如何提高机关公文写作能力
公文写作是指公务文书的撰写。在一个单位的文书处理工作中，文稿起草是第一个工作环节，比较收发、登记、办理、印制来说，往往需要更多的思考，花费较多的精力和时间，尤其是一些重要文件的起草，可以说是一项非常艰苦细致的创造性脑力劳动。无论是担任领导职务，还是从事文秘工作，都免不了经常写文章。文字表达水平也就成了业务能力的主要体现。提高公文写作水平，要从提高起草者的思维能力、经验水平和综合素质下手，没有什么“秘诀”可言，非得下苦功夫不可。而公文写作又有其基本规律可循，只有把握这些规律，多学习、多思考、多练习，甘当“苦行僧”，愿做有心人，勤学多练、厚积善悟，才会熟能生巧，达到“下笔如有神”的境界。本文拟结合我个人从事写作的一些体会和别人的一些经验，就提高公文写作能力问题谈一些粗浅看法。一、多学习，打好理论基础
（一）系统地学习有关的理论，打好理论基础。鲁迅先生早在20年代就指出：“我以为根本问题是在作者可是一个‘革命人’，倘是的，则无论写的是什么事件，用的是什么材料，即都是‘革命文学’。从喷泉里出来的都是水，从血管里流出的都是血。”这就是说，作者的理想、情操和审美眼光，对文章的特色和价值是起决定作用的。对我们初学者来说，首先应该认真学习马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观，树立科学的世界观和崇高的人生理想，积极自觉地参加各种有益于国家、集体或他人的实践活动，在广阔的社会生活中锻炼思想，陶冶感情，更好地增强自己的写作激情以及发现新事物、看出新问题的能力。恩格斯认为，任何一个民族，要想保持旺盛的发展活力，就一刻也不能离开理论思维。相比之下，我们往往不注意对工作进行理论思维，而喜欢就事论事。这直接导致我们一些公文起点不高，深度不够。实践证明，我们要正确地认识全局工作中的各种现象，正确地处理工作中的各种矛盾、各种关系，就不能不认真地学习有关的理论。
理论是我们观察、认识和分析有关问题的指南。只有理论素质提高了，才能头脑更敏锐，思维更活跃，眼光更长远，写出来的东西才能有正确的立场观点和深刻的思想内容，才有不可动摇的逻辑力量。当然，理论的作用是间接的。一份调查报告可能没有直接谈理论问题，但它的观点是对调查材料进行透视和思维的成果。理论的作用是潜移默化的，不能指望学理论立竿见影，现炒现卖。打牢理论基础必须作长期艰苦的努力。
（二）要积累生活，拓展知识。文章是客观事物的反映，生活是文章写作的源泉。文章的内容及其表达，和作者的生活知识储备有着密切的关系。生活阅历浅，知识贫乏，很难写出好文章。丰富的生活经验和广博的知识，不仅给作者提供了大量的写作信息，而且可以激发作者的写作欲望，充分调动作者的创造力和想象力，使文章写得更充实，更准确，更生动，更优美。我们要积极地投身生活，在生活的感知中积累经验，拓展知识，不断更新自己的知识结构，充实自己的头脑，为灵感的触发和文思的活跃提供更多的水源或燃料。一是努力扩大知识积累，建立起适合自己的知识结构。我们每天都在接触知识，并在不自觉地进行着知识积累。在积累知识时，既要注意量的增长，面的扩大，还要注意根据自己的职务和专业分工，设计自己的知识结构，有目的地进行知识积累。所谓知识结构合理，就是既有专业知识，又有外围知识，专业知识精，外围知识博。专业知识的精，是没有止境的，那么，外围知识要宽到什么程度呢？如果要划一个圈的话，这个圈应该把日常公文写作所涉及的领域基本覆盖住。这样，在写作公文时，即使涉及不懂的知识，也不会是完全生疏的，起码知道从哪里获得这些知识，从什么书里查到所需要的资料、数据。专业知识必须熟悉、精通。在写作中用到这些知识时，不必每次都去查找。要像律师熟悉法律条文那样熟悉自己的专业知识。特别是工作中常用的条令条例、政策法规、基本数据，要十分熟悉。二是勤奋地进行资料积累和思想积累。积累资料需要技巧，更需要毅力。偶尔剪辑、摘记一点资料，做一点卡片，比较容易，长期坚持相当不易。积累资料决不像有些同志想的那样是剪刀加浆糊的工作，它会耗费很多时间和精力。要积累资料，就要阅读资料，判断资料的价值及分类。如果由他人代劳，自己对资料内容没有印象，用时就无处查找。积累资料的过程，也是熟悉资料的过程。只有熟悉资料，才能在需要时，从资料储备中迅速把它调出来。当然，这里说的熟悉，并不熟悉资料的具体内容，而是指了解资料的类别、属性。资料是供备查用的，没有必要把它的内容都记住，知道能在那里找到它就行了。为了便于查阅，积累资料要注意分类，并定期整理。资料的积累不能代替思想的积累。所谓思想积累，就是脑子要想事、装事，注意把一些一闪即逝的想法捉住，记下来，并加以联想。我们读报纸的时候，看文字材料的时候，调查研究的时候，与人交谈的时候，要开动脑筋，思考问题，使头脑总处于一种准备状态，这样，受领公文写作任务以后，进入情况就快，完成任务也快，不至于什么时候都是从零开始。
（三）打破专业局限，多了解和熟悉全局性工作。机关工作分工是很细的，对分工的工作了如指掌是应该的，但不应满足于此，还要熟悉全局。只有懂得全局，才能更好地把握局部，才能正确地估量本部门、本系统的工作在全局中的位置和份量。不懂得全局就往往见木不见林，把自己分管的工作强调到不适当的程度，给下面提出一些不适当的要求。
