关于办文办会工作的思考
今天，能够有幸在这样的场面与大家进行交流、学习、探讨，所以，我既感到十分荣幸，又感到有很大的压力。为什么说压力大呢？因为，一是有这么多的领导、知识丰富的同志在听；二是自己在工作过程中仍然存在许多不足，所积累的知识和经验与大家有差距，不具备在台上发言的条件。今天在座的既有领导，又有具有广博知识的办公室各位同仁，许多宝贵的工作方法和工作经验，都是我学习的榜样。办公室要求我从工作的实践中讲一讲办文办会工作，对我而言是班门弄斧，是个难题，但从另外一个角度讲，对我又是一个很好的煅炼机会。是难题，我只能应战，是机遇就值得我倍加珍惜。下面，我结合自己工作实践，从秘书应具备的素质、如何做好办文和办会工作三个方面谈谈个人的一些粗浅认识和体会，讲得不对的地方请与会的各位领导、各位同仁给予批评指正。一、秘书应具备的基本素质
秘书，是指掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。从这一概念来看，秘书具有发挥协调组织作用、充当领导的参谋助手、从事撰写公文、组织会议等日常的事务性工作的重要服务职能。要履行好这些职能，需要秘书人员具备较好的综合素质。我认为，办公室的秘书人员除了具备良好的文字功底、综合协调能力等基本条件外，还应有强烈的责任意识、奉献意识等基本素质。在这里，我着重谈一下关于秘书人员的责任意识和奉献意识。
第一，关于责任意识的问题。也就是要有敬业实干的精神。我认为，只有具备了强烈的责任意识，以一颗高度认真负责的事业责任心去做事，才能够真正算得上敬业实干。责任心的强弱决定着人们的人际关系、做人规则、生活状况和未来发展，对各行各业都很重要，对文秘职业尤为重要。我们都知道秘书大部分都是在履行办公室工作，而在办公室工作既是“忙家”、“杂家”，又是“管家”，工作十分纷繁复杂。因此，我觉得责任心对于秘书来说是十分的重要，并且是占据第一位的，因为只有你有了强烈的责任心，你才能对自己所处的工作岗位充满热爱，才能将办公室工作视为自己的荣誉一样珍惜。一个人的工作岗位，就像自己的爱人，你不爱它，它就不爱你。你对它有情有意，它就会“报之以李”，就会让你有所成就。因为，做好秘书工作需要感情，对自己的工作有了好感，自然就不会感到厌烦，干起事来，就会有一股子劲，有一种动力；做好秘书工作也需要热情，热情才能产生热衷。做好秘书工作更需要激情，情绪饱满，精神振奋，干什么事都会感到精力充沛，感到得心应手，哪怕遇到一些困难，也不会放在心上，一带手就过去了。现实工作中，经常会遇到这样的情况，本是一项非常简单的工作任务，只要按正常的程序办理就行，领导也反复强调要如何做，但办事的同志一直做不好、还经常犯同样的错误，这究竟是为什么？我认为，这是责任心上存在的问题，是责任心在作怪，归根到底就是责任心不强，对领导或者是同志的批评帮助不是“闻过则改”，而是闷闷不乐，甚至怀恨在心，仍然我行我素、马虎了事，像这样的同志，永远没有进步。其实，被领导批评并非一定是坏事，领导批评你，是关心你、爱护你、帮助你，如果自己的工作做得对与否，领导都不闻不问，那么意味着你在领导的心中就是可有可无，甚至可能有了你还卡手卡脚。所以，大家要正确看待领导的批评和帮助，善于从领导的批评中查找自身存在的不足，负责任地抓好整改落实。
一位哲人说过：“人一旦受到责任感的驱使，就能创造出奇迹来”。所以，作为文秘人员，我们必须有强烈的责任意识，要热爱自己的岗位，敬重自己的职业，带着耐心、恒心和诚心，抱着对领导忠诚、对事业热情的态度，尽职尽责地做好每一项工作。
第二，关于奉献意识的问题。对于秘书人员来说，办公室工作事务的“繁杂性”、“突发性”较强，为了按时按质按量完成领导安排布置的工作任务，加班加点甚至挑灯夜战、熬夜通宵是家常便饭，这就要求秘书要有一种无私奉献的精神。
办公室是一个整体，就如同一个球队，秘书就是球员，领导就是教练，每打一场球赛，教练都会把自己最信得过、球技好的球员先派上场。我想，每一位球员都不愿意自己坐在替补席上观看球赛，而得不到上场的机会。得不到上场，你就比别人少了一些锻炼的时间，失去了表现自己、展示自己能力的机会。作为秘书，我们要认识到，能够以自己的一技之长为领导服务，为人民服务，是一种机遇、一种荣誉，是自身价值的展示，应该抓住时机，为之献身。所以，对领导交给的任务，秘书人员不要怕接受任务、不要怕担责任，要感到这是一种信任、一份责任、一种义务，如果不能按时完成或者是不尽心、不尽力地去做，就应该有一种夜不能寐、食不甘味的感觉；要尽心尽责，高度认真负责地、尽自己最大的能力去做。
作为秘书要能吃“苦中苦”，能坐“冷板凳”，以一流的状态、作风和敬业精神去对待工作。特别是当前，领导对秘书人员的政治、业务素质和奉献精神要求很高很严，所以，对秘书人员而言，其工作要求、辛苦程度要比一般人高得多。为此，有人戏称秘书工作“是一份能人不愿干，笨人还干不了的工作”。我想，越是在这种情况下，我们就应该强化自己的奉献精神，不要怕吃苦，不要怕吃亏，要甘耐清贫、固守寂寞、以劳为乐。因此，我认为秘书要正确认识自己的工作和价值，正确处理得与失，摆正自己的角色位置，不计较个人得失、不图名利，甘当“乐于奉献的蜜蜂，恪尽职守的螺丝钉”。
二、关于办文工作
