办文、办会程序
办文程序接到领导安排的各类文字材料起草任务后,应按以下程序完成工作任务:
一、关于领导讲话稿的起草
1、秘书室及跟班秘书主要负责市委副书记以上领导的讲话材料起草工作。
2、讲话稿起草人员在接到任务后，要首先明确领导讲话稿的使用场合、使用时间、讲话对象等情况，必要时先与领导就讲话内容进行沟通，把握领导意图，然后根据上述情况收集有关资料，做好起草准备工作。
3、拟定讲话稿提纲，并分别请主管文秘工作副主任和主任修改后，呈有关领导审阅，根据领导意见确定提纲。
4、根据所确定的提纲，起草讲话稿。完成草稿后，报请文秘副主任和主任审阅修改。
5、呈送有关领导并按有关领导所提意见进行修改，并再次报有关领导。
6、大型会议如市委全会、三级干部会等材料由办公室安排，文秘副主任组织写作班子共同协作完成。
7、部门性工作会议领导讲话，由跟班秘书或有关单位拿出初稿，跟班秘书予以修改后，按上述第四条和第五条进行运转。
二、关于文件的起草
1、秘书室承担市委领导交办的有关文件的起草任务，部门代市委行文的文件由有关部门予以起草，秘书室进行把关。
2、起草的文件要格式规范、观点明确、内容充实、结构严谨、条理清晰、表述准确。
3、运转程序：
市委行文（包括市委、市政府联合文件等）程序：科室起草→室主任把关→送秘书室→分管副主任核稿→主任审核（联合文件由两办主任审核）→书记或分管书记签发（联合文件由书记、市长或分管副书记、副市长签发）。
市委办行文（包括市委办、市政府办联合文件等）程序：科室起草→室主任把关→送秘书室→分管副主任核稿→主任签发（联合文件由两办主任签发）
4、领导审签完毕后，由文秘副主任签印，机要室确定文号，做好登记，并负责公文规范化格式把关；文字把关由起草单位负责。
5、文件发放以文件交换中心为主，也可在有关工作会议上予以发放。有时限要求的紧急文件应电话通知有关单位及时领取。
三、关于内部刊物的起草
1、调研室负责编发《巢湖情况》、信息室负责编发《巢湖信息》、督查室负责编发《督查通报》。
2、《巢湖情况》一般刊登有情况、有分析、有建议、对领导决策有一定参考价值的调研材料和外地经验材料；也可适当刊登各类会议主要领导讲话和对全区工作有借鉴意义的部门经验性材料。
3、《巢湖情况》、《巢湖信息》、《督查通报》等材料的起草、整理、收集由科室负责，室主任把关。材料确定后，出清样分别送分管副主任审签，主任签发，根据主任意见修改后予以印发。
办会程序
接到有关会议通知任务或部门性工作会议经审批同意召开后，应按以下程序进行办理：
一、关于全市性会议
1、根据会议参加人数，确定合适的会场。
2、通知事管局或有关部门制作会标，布置会场（包括会场服务人员、主席台席卡、茶杯、会场花卉等）。
3、几大班子负责人由各办公室负责通知，乡镇街道由机要室传真，市直二级机构由各主管部门通知。
4、通知电视台做好会议报道。
5、通知市委督查室负责会议签到。
6、涉及到文件发放的，市委有关工作会议由办公室人员负责，部门性会议由部门负责，办公室配合。
7、会场布置好后，根据出席会议的领导情况，由秘书室负责领导席卡的布置工作。
8、根据出席会议领导情况，安排有关人员做好会议记录。市委副书记以上领导讲话由秘书室负责记录。
9、所有通知事项必须有明确的记录，具体到所通知人的姓名。
10、会议结束后，根据会议性质由记录人员及时整理有关讲话，在有关刊物上编发。
二、关于部门性会议
1、部门性会议在通知前，应确定已按报批程序报有关领导批准，如未履行报批程序的，一律不予通知，由有关部门填写会议审批表送办公室主任按程序审批。
2、参加会议的市里领导和乡镇领导以及市直单位一把手由秘书室通知，其他人员由相关单位通知。
3、会场布置、会议服务及会议签到、文件发放由相关部门负责，会议上领导讲话由相关部门负责起草，由秘书室或跟班秘书修改把关。
会议上领导讲话由相关部门负责起草
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