强调了解全局，还有一个原因，就是有些中心工作往往要从各个部门抽调人员完成。如果对全局性工作很生疏，就会感到不适应。因此，在精通专业的同时，必须多了解全局。年度工作要点，基本思路，重大活动，近期召开一些重要会议的情况，上级和本级制发的重要文件，领导的讲话和指示，重要典型的情况，都应了解。
能多参加一些活动多接触基层固然好，没有这些条件，通过阅读文件和有关材料也能了解不少情况。比如，某个单位的现场会开过以后，找来有关材料看看，也可以了解大体情况，并非只有到现场去才能了解情况。有些同志没有养成看文件的习惯，这很不利于了解和熟悉全局情况。有时兴师动众往返几天到基层去开个座谈会，了解情况不一定比从文件上得来的多。通过阅读文件，既能掌握政策，又能了解情况，对于机关干部来说，是一种多快好省的学习办法，不充分利用，未免可惜。
（四）研究一点写作之道。根据一些专家的体会，学习写作之道的主要途径，一是学习公用文书拟制的有关规定。公文分类、作用、一般内容和拟制要求，以及公文格式，是最基本的写作之道，要认真学习并熟记。二是读一点写作理论方面的专著。如《应用写作》、《写作通论》等。这些书会告诉我们怎样确定主题，怎样建立结构，怎样使用材料，以及对比、照应、起承转合等文章写作的基本问题。三是学一点语法和修辞。学语法的目的是消灭病句，把文字写通顺。学修辞的目的是把文章写得优美、富有文采。二者都是需要的。有的同志认为，公文讲究严肃、庄重、朴朴实实，不能使用修辞手法。其实这是误会。讲修辞，并不是使文章华而不实。在我们所见的公文中，一些特别精彩的地方，恰恰是运用了修辞手法的结果。例如，“看自己一朵花，看别人豆腐渣”；“墙上芦苇，头重脚轻根底浅；山间竹笋，嘴尖皮厚腹中空”，都是用的修辞手法，非常生动、传神。对比、排比、对偶之类修辞手法用得更多。不讲修辞，文章就不免平谈、呆板。四是学一点逻辑学。逻辑与写作的关系非常密切。有一些公文之所以犯偷换概念、改换论题、自相矛盾等逻辑错误，就是由于没有掌握起码的逻辑规则。五是通过精读文件和正误对照学习写作之道。阅读文件时发现写得好的文件，不要看一遍就过去，要仔细研究它的结构、观点、材料以及论证方法和叙述方法，研究它好在什么地方，想一想，如果让自己写这个问题，自己会怎样写，两种写法的差别在哪里？还有没有别的写法？等等，仔细揣摩、体会、研究，定会悟出些道理。这就是通过精读文件学习写作之道。还有一种方法，就是通过对照公文的修改稿学习写作之道。一份公文有时要写好几稿，每写一遍都有新的提高。把这几稿，特别是领导修改过的稿子收集起来，仔细对照，边对照边思考为什么这样改，受益匪浅。
（五）在写作实践中提高写作能力。站在岸上，一辈子也学不会游泳，因为游泳是一种技能。写作也是一种技能。由知识转化为技能必须经过实践这个中间环节。用筷子吃饭是一种很简单的技能，只听人家讲，看人家做，自己不拿一双筷子在手里练一练，也掌握不了，何况是写作这样复杂的技能！因此，提高写作能力最有效的办法是大胆实践，刻苦练习。在这方面要注意三点：一是既不要把写作看得轻而易举，也不要看得高不可攀。提高写作能力是个漫长的过程，不能企求一步登天。一开始写不好不要紧，只要坚持写，必然有提高。二是既要勤于练习，又要善于总结。毛手毛脚地写，只求数量，不求质量，即使有提高，也比较慢。要使自己写一次，进一步，就要善于总结。每完成一份公文的写作，都要回过头来总结一下有什么经验教训，特别要把初稿和后来的修改稿、审定稿认真加以对照，从对比中体会应该怎样写，不应该怎样写。三是要高标准要求自己，不要抱有应付态度。起草每一份文件，都要把自己的潜力充分挖掘出来。这样，才能写一次材料有一次提高。如果能挑一百斤，只担九十九斤，时间长了，一百斤的担子就挑不动了。有的同志不愿修改自己写的东西，总希望领导高抬贵手，降低标准，凑付过关，这样是不利于提高写作水平和写作能力的。
二、多研究，打好实践根基
要训练思维，提高智能。文章是客观事物的反映，但要根据客观事物制作成文章，还需要有多方面的智能。比如在认识和摄取客观事物时，作者需要有观察能力，发现能力，采集能力；在构思过程中，需要有综合能力、分析能力，筛选加工能力，想象能力和创造能力；在表达时，需要有结构能力，语言运用能力和修改能力。写作还需要有一定的技巧，技巧也是能力的体现。整个写作，要靠诸种智能和技巧的综合运用。在运用各种智能和技能的过程中，思维贯串于始终。写作正是以思维为核心组织各种能力和技巧的一种综合性智力活动。没有积极而富有创造性的思维，诸种智能和技巧难以发挥，写作对象也就很难如意地转化成理想的文章形式。为此，培养和发展思维品质，提高思维能力，正是发展智能、开拓思路、写好文章的重要一环，也是作者全面提高修养的一个重要组成方面。起草公文是机关干部的一项基本功。作为机关干部，要想提高机关公文写作能力，成为公文写作的行家里手。要多研究，打好实践根基，须做到：
（一）登高望远