办文是秘书人员一项十分重要的职能活动。它包括秘书起草撰制文书，收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作等等。简而言之“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。针对办文工作，有对秘书人员撰制文书的要求，有收、发公文的处理程序，有明确的行文规则。这里，我重点谈一下关于文件的收发以及综合性材料的起草应该注意把握好的几个问题。
（一）收发文程序
收文程序：文件签收——文件登记——文件送阅——文件转办——文件催办——文件传阅——文件归档。
发文程序：拟稿（起草）——审核——核稿——签发（会签）——编号、排版、校对、印制——分发——归档。
（二）公文制发应注意的几个问题
1．注意是否符合办文的程序和手续。要特别注意以下两点：一是特定的发文对象是否正确。每一份文件都会有特定的知晓范围，需要办理的具体对象，所以文件发送时，不要不管对收文单位有没有必要都全部普发，这样，不但会增加办公室一些不必要的工作量，而且还会增加文件的印制费用等成本。二是注意该会签的单位是否都已经同意并会签，需要有关领导和部门负责人过目签字的，是否已经过目签字。“最终”签发人的意见是否明确，意见不明确的，应及时请示。
2．注意是否符合党和国家的有关方针、政策。文件的审核把关，最重要的是把好方针、政策关。把关中要进行全方位的认真核对。一是“上下”核对。就是同中央和省州已发布的有关方针、政策、规定进行核对，不能相互抵触、冲突。二是“今昔”核对。就是对现行政策和过去所发的文件进行核对，使现行政策和过去的文件提法一致。三是“前后”核对。就是文件本身前后提法要一致，不能自相矛盾。
3．注意措施是否切实可行。措施是否切实可行是衡量文件质量效能的重要标准，为此，在办文过程中要通过“四看”来把关：一是看文件提出的要求和措施，理由是否充足，符合不符合实际情况，能不能办到、行不行得通；二是看文件提出的要求和措施，由谁执行，怎样执行，执行的时限是否规定得具体恰当；三是看文件涉及到其他部门的要求和措施是否已得到有关部门的同意；四是看督促检查的措施有没有遗漏等。
4．注意文字表达是否准确、简炼。文件的行文一定要平实，要注意语体。文字把关中，一是文字修改一定要尊重原文，可小改的就不大改，可改可不改的就不改。二是要注意用语是否得当，词语搭配是否正确，把意图表达清楚。三是要尽可能保留文件原来的风格。
5．注意文件是否工整和完整。正式印制的文件，字迹必须工整，格式必须规范，纸面也要力求清晰。对不符合规范要求的文稿，要按规定重新印制，确保文件的规范性。同时，还要注意检查把关文件的附件是否齐全（如附表、附转文件等）。
（三）综合文字材料起草应注重的几个问题
从某种意义上讲，秘书就是文字工作者，因此文字功底的深厚与否，是衡量秘书最重要的能力之一，也是我们作为秘书必须苦练的本事之一。下面，我介绍起草文字材料中应值得注重的几个问题，供大家参考。
（一）要善于积累和运用资料。文字材料起草，实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。对于办公室秘书来说，要想做好本职工作，把材料写好，我想必须要善于积累各种资料，学习运用他人的经验。积累资料的方法很多，各有各的习惯，在平时的工作中，我主要采取以下几种方法：一是多看上级文件和领导讲话稿。利用自己阅批上级来文的机会，学习掌握上级对某项工作的一些要求、方法和措施，提高思维层次。另外，省州党委政府办公厅（室）经常会印领导在各种会议上的讲话材料下发到县上，对于这些讲话稿都会认真地看一看，进行思考，为什么这个讲话稿这样来谋篇布局。县委办公室也经常以《富情通报》印发县委领导在各种会议上的讲话，希望办公室的同志也要抽出时间来看一看。二是多学本职业务知识。通过订阅《党政秘书工作读本》等相关业务知识资料进行学习，不断丰富业务知识，熟练掌握有关工作标准。三是上网查阅资料。就是通过上互联网的方式，查阅有关文秘工作知识的资料进行学习。这项工作县委办公室都在坚持，也就是每位秘书上网查阅到好的资料，要把资料下载编印成《秘书业务知识》供全体秘书人员学习。四是注意留心身边素材，参加集中学习、开会，日常工作交流，参与有关活动等，注意留心听记领导的讲话、同志的发言，善于对比分析和思考归纳。秘书人员随领导下乡调研、出差开会要必带“四件宝”：笔、本子、录音笔、照相机。
我在这里所说的积累资料是为了利用资料，并不是说是让大家照搬照抄，而是要用活用好资料。实际工作中，常见到这种现象，有的人没有资料写不了材料，有了资料又跳不出资料，这抄抄，那贴贴，搞出来的东西千孔一面，没有自己的思想和见解。这实际上是没有用好资料。任何资料的价值都是相对的，一般不要搞“拿来主义”。用资料既要广纳博采，又要超越常规。写材料时，要敢于丢掉资料，站在理解资料的基础上去写；要学会借鉴资料的成功和高明之处，又要学会运用资料中的弱点甚至败笔作为“反面镜子”进行对照，看看差在哪里，原因是什么，哪些方面不到位。如果起草的文字材料，能够源于资料，而又高于资料，就达到了积累和运用资料的目的。
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