公文的基础知识
写好公文的重要性公文的基础知识
各类文件的基本写法
一、公文文种的种类
按照国务院印发的《国家机关公文处理办法》（以下简称《办法》），行政机关的公文种类有13种：
命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
如果按行文的不同方向来划分，公文可分为上行文、平行文和下行文。以上13种公文中，请示和报告、议案是上行文，函是平行文，意见是通用文，其他的8种都是下行文。
二、简单了解一下不常用的3种文种
（一）命令（令）：
依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。一般为国家权力机关、国家行政机关使用。
（二）公告：
适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。通常由权力机关、监督机关使用。
（三）议案：
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。属于提请审议的上行文。
三、常用的10种文种的使用及基本写法
（一）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。
通知是适用范围较广、使用频率较高的下行文。
从常用的通知看，可分为：
1.批转通知：
用以批转下级机关公文。就是对被转发的公文作出同意或原则同意并要求有关单位遵照执行或参照执行的。批转性公文只是在上级机关转发下级机关公文时才能使用，如《市政府批转市交通局关于进一步加强路政管理的意见的通知》、《市局批转市公路处102国产暑期保畅工作方案的通知》。
2.转发通知：
用以转发上级机关和不相隶属机关的公文。转发机关不受等级，只要符合有关规定都可以使用转发通知。转发通知的特点就是“转”字，转发时可以要求下级执行或参考，还可以结合本单位的实际情况作具体要求或补充规定。注：正文须标注“被转发机关＋标题＋文号”。
《市处关于转发省公路局资金管理办法的通知》
3.传达通知：
用以传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。主要有：
（1）印发规章制度
（2）要求下级周知或办理，如启用印章通知，调整、撤销机构的通知，依据上级精神对下级提出要求的通知等。
（3）会议通知：经常使用的，《召开××大会的通知》。
4.任免通知：
任命和免去干部职务的通知。
写法：
依据……，经研究，任命\任免职\任职\免职……。
注意：
1.勿给不相隶属的机关发通知。如与其有关联应用“函”或在发通知中“抄送”。
2.勿将向公众告知的事项发通知。应用“通告”。
（二）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级询问。
报告有的是主动向上级报的，有的是上级要求报的。为了方便上级领导阅读、办理，报告内容要尽量做到简明扼要，不必给上级讲什么大道理，篇幅不宜过长。此外，报告是向上级汇报工作，或答复询问的文件，上级可以只看不答复。因此，报告不要加杂请求上级答复的事项，如果有就用“请示”这个文种，否则可能会耽误工作。本来是挺急的请示，写成报告，领导看了没下文了，就有可能误事。
各种会议的工作报告，包括领导的述职报告，这些都不属于正式公文的报告。正式公文的报告常用的主要有三类。
1.汇报工作报告。
就本单位主管业务范围内的事项，提出建议、措施或新的规定，并报请上级机关转发各有关单位共同遵守执行时使用。这类报告一经上级批转就具有权威性，各有关单位必须照此执行。比如，给《市处关于……总结报告》《市处关于……的专题报告》。
写法：
正文内容一般包括：基本情况、主要成绩、经验教训、存在问题、今后设想等几部分。
2.反映情况报告。
下级机关向上级机关汇报某种情况、某一问题、某项活动，或工作中某些方面状况时使用。比如处里按市局要求开展了一个专项活动，可以给上级正式行文写一个报告。
写法：
⑴上级何时、何形式布置了什么任务，接任务后领导态度如何，任务完成如何，简明扼要说明；
⑵办理的具体措施、过程和实际效果，主体部分应着力反应；
⑶简要说明有何经验或有何尚未解决的问题；
⑷当否，请指示。
主体部分一般分条列项逐一阐明工作的要求和措施，结尾“以上报告如无不妥，请批转××部门执行”。
3、答复问题报告。
对上级机关查询、查办、催办的事项做出专门的回复时，使用这种报告。这种报告要求迅速、及时、准确、简要，有时一两句话即可，答复事项指针对所提问题答复的意见或处理结果，既要写得周全，又要注意不要节外生枝，答非所问。
写报告需注意：
要在掌握充分材料的基础上进行综合分析，提炼出正确的主题和新颖的观点，后用简洁的语言来表述。要做到：
1.立意新颖：提炼主题，应该在占有大量材料的基础上进行分析研究，归纳出新颖的观点，从而提炼出能反映本质的、带规律性的主题；
2.内容具体：报告的内容必须是真实的，实事求是；
3.重点突出：报告的内容要根据主题的要求来安排，分清缓急轻重。重点的、主要的内容安排在前面，应详写，非重点的将要的内容可略写；
4.不能夹带请示事项。