人们常讲，登高才能望远。起草机关公文，也应做到这一点。换句话说，就是要善于站在全局和理论的制高点上思考问题、提出对策，文以载道，突出文字材料的思想性，给人以启示和共鸣。文章依赖“思想”而永生，因无“灵魂”而猝死。写材料首先一定要注意提炼“思想”，善于站在讲政治的高度，着眼全局看局部，不就事论事，把具体的东西理论化；善于紧密结合单位实际，既不违背上级精神，又能突出单位特色，把上面的精神具体化；善于运用新语言、新事例，不简单“重复过去的故事”。而是把传统的东西现代化。实践中，要注意把握好以下几点：一是针对性。文字材料大都是围绕问题展开的，问题是材料的基础和灵魂。文字材料影响的大小，根本就在于是不是真正抓住了问题，是不是针对普遍存在的问题去写的。如果是针对问题去写的，影响就大，相反影响就小。因此，必须注意抓问题，抓“一碰就响”的问题，抓普遍存在的难以解决的突出问题。这就要求深入调查研究，以高度的敏感性洞察和分析问题，紧紧抓住影响和制约单位建设的主要问题，确立文字材料的主题思想。二是要有概括性。要从局部的、感性的、表面的现象里面跳出来，用全面的、理性的、辩证的分析提炼和升华思想，总结出来带有规律性的东西。这种高度的概括性，是领导思想的精华，也是文字材料的“眼睛”，具有画龙点睛的效果。比如，有一个材料，关于增进班子成员感情的概括就比较好：“感情好，有事不当事；感情差，没事会找事。感情深，大事能化小；感情浅，小事能闹大，大事能闹炸。”非常给人启迪、发人深省。而有的材料总的看上去不错，但又觉得少点什么，往往就是少几句高度概括、很凝练的话，让人打不下深刻的烙印。三是要有深刻性。深刻性往往决定文字材料的思想性。分析问题要有深度，不满足于抓住次要的、现象或枝节的东西，而是要了解主要的、本质的东西；不满足于掌握事物外部的特征，而要挖掘事物的内在联系；不满足于眼前的结果，还要追踪发展的趋势；不满足于掌握浅易的、粗线条的问题，还要钻研疑难问题和考察细节。要从众多的矛盾中提出主要矛盾，从复杂的问题中提出核心、本质原因。只有这样，写出的材料思想性才深刻，才令人回味。四是要有独创性。现在，文字材料中普遍存在的一个毛病就是大话、空话、套话比较多，空洞无物，说白了就是“正确的大实话”的拼凑，上级文件的翻版，报刊文章的剪辑。要增强文字材料的思想性，就要学会用自己的脑袋去思考，不依赖别人，不抄袭别人的成果，用自己的话去表达，不能人云亦云，趋奉迎合，确实能够独立地提出自己的见解。五是要有说理性。文字材料的主要功能是用来指导工作的，既要使大家听得懂、听得明白，又要便于大家准确地理解和贯彻执行。这就决定了文字材料必须能够透彻地讲清道理，做到了这一点，思想性也就在其中了。要把握好讲道理的艺术，通常是既要符合上级精神，又要贴近单位实际；既要有对上级会议、文件精神的中肯评价和深刻理解，又要有变虚为实、变大为小、变抽象为形象、变原则为具体的本事；既要全面辩证，不顾此失彼甚至自相矛盾，又要准确生动，不离腔走板甚至脱离上级和党委意图另搞一套，使人不得要领，感到莫名其妙。有经验的同志，还常常寓事于理，用一个典型事例说明一个道理，把深刻埋在浅显中，常常会使人得到多方面的启示，收到意想不到的效果。
（二）“修炼”悟性
“内容人人看得见，涵义只有有心人得之，形式对于大多数人是一秘密。”这是歌德对鉴赏艺术作品所讲的一段话，其核心思想是：无论创作艺术还是欣赏艺术，都离不开“悟”。对于公文写作来说，悟性也同样重要。同样的训练、同样的工作经历，有些人的写作水平只能停留在一定的层面上，有的人却能把公文写作升华到艺术的境界。这里面除了客观的因素之外，最主要的差别还是体现在会不会“悟”上。悟性是每个人都具有的一种对事物的体会和认识能力，人与人悟性的差别主要体现在深浅上，公文写作中悟性的深浅与每个人的“修炼”程度成正比。首先必须弄清楚写公文目的是什么？我们公文写作，大到调研文章、工作报告，小到信息、简讯，说到底都是为领导决策提供参考。从这个角度考虑，公文写作和其他文体写作不同之处就在于：必须符合上级总体意图。所以写公文，只能在上级总体意图的大框架内来写，出了那个框架，你就算跑题了。那就算文笔再优美，也得不了“高分”。其实简单说来是上级意图，但落实到具体实践，上级意图包括国家宏观政策、上级部门行政部署、本单位工作思路、领导对政策的个人理解，等等。这个需要你在实际工作中去“悟”。如何提高“悟”性呢？从实用角度分析，就是写作要注意要有针对性。比如每个级别的报纸、刊物，都有要解决问题的层次；每个领导、编辑，都有各自的风格和对问题的理解，如果你想得到他们的肯定，就不要孤芳自赏，一定要加以研究。你想在哪里发表、你写给哪个领导看，就把相关的报纸、刊物，或者把以前已经通过领导认可的文章找来，仔细的看，看的越多越好，研究写法，查找规律。写公文时，不要把写文章的人当成自己，而是当成领导、编辑。当然，一些其他的报纸、刊物、网上的文章，你认为写的好的，也可以找来看和研究，但开始阶段建议还是有高度针对性比较好。而从长远提高的角度来说，多阅读一些政治理论书籍，多关注国家、当地、上级、本单位、本部门等政策、措施，以及相关领导的观点、思路，多了解时事政治，多思考深层次的原因，不断提高自己的理论修养，会对自己准确把握某篇公文应该具有的度，会很有帮助的。在这里引用鲁迅《不应该那么写》一文中的一段话，来说明文章写作中怎样“修炼”悟性。鲁迅先生是这么写的：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部说明着‘应该怎样写’。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。因为在学习者一方面，是必须知道了‘不应该那么写’，这才会明白原来‘应该这么写’的。这‘不应该那么写’，如何知道呢？惠列赛耶夫的《果戈里研究》第六章里，答复着这个问题——‘应该这么写，必须从大作家们的完成了的作品去领会。那么，不应该那么写这一面，恐怕最好是从那同一作品的未定稿本去学习了。’”这是鲁迅先生对文学创作阐述的“不应该那么写”的学习、领悟方法。对公文写作来讲，这也是极有益处的学习方法。我们直接看公文范文、看干干净净的定稿，就不如看经领导和同志们反复修改的草稿获得的收益更大，提高得更快。用心写作是一方面，用心体会领导和同志们精心删改之处，体会到了“不应该那么写”，明白了“应该这么写”的道理，便是“修炼”公文写作的悟性。
