秘书长谈如何提高办公厅的工作效率
办公厅处在党委工作的运转中枢，是承上启下、联系左右、协调各方的桥梁和纽带。办公厅每天头绪很多，涉及方方面面，许多工作看似简单，但能数年如一日地把一件件简单的事情千百遍地做好就是不简单。特别是面对大量的急仗、硬仗和连续仗，没有很快的节奏、很高的效率是很难打得赢的。我在市委和省委秘书长的岗位上工作了十多年，深刻体会到，办公厅工作无小事、无慢事，来不得半点的马虎和拖沓，往往时间决定成败，效率就是生命。我认为，提高工作效率，应该从办公厅点点滴滴的“严、细、准、快” 的作风养成抓起。严，就是严格要求，严中求快。办公厅工作程序性、节奏性很强，必须严字当头，严格管理，一切按照规矩办，不能自作主张、任意改变，这是严中求快、提高效率的前提。比如：办文是办公厅工作的“重头戏”，涉及公文起草、审核、签发、印制、收发、传递、立卷、归档等十多个环节。每一个环节都严格要求，严格把关，就能避免和减少差错，提高办文质量和效率。在日常公文处理中出现的一些不规范、不妥当、不及时的问题，实际上都是把关不严、操作不按规矩来办所造成的。我在分管文件审核和处理的工作时发现，报省委的文件中多头主送、逆向运转、多头请示、文种使用不当等问题比较突出，我让秘书处搞了一次年度检查和统计，结果全省公文写作和处理符合规范要求的不到67%。为了提高公文质量和日常运转的效率，我们以《中国共产党机关公文处理条例》等法规为准绳，举办了全省优秀公文评选活动，组织多年从事公文写作、办理和研究的专家、学者以及领导与业务骨干，对各市和省级部门推荐的公文进行评选。经过几轮筛选，好中选优，评出了一批优秀公文；同时，也对参评的不合规范的公文进行了点评和通报，在全省党委办公系统引起了不小的反响。我们抓住这件事举一反三，把评选成果编印成《优秀公文选编》，针对存在的薄弱环节修订了公文处理的有关规章制度，在省委办公厅组建了法规处，还举办了全省文秘人员培训班，进一步加强了公文运转的规范化和制度化建设，努力提高文秘人员的素质，提升公文写作质量和办理水平，促进了机关办文效率的提高。受此启发，我们还研究制定了24万多字的办公厅工作规范，把过去一些比较零散、原则的规章，转化成相对完整的工作标准和流程，为办公厅进一步提高效率奠定了制度基础。所谓严格要求，说到底就是严格按制度、程序和流程办事，这带有根本性、全局性、稳定性和长期性；而工作能否做到规范化、标准化、制度化，也最直接反映在办公厅的工作效率上。
细，就是从细节做起，细中求快。办公厅人多事杂，有的看似小事、琐事，弄不好就会误事。工作出现失误、影响效率的，往往都是在细微之处出了差错，细节决定成败。1995年我刚主持西安市委办公厅日常工作时，发现机关对司机的管理比较薄弱，常常是没人敢动的“死角”，有的司机为个人的一点私事可以把领导的公务耽搁，有的司机因不合他意就拨弄是非、甚至鼓动人闹到领导的办公室和家里。我们抓住这件事，以车队的风气整顿为突破口，在全厅开展了“内强素质，外树形象”的主题年活动，从大处着眼，从细节抓起，针对形象建设精心设计了16项操作性比较强的工作载体和量化考核的指标体系，狠抓办公厅和干部职工的形象塑造，取得了十分显著的效果。从此，我们一鼓作气，借鉴战略管理和目标管理的理论，连续六年在办公厅开展“主题年”活动。每年围绕市委中心工作，紧扣办公厅“管理”“素质”“效率”“规范”和“文化”的主题，突出重点，选准抓手，把机关各项工作捆在一起，分解成若干项具体量化的目标考核体系，横向到边，纵向到底，把软任务变成硬指标，每月讲评，半年初评，年终总评，尽可能用数字说话，比较好地解决了管理的“5W1H”，即：做什么、为什么做、什么地方做、什么时间做、谁去做、怎么做？这样月复一月，年复一年，形成了“PDCA”（计划—实施—检查—处理）循环，每年周而复始，促使工作螺旋式上升。七年下来，机关发生了“静悄悄的变化”，干部职工的精神面貌为之一新，工作质量和效率都得到很大的提高。市委办公厅连续七年被评为全市综合考评的一等奖单位和市级机关标兵单位。正是从上到下、从每个岗位到每一个人，大家都明确了自己的工作目标、工作标准、工作流程、工作节点，才会有条不紊高效率地做好每一件事；也正是这一个一个细枝末节的雕琢与磨合，才会形成办公厅常年如一日快速、高效、和谐的运转。
**** Hidden Message *****
快，就是节奏迅捷，紧中求快。反应迅速、办事敏捷、严守时限是办公厅工作的基本要求。不管是领导交办的事情，还是日常运转，都要抓紧去办、争取以最快的速度完成。平时如此，遇到突发事件，情况紧急、人命关天，更要刻不容缓、特事特办。 2002年6月8日晚陕西汉中和安康的部分县突降特大暴雨，引发山洪灾害，造成数十人死亡和失踪。由于洪水来势凶猛，冲断了道路交通和通讯线路，十多个小时后，灾情才传报出来。闻讯后省委领导立即赶赴灾区，我先后两度随领导和省级有关部门的负责同志，深入受灾第一线。特别是在道路冲垮、通讯中断的情况下，步行十几里赶到受灾最重的佛坪和宁陕现场，看望慰问受灾的干部群众、组织抢险。根据当时的灾情，省委领导指示要立即组织调运抢险物资。我与办公厅和省市有关同志一起商量落实领导要求，连夜调集力量抢修通道，协调临近市支援重灾区，组织相关单位抢运救灾物资。在联络极为困难的情况下，24小时内紧急调运了二百多辆卡车的救灾物资到重灾区，有效缓解了受灾群众的燃眉之急。根据这次洪灾的教训，办公厅给省里提出建议，各市都配备了越野机动车和海事卫星电话，确保任何情况下通讯联络畅通无阻；同时，还完善了办公系统的应急反应机制，做到一旦有事，机关的工作能快速跟进应急处置的需求。除了急事特办外，在日常工作中，也要有很强的时间观念和“马上就办”的效率意识，宁可自己熬点眼、吃点苦、抢半拍，把事情赶到前头，也要给后面和领导留下足够的时间。这种紧中求快的精神，充分反映了机关公务员的大局意识、责任意识和服务意识。主讲：桂维民 不错，学习一下。一看就是一位老办公厅的，经验丰富 我正好写个文章谈到了“精细严实快”。。。 精华的所在，经典的文章。 “PDCA”（计划—实施—检查—处理），这个模式值得借鉴，计划要设计好，实施是核心，检查处理的公平公正是保障，不然再好的计划也不能得到实施。。 桂大主任以自己的亲身经历，给办公室系统的同志们上了一堂很好的课。严、细、准、快，深有体会，深感赞同。办公室系统的同志，在政治思想上、自身素质上、奉献精神上，就比其他部门要有更高的要求，这样才能更好的履行好办公室的重要职责，完成好平常但不平凡的任务。 写的真好，认真学习了 写的真好，认真学习了？对办公室工作帮助很大。 老秘，下午好！我们又见面了，还要继续学习。 写得好，学习了。感谢分享。