（三）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。有3种：
1.请求指示的请示：
多涉及政策上、认识上的问题。
2.请求批准的请示：
多涉及人事、财物、机构等方面的具体问题；
3.请求批转和转发的请示：
这类请示应附完整的工作方案。
写法：
1.缘由：
请示的缘由，实际上就是何以提出请示事项和要求的理由、背景及依据，要写在正文的开头。先把缘由讲清楚，然后再写请示的事项和要求。这样才能顺理成章，有说服力。请示的缘由是写作请示的关键，写得充分不充分，直接关系到请示事项能否成立，关系到上级机关审批请示的态度等。缘由比较复杂的，必须讲清情况，举出必要的事实、数据。
2.事项：
指请示上级机关批准、帮助、解答的具体事项。请示的事项，要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性和可操作性。请示事项，不能出现不明确、不具体的情况，也不能把缘由、事项混在一起写。
3.要求：
为使请示事项得到答复，发文机关一定要提出要求。请示的要求常用的写法有：“以上请示妥否，请批复（批示）”；“妥否，请批示”；“以上请示，请审批”。
注意：
1.一文一事（或一类文件）。
一份请示只能写一件事（一类事），这是《国家行政机关公文处理办法》的规定，也是实际的需要。如果一文多事，很可能导致受文机关无法批复。
例：购买电脑与购买打印机为一类事；一起写。
购买电脑与购买车辆不为一类事。分写。
2.单头请示。
一份请示只能主送一个上级机关，不能同时主送两个或两个以上机关。
3.不得越级请示。
一般不越级请示，如果因情况特殊或事项紧急必须越级请示的，要同时抄送越过的机关。请示一般不直接送领导个人，除非是领导直接交办的事项。
4.不能抄送下级机关。请示是上行文，不得同时抄送下级机关。
5.请示须事前行文。
较重要的请示行文前需事先与上级主管部门与领导沟通。
请示与报告的区别：
1.行文目的不同：
请示一般要求上级机关给以直接的答复，
报告则不要求批复，只是请示批转有关单位知照。
2.行文时间不同
请示必须在事先行文，待上级予以指示或批准后才能按上级的要求进行工作和处理问题。不允许先斩后奏。
报告则可根据实际情况随时行文，事前、事中、事后均可。
3.行文内容不同
请示主要写带有迫切性的、需要上级机关指示、批准的事项。
报告则主要着眼于汇报工作、反映情况、提出建议或回复询问。
（四）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
批复是针对下级机关的请示而言的，批复只针对请示的机关，如果需其它单位知晓的，应以抄送形式传达。
写批复主要分三个层次：
1.批复依据。
“××请示收悉，依据《××》文件××字号，经研究，批复如下”。依据《国家行政机关公文处理办法》规定，引用公文应当先引标题，后引发文字号。
2.批复内容。
要针对请示中提出的问题，给予明确具体的答复，如果完全同意，就写上肯定性意见，不要含糊其辞，不同意可以写“不能办”“缓办”或“不同意”。但在实际工作中，一般不同意就不再行文了。
3.结束语。
“此复”或“特此批复”。
注意事项：
1.一请示一批复，不可一个批复包含几个请示事项；
2.观点明确，态度肯定明朗；
3.要有针对性，与请示事项无关的不要涉及。
《锅炉补贴的请示》收悉，经研究，批复如下：补贴×万元，从××费中列支。此复。
4.对多个单位的同一类的请示，上级机关有时用通知代发批复。
如：各县上报的《养路费征收计划的请示》，市局可以《下达养路费征收计划的通知》代批复。
（五）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。一般是下行文。
写法：
1.表彰性通报：
用以在一定范围内表彰好人好事，评价经验、宣传先进思想、树立学习榜样等。《关于表彰××单位公路养管工作的通报》。
先叙述先进事迹（时间、地点、人物、事迹、做法、结果），后进行分析、评议，指出其典型意义，或概括其主要经验，语言要简明概括；最后提出表彰或发出号召，如果是转发式的表彰通报，正文部分先对下级机关所发的这个材料进行评价，加上批语，即对被表彰者进行评议等，再发出号召或提出要求。
2.批评性通报：
用以批评错误。如批评严重违法违纪事件及其有关人员，总结事故教训等。《市公路处关于××事故的通报》。
通报缘由（事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故、后果等交待清楚；对事故进行分析语言，重点分析事故发生的原因，指出事故的性质及其、危害，并提出处分决定；最后写明此类事故的措施，要对症下药，提出告诫，或重申某一方面的纪律。
3.情况性通报：
用以传达重要精神或情况。即传达上级重要指示精神、重要会议精神，指出工作的重点或必须关注的问题。《关于××情况的通报》。
正文关键在于对情况的掌握要准确、全面、充分。（包括叙述情况、分析情况，阐明意义，提出指导性意见）
通报的核心是事实准确。写通报应注意三点：
第一，要切实做好调查研究，事实要确切；