（三）悉心揣摩
公文不是用来记录个人见闻的，也不是阐发个人见解的。而是秉承领导旨意、根据工作需要写的。这就要求起草公文时，一定要用心揣摩领导意图、思维方向、关注的重点等等，想方设法把领导的思想和意图理解准、领会透，而不能断章取义、随心所欲，更不能“另起炉灶”。处处留心皆学问。要通过细心观察、悉心揣摩、科学分析，努力去挖掘、扩展、完善、深化和延伸领导的意图，力争把感性的东西理性化、不完整的东西系统化。只有这样，才能比较全面地理解和正确把握领导意图，确保机关公文质量。这就要求起草人用心琢磨领导的意图、思维方向、关注重点等，全面掌握，悉心揣摩，掌握得越全面、越深刻，写起来也就越顺利，领导也就越满意。一是积极扩展领导意图。有的领导同志交代意图时，只是一些初步想法，或仅仅从某一个角度、某一个侧面提出问题。遇到这种情况，起草人要从更多的层次和角度去思考问题，举一反三，扩展和延伸领导形成的基本观点，对领导暂时未想到但又比较重要的问题补充进来，把领导简单分散的意见扩充为比较全面、系统的意见，不能听一就是一，机械呆板地领会领导意图，切实把领导想说而没有说出来的话完整地表达出来。二是善于挖掘领导意图。有的领导只是出个大题目，至于公文写作中的具体问题涉及不多。碰到这类情况，起草人首先应主动和领导同志商量研究，争取领导的指导，深化领导的意图，然后顺着领导的思想脉络，弄清楚领导要求写什么，为什么要写，要达到什么目的，从而研究挖掘出更新更深的东西。挖掘领导意图时，起草人还要善于将主管领导的意图与其他领导的意图结合起来领会，集思广益，体现集体领导和分工负责的原则。三是努力完善领导意图。公文写作过程中，有的领导深思熟虑不够，讲得意见不甚明了、比较杂乱；有的一时未想清楚、未说明白，只是一些感性认识；有的不完全合理和必需；有的不集中、不完整。对此，起草人要与领导多交流，善于提炼概括、拾遗补缺，慎重恰当地处理，合理地加以吸收、集中，把不确定的确定下来，把感性的东西上升为理性的东西，把不必要、不完整的加以剔除补充，把不清楚的问题讲清楚，把不一致的地方进一步调整充实，从而比较全面、完整、准确地体现领导意图，保证公文质量。四是及时捕捉领导意图。机关干部有经常接触领导和公文材料的方便条件，了解和捕捉领导意图的途径比较多，可以从主动询问中获得，从领导批示中领会，从批评表扬中领悟，从讲话材料中把握，从积零为整中综合。尤其是与领导在一起检查工作、参加会议、研究材料，一块就餐、散步、闲聊时，要注意把领导谈话中最新闪光点，特别是一些新思想、新观点，要不失时机的记下来，并进行归纳分析。因为这个闪光点或这些新思想、新观点，很可能是领导对某个问题思考的新突破。
（四）量体裁衣
胡乔木同志曾告诫机关的同志：“写文章用材料是为了说明观点，文章写出来叫大家看不清楚，就是不鲜明，就是材料与观点没有联系好，每个观点应该接着有事实作证明，不能证明观点的事实不要用。”因此。起草公文一定要学会“量体裁衣”，也就是要切实处理好表达观点与选用材料的关系。对于出思想、出经验的系统性文字材料，不少人感到力不从心，这就需要认真地钻研，努力做到鲜明清楚、纲举目张。学习公文写作要注意从以下几个方面努力：一是要学习公文写作的基本知识。公文在取材立意、布局谋篇上都有一定的要求，特别是在文种、格式等方面有严格的规定，这些规定和要求一般需要通过熟读公文写作书籍来掌握和了解。二是要学习范文。模仿是学习的重要形式，要根据自己所从事的行业，选择中央文件、领导讲话、行业文件、单位历史文件，报刊上影响较大的、公认的一些好文章精心研读，用心揣摩其思路及语言风格，细心体会其谋篇布局、形式特征。三是观察体会经验丰富同志的写作过程。学习写作很重要的一条经验，就是要认真体会领导同志、有经验同志从立意构思到谋篇布局，从着手起草、反复修改到最终定稿的整个过程，领悟每一个细节。
（五）借梯上楼
巴甫洛夫曾说过：“不管鸟的翅膀怎么完善，它任何时候也不可能不依赖空气飞向天空。事实和资料就是科学家的空气，没有它，你任何时候也不可能起飞；没有它，你的理论就是无用的挣扎。”我国汉代恒宽说“厚其基而求其高”，宋代苏轼说“厚积而薄发”，清代唐甄说“积多则神”。荀子《劝学》篇里面的“不积跬步，无以致千里；不积小流，无以成江海”，讲的都是知识、材料积累的重要性。对于机关干部来说。要想把文字材料写好，一定要学会“借梯上楼”，善于积累和运用各种资料。第一，善于积累材料。“巧妇难为无米之炊”。积累是公文写作的基础。学习靠积累，积累也是一种学习。公文写作中的积累包括积累构思（文章结构）、公文语言、写作信心和公文素材。构思最难积累，需要有人指点、引领，需要写作者用心分析，需要大量的实践锻炼。把握公文语言是指依据不同的文种使用不同的语言，特别是讲话稿，要根据不同的讲话人和听众确定讲稿的风格，写作时间长了就会形成语感。积累写作信心就是指在心理上从刚开始接受写作任务时的诚惶诚恐，逐渐转变为坦然面对、从容不迫。“手中有粮，心里不慌。”材料的积累在公文写作中至关重要，要努力让自己公文素材的“粮仓”丰盈。在这里介绍一下笔者关于公文素材的“四类”积累法。