严格“3G”型标准打造“五心”级服务
刚到办公厅,岗前培训讲第一课就是关于“办公厅的职能职责”,从此便有了“三办”、“三为”的概念。当然,在那时,也仅仅是个“概念”而已。之后,历经三个处室的工作,经过5年多的历练,对于这一“概念”,也渐渐得以心知,有了新解。简言之,“三办”(办文、办会、办事)讲的是“做什么”,“三为”讲的是“为什么”。至于“怎么做”、“做成怎样”,则可简单概括为“三高”、“五心”。所谓“三高”即办文高质量,办会高规格,办事高效率(为了方便记忆,亦可以时尚词汇“3G”代称);所谓“五心”,即细心、信心、恒心、爱心、进取心。概言之,办公厅的工作就是要 立足“三办”,尽职尽责,严格“3G”型标准。
围绕“三为”,全心全意,打造“五心”级服务。
“三办”是办公厅的“主业”,文、会、事是我们的“主打产品”,其质量的优劣直接影响我们事业的成败兴衰。不同于企业,我们的“产品”质量虽未与经济效益密切挂钩,但其影响力却涵盖经济发展的方方面面,涉及社会民生的林林总总。所以,自加压力,尽职尽责,严格确保“产品”质量,不仅是我们的光荣职责,更是我们的神圣使命。
高质量,说的是办文讲规范,按程序,力求精准。白纸黑字,一篇文章,要想写得正确、写得准确、写得合规、写得简洁,除了认真学习熟记各类规章制度,严格遵照执行以外,别无捷径,也无太多技巧可言。由此,认真细致、一丝不苟的态度是确保办文精准的关键,切莫因其枯燥而马虎大意,切忌自视熟练而忽略程序。
高规格,说的是办会统全面,想周到,力求精密。会议不同于文章,其体现的是个过程,面对的是一个个活生生的人和一件件具体的事务。会务工作虽然也多为程序化事务,但要想将会议办出高质量、高规格,就必须在全盘统筹的基础上着手细节。尤其是在硬件设施配备有限的情况下,“软件”的规格就显得至关重要了。首先是统筹安排、明确分工。应针对会前、会中、会后三大阶段,明确“5W”,即何时(When)、何地(Where)、何人(Who)、做何事(What)、怎么做(How)。在人员有限的情况下,分工应“条块结合”,即按时间段(环节)分块,尽量避免同一时段、同一人员存在工作交叉,以防顾此失彼。而每位工作人员应明确自己在每个时间段(环节)的任务,理清线条。作为统筹者,最好能在自己大脑里将整个会议过程预演一遍,查漏补缺,确保周密。其次是周密思考,居安思危、居常思异,尽量考虑可能出现的特殊情况、突发事件,以免届时措手不及,无法应对。三是要注意几个“软”环节:重要会议应收集整理音像资料,作为纸质材料的补充,定时交档案室存档;回收会议文具、座牌内笺等可重复使用物资,厉行节约,以备后用;督促回收废弃在会场的文件资料,妥善处理,严格保密。
高效率,说的是办事有条理,重实效,力求精细。办公厅之“事”多为民事、国事、天下大事。国家大事,事事该关心。集体之事,事事要上心。自己的事,事事应尽心。办公厅的工作,例行的、突发的,数量大,头绪多。事情越多,越要提倡务实高效的工作作风。情况越复杂,越该寻求条理清晰的工作思路。对于一个处室而言,条理来自合理的人员搭配,科学的分工,明确的责任。效率来自良好的能力,务实的作风,快捷的反应。而积极进取的风气和互助和睦的氛围,则是确保高效的催化剂。对于个人而言,事多应该计划,事杂则应备忘。书写工作日志、建立备忘录、随时收集整理常用资料等等都是确保工作条理性的方式、手段,定能助你取得事半功倍的实效。
办公厅“三办”“三为”的职责决定了我们做的多是幕后工作,要为在一线打拼的“公仆”们服务,是“服务员”的“服务员”。但在老百姓眼里,我们却都是所谓的“官”。古云“当官不为民做主,不如回家卖红薯”;今言“公仆不为民服务,不如回家织麻布”。民脂民膏,尔俸尔禄,尽心尽力,方为公仆。打造“五心”级服务,是我们的努力方向,是我们的不懈追求。
我们要坚持原则,严格规范,以周密严谨的“细心”确保质量;我们要敢于负责,善于决断,以沉稳果敢的“信心”创造效率;我们要敢于挑战,迎难而上,以锲而不舍的“恒心”达成目的;我们要加强沟通,善于关怀,以宽容友善的“爱心”寻求理解;我们要自觉充电,与时俱进,以勤思好学的“进取心”提升能力。
五心合一,归根结底就是要有一份全心全意、恪尽职守的责任心。做学习的典范,业务的骨干、守纪的楷模、道德的样板。能负责,负好责,如此方能无愧人生,不辱使命。
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