第二，评议要有分寸，切合本地、本单位实际；
第三，行文要具体明确，迅速及时。
注意：
通报易与有关文种混淆。
如表彰先进，有时用命令，有时用决定，有时用通报；
批评错误，有时用决定，有时用通报；
需要周知的事项，有时用公告，有时用通告，有时用通报。
怎样与其它文种区别呢？
1.关于表彰先进：
命令是嘉奖有有关单位与人员，被嘉奖的单位与人员必须是在全国或在一个大的区域内具有重大影响的先进典型，一般都需授予荣誉称号。
决定是奖惩有关单位与人员，其中的奖励事项事迹是比较突出的，在全国或某一区域、系统内具有较大影响，但不一定授予荣誉称号。
通报所表扬的先进则属于一般性的典型。
2.关于批评错误：
需要使用决定惩戒有关单位和人员的，其错误或过失都是比较严重的，具有一定的普遍意义和教育作用。
用通报批评错误，其错误或事故，虽然也有一定影响，但毕竟是有一定限度的，所以发通报，主要目的是引起警惕。《××发生火灾问题的通报》。
3.关于周知事项：
公告：主要是向国内外宣布重要事项或法定事项，且偏重于向国外宣布，所宣布的事项一是重要，二是法定。
通告：主要是向社会各有关方面公布应当遵守或周知的事项，其中“周知”的是社会各有关方面，事项本身也有一定的普遍意义。
通知：是上级机关告知下级机关和人员，带有一定的指令性，周知的事项是具体的，是不可不知的，如干部任免的通知等。
通报：是对重要精神或情况，重在传达，以使有关单位和群众知晓。一般不具有指令性。
（六）决定
适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
决定一般用于上级机关向下行文，也可在本机关内部使用。它的使用范围比较广泛，行政机关、企事业单位等都可使用。
写法：
1.表彰决定：
奖励决定所要奖励的单位及人员的事迹是比较突出的，在某一区域内具有较大影响。如《××单位关于授予××同志××荣誉称号的决定》
内容比较单纯，依据事项，开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。
2.处分决定：
惩戒决定所要惩戒的有关单位和人员的错误或过都是比较严重的，带有一定的普遍意义和教育意义。各级行政机关及企事业单位也都有一些在局部具有普遍意义和教育作用惩戒事项，也都可以用决定行文。如《××单位关于××违反计划生育政策的处理决定》。
写受处分人的身份、错误事实，错误性质、根源，本人对错误的态度、处分内容等。
3.重大行动或重要事项的决定：
用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。其写法更强调把道理说清楚，讲透彻，能统一认识，增强执行决定的自觉性。
写决定格比较高，部门一般只用表彰决定。表彰决定和表扬通报很相似，但格要高于通报，且必须进行奖励或授予荣誉称号。一般前面写成绩和决定，尔后号召学习的内容，最后提出希望。比如关于表彰上年度先进集体和先进个人的决定，2001年全市收费战线共同努力，取得了成绩，收费多少，比去年增多少，文明建设，在其中涌现出先进，市处决定，授予称号并进行表彰奖励。他们体现了一面，学习他们，学习他们，市处希望受表彰的要怎么样，全收费系统要以他们为榜样如何，再创佳绩。我认为，作为部门的同志掌握表彰决定也就可以了。
（七）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上、下、平行文。
作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。
上级机关应对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。
作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；
无明确要求的，下级机关可参照执行。
作为平行文，提出的意见供对方参考。
写法：
1. 指导性意见：
不同层次的机关内容的侧重点不同。高层领导机关发布的意见比较原则，下层领导机关的意见则比较具体，操作性比较强。
2. 实施性意见：
要写得具体、可行（任务、措施、步骤等）。
3. 评估性意见：
要体现科学性、公正性，实事求是，既不夸大，也不缩小降低。批评性意见一定要有有据，不但要批评不足与错误，也要尽可能提出改进意见。
（八）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项。（一般由新闻媒体发布）
使用比较宽泛，高级机关、一般行政机关、人民团体、企事业单位都可使用。通告是泛行文。
通告分为：
1.告知性通告：
告知应当知道或需要遵守事项的通告。《关于车辆绕行的通告》。
2.办理性通告
办理一些例行事项的通告，其内容多为注册、登记、年检。
3.禁止性通告
公布一些令行禁止类事项的通告。
写法：
1.缘由：发布通告的原因、根据，为什么发此通告。
2.事项：即具体规定。可分条写，也可不分条写。
3.结尾：特此通告，以示强调，引起注意。
注意：
1.通告与通知：
通知与通告都属周知性公文，都可以用来传达上级机关某些方面的意图或要求，但有明显的区别：