第一类：政治理论、党和国家的方针政策及法规类材料，特别是与本行业密切相关的理论和政策法规；第二类：本单位现任主要领导及领导班子的工作思路、思想风格，单位的历史传统、文化和理念，特别注意掌握领导讲话类材料等；第三类：本单位主要业务方面的材料、本行业基本材料和前沿情况；第四类：行内行外、国际国内与业务有关的学习型、启发型材料。第一类材料能帮助作者把握公文是否符合党和国家的方针政策与法规，能解决确定公文是否有硬伤的问题；第二类材料主要用来吃透上情，决定公文的目的和用途，避免下笔千言、离题万里；第三类材料主要用来摸清下情，决定公文是否能联系实际，避免出现空话、外行话；第四类材料决定公文能否创新，对于开展以文辅政、发挥好参谋助手作用很有帮助。实践证明，有些同志虽然同时调进机关，一开始的基础和条件都差不多，但经过一两年就拉开了距离，这其中很重要的就是看他是否善于学习和借鉴“它山之石”。法国著名幻想小说家凡尔纳，一生共创作了100多部科学幻想小说，内容几乎遍涉当时科学技术各个领域。然而，比他的创作本身，似乎更令人惊叹的是，在他死后，人们从他的书房里发现，他亲手整理摘录的各种资料有25000多本。60年代，批判赫鲁晓夫时，新华社发表了九篇评论，在写每一篇评论的过程中，都邀请《人民日报》社国际部的两个老资料员出谋划策，提供资料，由于他们的参与合作，对评论的起草形成起到了“绝对”效果。古今中外，大凡在事业上有成就者，无不与大量积累和运用资料有关。事实上，机关里许多优秀的同志，大都是在善于积累和运用各种资料中，慢慢成长，成熟起来的。搜集资料的方法很多，无非是自我积累，单位、部门、组织提供、调查研究、查阅文电和个别了解等，什么方法好，就用什么方法，没有固定的模式。无论采用什么方法，只要能够把你所需要的资料搜集到手，就达到了目的。当然，搜集资料要遵守有关保密规定，不能发生失泄密问题。第二，运用资料。积累资料是为了利用资料，如何用好资料大有学问。一是要认真学习资料。在剪贴资料时，要自己动手，不要让别人代劳，做到边剪贴边过目；对搜集到的资料，要经常熟悉，仔细翻阅，抓紧一切时间学习、理解、消化；对重要的思想、观点、事例做上记号，有启发意义或直接能用的还要记在脑子里，认真思考，反复领会。这样做的目的是消化资料内容，做到温故而知新。通过消化吸收，一方面可以将资料真正变成一种有用的信息，记忆在头脑中的一定位置，需要的时候就信手拈来，为我所用；另一方面可以学习其中的思想观点，掌握其中的写作技巧，体会其中的思想境界，从中汲取营养。二是要精心选择资料。要根据公文内容的需要选择资料，选出最有典型意义、最能说明问题资料。为便于使用，筛选出来的资料还要加以分类，把入选的资料按照公文内容表述要求，分门别类梳理排队。同时，对一些有联系但又不能直接用的，要进行粗加工；对一些重要的观点、表述和名人名言等，要认真查找出处；对一些重要的事实和数字，要加以核实整理，确保准确无误。三是要用活用好资料。常见到这种现象，有的人没有资料写不了材料，有了资料又跳不出资料，这抄抄，那贴贴，搞出来的东西千孔一面，没有自己的思想和见解。这实际上是没有用好资料。任何资料的价值都是相对的，只能用于开启思想的门，一般不要搞“拿来主义”。用资料既要广纳博采，又要超越常规。写材料时，要敢于丢掉资料，站在理解资料的基础上去写；或者把资料作为比较、鉴别的参照系，取其当中的成功和高明之处；还可以选择资料中的弱点甚至败笔作为“反面镜子”进行对照，看看差在如里，原因是什么，哪些方面不到位，由此寻求突破。只有这样，才会产生比原资料更新的思想飞跃，才会写出超越资料本身的高质量材料。如果起草的文字材料，能够源于资料，而又高于资料，就达到了积累和运用资料的新境界。
（六）照猫画虎
清代唐彪曾说过这样一段话：“谚云：‘读十篇不如做一篇’。盖常做则机关熟，题虽甚难，为之亦易；不常做，则理路生，题虽甚易，为之则难……”意思是说：常写，作文的方法就熟练，即使题目很难，写起来也觉得容易；不常写，作文的方法就生疏，即使题目很容易，写起来也会觉得很难。纸上得来总觉浅，绝知此事要躬行。提高文字表达能力非一日之功，有一个过程，必须下工夫勤学苦练。特别是对刚刚介入文字写作的机关工作者来说，更应该端正写作态度，时时注意多学多练，不能毕其功于一役。常言道：“照猫方能画虎”。照猫画虎既非学习写作的歪门邪道，也不是笔者的主观臆想，它是有着一定理论依据的。这就是古人所云“写作无秘诀，作文要有道”，“定体则无，大体须有”的说法。应用文写作，特别是公文写作都有一定格式和套路，它们是古往今来，包括老一辈机关工作者常年从事机关应用文写作经验的科学总结，揭示了机关应用文写作的一般规律，是引导初学者迅速掌握机关应用文写作方法和技巧的理论。所以，有针对性地、循序渐进地进行公文写作训练对于提高公文写作能力是十分必要的。我们在听公文写作的理论知识讲座时，往往缺乏感觉，把握不住重点、要领，只有试着去写了，对文体、思路、语言的感觉才会清晰起来，才能体会到结构、语言、形式等方面的写作特点，慢慢地找到自己在写作中的差距，明确学习和提高的目标。量变才能产生质变。提高公文写作水平，离不开大量的练习，练习要从简易的文体、文种开始。先从写便条、信息条目、会议纪要等短小文稿开始，到新闻简报、请示报告等中篇文稿，再到工作总结、本单位及上级领导讲话，最后执笔或组织起草大型会议报告（如党代会、职工代表大会、周年庆典）、中长期发展规划等需要多位作者甚至单位全体同志参与意见的公文。