室工作人员为适应新的形势和任务的要求提出的。这里，我就这20个字进行扼要的阐述，供同仁在从事办公室工作时参考和借鉴。
1、政治素质。办公室的工作性质决定了每一个办公室工作人员必须有较高的政治素质。办公室人员的政治素质体现在：
（1）同党中央保持一致，落实在行动上就是与县委、政府保持一致。
（2）从实际出发思考问题，力求达到主观与客观，理论与实践的辩证统一。
（3）培养科学思维方法，用现代系统理论观察问题，分析和解决问题。
（4）用发展观点看待一切。
（5）注重政治理论水平的提高。
当前，提高政治素质，还要认真学习领悟科学发展观、社会主义荣辱观、构建和谐社会、社会主义新农村建设、行政体制改革等理论，并结合工作实际进行认真的思考。
2、群众情怀。办公室工作从广义上讲是为人民服务，从这个角度看，没有群众情怀做不好办公室工作。群众情怀的培养途径为：
（1）经常回顾自己的成长历程，经常了解自己过去身边的人、现在身边的人，以及更广大的人群的生活状况，一日三省，悲天悯人。
（2）以诚相待，以情感人。
（3）高效做事，低调做人。
（4）关心群众生活、力所能及地解决其实际困难。
（5）多向典型学习，向榜样靠近。
3、现代意识的培养：
（1）对出现的新观念、新事物持宽容态度，分析原由不一棒子打死。
（2）对现代新技术、新知识主动去了解、学习和掌握。
（3）学会多欣赏年轻人，尊重并充分吸纳他们的创造和智慧。
（4）积极推进电子政务建设和办公自动化，有利于现代意识的培养和提高。
4、团队精神。现代社会是一个分工日趋精密的社会，一个人无法完成一项复杂的工作任务，必须依靠团队力量。办公室的综合性更是决定了办公室工作人员必须具备团队精神。
（1）要有强烈的大局观、顾全大局。
（2）要多看别人的长处，学会欣赏人。正确看待别人的缺点和不足。
（3）善于换位思考。
（4）注重培养和锻炼协作能力。
（5）甘当无名英雄，不计个人得失。
（6）办公室领导班子要公道正派，严于律己。
（7）办公室主要负责人要实事求是，要有民主作风，注意发挥单位职工的积极性、充分吸纳职工的智慧。
5、业务能力。前面说过，业务能力是办公室工作人员知识结构和综合水平的具体体现。
我将在第四节里着重讲业务能力的重要内容，也就是公文写作能力的培养。
第四节公文写作能力的培养
这里，我主要想谈谈公文写作的方法、技巧，能力要求和素质要求，这些东西大家都很熟悉，我的讲解只起到引导作用。这里讲的公文主要是指规范性文件如通知、请示等的正文及非规范材料文件如领导讲话、工作报告、调研材料、汇报材料等。
一、公文写作方法
公文写作，包括写作前的储备、写作过程及写作后的反馈三个阶段。这里，我先讲写作过程，它主要包括四个环节，即拥有材料、构思设计、行文写作和文后修改。它们共同组成一个有机整体，不可割裂，也不可遗缺。
1、拥有材料。主要包括事实材料和理论材料。理性地拥有这两方面的材料，一般应从以下五个方面入手：
（1）要着眼于对直接材料和间接材料的拥有，特别是要注重收集间接材料。
（2）对正面材料和负面材料的拥有。
（3）对历史材料和现实材料的拥有。
（4）对国际材料和国内材料的拥有。
（5）对拥有的材料进行“概括”或“具体”，也就是对材料入文的详与略进行初步思考与取舍。
对材料的拥有和选择，是写作者审时度势的能力体现和对于价值观念的拥有和选择。不管怎样，写作者在材料面前应写是永远主动和居高临下的，决不能被材料牵着鼻子走。
2、构思设计。是指公文写作者对于拥有的材料提炼与选择，以及对文章结构的安排。
（1）构思主题（不一定是标题），要求正确、鲜明、集中、深刻。
（2）选材和用材。一是所选材料必须强有力地支持主题；二是所选材料必须客观、真实；三是所选材料必须全面；四是所选材料必须典型；五是所选材料必须新。四、五点难度较高，体现写作者的特点和水平，应重点把握，引起高度重视。
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