适用范围： 通告适用于公布社会有关方面应当遵守或周知的事项，通知可以发布、可以指示、可以要求、可以转文、可以任免等，适用范围比通告要大得多。
受文对象：通知的对象一般是公众，对象广泛，有时无法限定，具有普遍告知性；通知的对象一般是与通知内容直接有关的机关单位或人员，对象明确，范围有限。
目的要求：通告的事项只需知晓和遵守即可，通知的事项一般需要办理的执行。
发言形式：通告一般通过媒体公开发布；通知一般以文件形式下发。
2.通告与公告：
公告一般由高级机关发布，发布的事项较重大，受文对象是国内外。
通告是各级机关、企事业单位都可以发布，发布的事项较公告小，受文对象的国内。
（九）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、
函与其它主要文种一样具有制发机关权限决定的法律效力。
函分三种：
1.商洽函：
用于平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。
2.询问答复函：
用于不相隶属机关之间互相询问答复处理有关问题的函。
3.请批函、批准函：
指向不相隶属的业务主管部门制发的请批函，及业务主管部门向不相隶属的机关单位制发的批准函。
注意：
不能将请批函和批准函误用为请示、报告、批复。
写法：
1.去函：
先写商洽、请示、询问或告知事项的依据、背景、缘由（采用叙述和说明的写法，简明扼要），让语气谦和，既不巴结，也不生硬。如需对方回复，结束语写“请函复”“请复”。
2.复函：
同批复写法基本相同，先写来函的标题及文号，依据，对来函提出的问题予以答复，结束语“特此函复”“此复”。
（十）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
作为部门来讲，工作会议纪要用的很少，主要是办公会议纪要。
写法：
1.时间、地点、主持人、出席人、缺席人、列席人
2.议题：议定事项的主题，要简明扼要
3.议定事项： 详细内容。
一 公文定义：行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
二 公文分类：
1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体公文。
2、按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文。草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞等。
3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、内部材料、普通公文5种。
4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、平急公文、普通公文5种。
“特提” 电报适用于1日内要办的紧急事项；
“特急” 电报 适用于3日内要办的紧急事项；
“加急” 电报 适用于5日内要办的较急事项；
“平急” 电报 适用于10日内要办的稍缓事项。
紧急公文中的“特急”是指：内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文。“急件”是指：内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。
5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文；司法类的公文、经济类的公文、新闻类公文、礼仪类公文、议案、提案、建议等等，属专用公文。
6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱划分：规范性公文和非规范性公文。
规范性公文有13类14种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、大事记等等。
三机关公文要素：
机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
四 公文的处理
收文办理指对收到公文的办理过程。
包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、反馈等程序。
发文办理指以本机关名义制发公文的过程。
包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
五 公文的归档
1、需归档公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值立卷。
2、联合办理的公文，原件由主办机关立卷归档。
3、归档公文应明确保管期限，并按期向档案部门移交。
4、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
5、个人不得保存应当归档的公文。
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