相信机关工作者只要横下一条心，肯吃苦，肯动脑，就能较快地掌握机关应用文写作的规律、方法和技巧。这就是应用文写作中，初学者画虎必须先照猫的道理，而不能想怎么画就怎么画的原因。机关工作者提高公文写作水平的方法和途径有多种。但实践证明，勤于和善于学习范文、模仿范文是一条捷径，这也是想成为写作高手一个不可逾越的阶段。比如，在学习范文时，可将自己融进去，首先想一想如果自己起草这份材料应该怎样写，分几个部分，提出什么观点，然后再看看人家是怎样把握的，比着葫芦画瓢，时间长了，就能够举一反三，触类旁通，渐入佳境，升华超越，写出一手漂亮的文字材料来。实践中，要做到巧于结构。结构是文章的框架。在写文章之前，要对文稿的基本内容、主旨框架、层次段落、重要观点、开头结尾等等，进行一番全面的考虑和总体的设计。这是文秘写作最重要的一步。结构未定，就匆忙动笔，是写作上的一大忌。文章的结构形式大致可分三种：一是板块式。即将文稿分为几个板块。多见于党代会、职代会、专业系统会的报告。一大块是上届或上次会议以来的工作回顾与总结，一大块是今后的工作思路和任务。二是自然式。即文稿不分板块，只分若干个自然段，多数是依照内容的逻辑关系来安排。如江泽民同志1998年9月在全国抗洪抢险总结表彰大会上的讲话，全文39个自然段，一段一层意思，一段一层递进，上下呼应，环环紧扣，逻辑性很强。三是提纲式。就像我们列提纲那样，在一篇讲话稿中，要讲几个问题。每个问题的开头，要有一个主题句，每个问题的篇幅又都很简短。多练笔的同时，还应该注意进行认真修改，这对写作水平的提高也是很有帮助的。写文章是一个相当复杂的过程，仅仅思考一次，疏忽和错误是在所难免的。只有反复思考、不断修改，才能使文章逐步接近完善，也才能使我们的写作水平在修改过程中不断得到提高。俗话说“好文章是改出来的”，这话一点都不假。
（七）勇于创新
“文章为时而著”因为机关公文必须符合时代要求，所以起草机关公文，必须坚持与时俱进，围绕时代主旋律，体现时代特征，不能“老套”。文无定论，重在创新。郑板桥有副楹联这样写道：“删繁就简三秋树，领异标新二月花”，讲的是文章要像二月的花儿一样新鲜、吸引人，标新立异、与众不同，以新取胜。在起草机关公文过程中，一定要有意识地摆脱习惯思维方式和条条框框约束。善于从书本中、从老经验中跳出来，善于用新的视角看问题，用新的思路想问题要经常关注和研究新形势、新动态、新情况和新问题，不人云亦云，善于从“新”中求异。公文写作的创新要注重三个方面：一是表述要新。起草公文，经常要面临两难的选择，既要完整、准确地传达上级领导指示精神，又要合理避免“鹦鹉学舌”、“如法炮制”。解决这个问题，最有效的处理方法是创新表述方式，如换正面表述为反面表述，换一般表述为对比表述，换集中表述为分散表述，换分散表述为集中表述等。二是文风要新。保持清新文风，要注意做到两点：注重选用恰当的句式，灵活使用整句与散句、长句与短句、常式句与变式句，把每个词、每一句话都安排得各得其所，合理有序，使讲稿看起来和谐，用起来准确，读起来顺口，听起来悦耳，如行云，如流水，文气贯通，一气呵成。适当采用比喻、借代、排比、对仗等修辞方式，以增强文势，增添文采，造成良好的听觉效果。平时我们把更新知识比作“换脑充电”，把提高素质比作“强筋壮骨”，把调查研究比作“解剖麻雀”，目的都是为了让语言变得形象生动。三是切入要新。同样的讲话内容，切入点不同，听众的反应和互动效果也不同。民国奇人辜鸿铭，学贯中西，名扬四海，他在辛亥革命后拒剪辫子，拖着一根焦黄的辫子给学生上课，台下自然是笑声一片，待大家笑得差不多了，他才慢吞吞地说：“我头上的小辫子，只要一剪刀就能解决问题，可要割掉你们心里的小辫子，那就难了。”顿时全场肃然。毫无疑问，这样的开场白，讲课的效果一定非常好，有的人可能一辈子都不会忘记。
（八）交叉嫁接
当今社会处在信息时代，各种学科发展很快，边缘学科、新兴学科相互联系，相互交叉渗透。吸收多种信息，利用多种学科知识，为研究课题、制定政策措施服务，为我所用，不失为一种好的方法。比如在起草领导讲话、调研报告等材料时，完全可以借助嫁接这种思考问题的思路，大胆地将管理学、心理学、人才学、系统论、协同论等纳入你的写作视野，努力在结合部处做文章、下工夫，通过嫁接，将性质相同或相近的内容结合在一起，就能使材料增色、添彩不少，收到特别理想的写作效果。
（九）妙于用语
语言用得妙，可以使文章趣味盎然，富有吸引力；可以使文章意义深刻，富有说服力和生命力。公文语言用得妙，可以概括为四句话，即“一短”、“两通”、“三美” 、“妙用修辞”。“一短”。就是句子要短。短句结构简单，节奏明快，利于表达。句子长了，不仅自己说不清、道不明，而且还容易让人产生歧义。“两通”。一是通俗。讲话要使听讲的人听清楚、听明白，语言就要通俗易懂，力求口语化，尽可能少用那些生僻怪异、晦涩难懂的词语和术语。今年的政府工作报告中谈到民生问题时，许多语言非常朴实感人，比如“要让孩子们上好学”，等等。二是通顺。即文字通顺，语言通达，读起来朗朗上口，听起来赏心入耳。要做到这“两通”，一个行之有效的方法是“写着读”、“读着写”，即边写边读，边读边写，如果读起来拗口、听起来别扭，即使从文理上能讲得通也要修改。要做到通俗易懂，首先要做到通俗易读。讲话语言的形式美有很多，这里着重谈整齐美、参差美、雄浑美等三种。整齐美。整齐的公文语言，匀称美观，和谐悦耳，读起是一种享受。参差美。整齐是美，参差不齐，有时也是一种美。长词、短词相互结合，长句、短句错落有致，仔细品味，美不胜收。如果都是不长不短的句子，难免显得平淡无味。雄壮美。起草领导讲话、特别是动员报告时，要尽可能使用一些雄壮有力、气势磅礴的语言，以达到鼓舞人心、催人奋进的效果。“妙用修辞”。适当运用排比、对偶、递进、借代、反复等修辞方式。在反映内容的同时能够产生一种美感，激发一种情趣，增强公文表达效果，吸引读者去深刻领会文章的内容，从而达到“言之有文”、“行之更远”的境界。
（十）精雕细刻
常言道：“文章不妨千遍磨。”好文章是改出来的。杜甫“为人性僻耽佳句，语不惊人死不休”的精神，是为我们所熟悉和乐道的。再如王安石《泊船瓜州》中的名句：“春风又绿江南岸，明月何时照我还”中的“绿”字，是经过十多次改动才定下来的。初写为“到”，复之为“过”，继之为“入”，又改为“满”，最后才定为“绿”。贾岛把“僧推月下门”，改为“僧敲月下门”的佳话，更为大家所熟知。公文的修改重点要把握好四个环节：一要修改文字，改正语病，削尽冗赘；二要修改内容，删繁就简，突出重点；三要注意政策界限是否准确，措施办法是否切实有力；四要注意行文是否得体。文稿修改的主要方式无非三种：自己改，这是对写作者的起码要求；请别人改，这是公文写作的必要程序；集体改，这是出手重要文章的必不可少的环节。
修改文章不仅要从大的方面入手，而且每个标点符号也要一一认真审核。下面这个故事，生动形象地说明了标点符号的重要性。古时候有个秀才要去一个吝啬、刻薄的财主家当家庭教师。去时他先和财主签了个契约，文曰：“无鸡鸭可也无鱼肉可也唯蔬菜不可少分文不取。”财主见了十分欢喜，认为这个秀才既不要钱，又不吃鸡鸭鱼肉，只要蔬菜下饭，很合算。过了三天，秀才提出抗议，说财主不按合同办事，财主当众理直气壮地亮出契约，秀才便对着众人一面读，一面点上标点：“无鸡，鸭可也；无鱼，肉可也；唯蔬菜不可。少分文不取。”弄得财主瞠目结舌，无言以对。这说明即使是标点符号，也需要精心对待，绝不可粗心大意。
古今中外大凡文章写得好的人，都会在修改上下功夫。平时我们常说的修改是在文章写成之后，其实在写作之前，对于立意布局的反复推敲，对于写作提纲的再三斟酌，都带有修改的性质。因此，从起草以前到写完以后，从内容到形式，始终注重反复推敲、充分修改、精心核对，显得尤为重要。
三、几种常用文体的写作要点
公文写作格式化的部分一般是比较容易掌握的，但每种文体都有特定的作用，因而也就有不同的要求。总的来说，写作没有一成不变的成规，运用之妙存乎一心。各类文体间的不同，主要是表达方式的不同，从内容来说，还是有机联系的。因此，不能用割裂的观点来看公文写作。下面，就日常工作中遇到较多而又相对灵活的几种常用文体，谈谈写作要点。
（一）领导讲话
领导讲话在机关公文写作中具有较高的地位。一般来说，能胜任起草领导讲话的人，基本上具备了公文写作的扎实功底。起草领导讲话，要有一个明确的主题，目标要集中，高度要足够，说理要透切。要把握好上级精神与实际工作的结合点，分析形势高屋建瓴，部署工作态度明朗，提出措施操作性强。对重点、难点、焦点问题，要深入分析，充分论述，从领导的角度提出处理意见。领导讲话还要注意要有新意，工作内容变化不会太多，领导讲话如果没有新意，肯定不会收到好的效果。领导讲话还要注意讲话者的个性特点，量体裁衣，使领导念起稿子来，如同自己打的腹稿一样，朗朗上口，自然顺畅。还要有激情，要把领导对事业的专注、对社会的负责、对成功的渴望和对前景的信心，通过讲稿体现出来，使领导讲话成为一种战斗的动员，引起参会者的热烈响应。此外，好的讲话稿，还要给领导发挥留有余地，适当举一些典型事例，以增强生动性和说服力。
（二）工作报告
工作报告是最难写的。难的不是文字的表达技巧，而是表达的全面性和准确性，即对工作成绩、工作部署的提法是否到位。这也是写作时最需要注意的问题。工作报告的写作，既要全面，又要有重点，要注意相关工作的协调与平衡问题。要有创新意识和创新精神，不拘泥于传统的老套的提法，但对新的提法，一定要仔细推敲琢磨，要站得住脚，经得起各方的追问和实践的检验。
（三）调研报告
调研报告是最能发挥写作者才能的文体。调研的目的是为了工作，调研报告是为决策服务的。形势在变，任务在变，办法和措施当然也要变。如何变？就需要调研来回答。因此，广泛占有资料，深入研究问题，找出原因所在，提出对策措施，是调研报告写作的要点所在。调研报告要明确目的性，突出针对性，注重实效性，确保操作性。要拓宽思路，关注热点，剖解难题，避免事实的简单罗列，而找不到事实背后的深层次原因和各种事实之间的内在逻辑联系。凡列入报告中的例子，都要有典型性，有说服力。调研报告的核心在提出对策措施，既要考虑领导会不会采纳，也不要太揣摩领导的意图，关键是提出的措施要有坚实的基础，领导一旦采纳，可以切实实施。
（四）总结报告
总结报告有年度工作总结、专项工作总结之分。总结的目的是为了吸取经验和教训，为以后的工作奠定基础。总结应当是最好写的。现在普遍性的问题是，把总结当作表功的工具，背离了总结的本意。这是需要纠正的。总结要善于发掘亮点，总结经验，以利积累和推广。要点面结合，定性与定量结合，用必要的数据和典型事例来说明情况。
（五）信息与简报
信息是机关内部使用的一种常用文体，它的作用在于反映情况、交流信息、指导工作。信息灵活、方便，不拘一格，是一种十分灵活的文体。它不像正式文件那样必须走正规程序，领导看到后也不必批示。信息的要求是准确、及时、有效。时效性是信息区别于其它文体的一个最显著的特点。因此，对信息的文字要求可以略为降低，只要能说明情况即可，关键是要把情况及时报上来。信息与情报、新闻是兄弟。这就好比一个老鼠，当它还在老鼠窝里时，是情报，获取的方法是刺探；当它跑到自己的房间来时，是信息，获取的方法是捕捉；当它跑出大门到大街上时，是新闻，获取的方法是抢。信息写作的要求是简明扼要、突出重点、富有新意，核心是要有信息含量，即别人不知道的东西。信息从内容上来分，有动态型、经验型、问题型三大类。最难写的是问题型信息，既要分析原因，也要提出对策。但不要勉强，有时不一定就能提出对策，提出问题的本身就有极大的价值。
与信息相似的是简报，如会议简报、工作简报，广义上也是属于信息。简报主要用于交流。要保持原生态，撷取独特的观点，挖掘思维的亮点，达到相互启发的效果。信息与简报要行文简洁，干净利落。
（六）介绍材料
介绍材料有两类，一类是机关内部的典型材料，一类是向社会公众介绍的一般性材料。两者有相似之处，也有一定区别。大体上，典型材料主要是推广经验用的，用于会议发言、书面交流；一般性介绍材料主要是介绍情况、扩大影响用的，用于向来访者介绍或者在报刊杂志上发表。两者的对象是不同的，写作的要求也是不同的。
典型材料与总结报告有点接近，但要求更加突出典型性，主题要集中，开掘要深，要充分发掘特色和亮点，给人以启发和教育。同时，要坚持真实性的原则，经验要总结归纳，但不要人为拔高。适当运用数据和典型例子，以增强说服力。
介绍材料可以参照典型材料的一些写法，需要注意的是，必要的背景交代不可缺少，尽量把专业名词转换成通俗易懂的普通词汇，或者作必要的解释和说明。文字以叙述性、说明性文字为主。内容要详略得当，重点突出，便于理解。
（七）会议纪要
会议纪要属于记录性文体，本身的写作要求并不高，关键是真实、准确、明白。时间、地点、参会人员、达成事项等基本的要素不能少。会议达成的统一意见是核心内容，写作时，认识性文字力求简略，结论性文字力求明确。要表述明白、界定清晰、不留死角、便于执行。
（八）工作方案
工作方案往往是集体讨论的产物，对写作的要求不高，关键是合理可行。指导思想、目标任务、工作机构、经费安排、实施步聚等各项要素要全，内容要具体，职责分工要明确，步骤要合理。
其它的公文种类还有许多，不论何种公文，都必须符合法律、法规和政策、制度，这是前提。公文本身也可能成为法律、法规和政策，对这类文体，要特别强调开放式写作，从初稿草拟到正式定稿，一定要走群众路线，征求相关人员的意见，真正统一思想，集中民智，夯实基础。越是强制力大、时效性长的公文，写作的技巧越是次要的，对这一点我们必须保持清醒的头脑。
四、撰写公文讲究的规律
公文写作有没有规律可言呢？这是一个看法不够一致的问题。在有些人看来，公文写作就是一种格式化的东西，人们只需依“格式”填写，行事即可，没有什么规律性。我们认为，这是一种将公文写作简单化的倾向，也是一种极其有害的片面之见。如果任其谬种流传，势必对公文写作事业的发展造成损害，不利于公文质量的提高，近而不利于机关工作的顺利进行。近年来，在公文写作理论界以及公文写作实践中出现的所谓将公文“格式化”和“填充化”的主张，正是这种倾向的集中反映。
实际上，公文写作是一种艺术性很强的行为活动，尽管它要遵从特定的模式进行写作，但在这种“模式”之中，写作者大有发挥的天地，他要充分地调动自己的写作艺术，确保高质量地完成写作任务，以极大地发挥公文的应有效用。可以说，一篇公文就是一件艺术品。其在主旨的表达、材料的组配、谋篇布局以及语言运用等诸多方面都有很强的表现规律。正确地了解和把握这些规律，是公文写作成功的关键。下面分别进行论述。
（一）显旨
公文不同于文学作品，它的主旨需要由作者直陈文中，做到明白显露，这就是公文写作上通常讲的“显旨”。公文的主旨，即写作主体通过公文的全部内容表现出来的一种贯穿于全文的基本观点，它一般包括中心思想，原委、背景、依据与行文目的三个要素。中心思想是主旨的核心，原委、背景、依据是主旨确定的前提，行文的目的则反映了公文主旨的期望成分。从公文写作的实际情况来看，公文显旨的具体形式是丰富多样的，主要有如下几种：
第一种，标题揭旨，一锤定音。
在公文中，除一部分文件的标题与主旨没有什么关系以外（例如《湖南农民运动考察报告》、《2010年度工作总结》、《2011年上半年工作计划》、《××同志在××会议上的讲话》等），可以说较多的公文都是采用标题显旨的方法，而标题一般又是由一个短句构成，因此“一锤定音”就成为公文标题的重要特点之一。
要通过标题直接透视出一篇公文的主旨来，关键是要完整准确地概括好标题中的“事由”。“事由”如同人的眼睛，是透视心灵的“窗口”，要努力做到让人一看标题就基本把握了这份文件的主旨，这样拟制出来的“事由”才算合格。与其说“心中的泪”、“爱已飘向远方”，不如说“非常困苦”、“不再爱他”明白显露。当标题中的“事由”写得“像雾像雨又像风”时，那就是彻底的失败。比如《关于安全检查的通知》这个标题，就不如《关于开展安全大检查活动的通知》好些，前者平淡无味，而后者颇有气势；如果再做一些充实，写作《关于开展安全生产大检查，严防恶性事故发生的通知》，就显得针对性强、目的鲜明，主旨明确突出，便于阅者一目了然。
公文通过标题显露主旨又往往与开头相互照应，即靠开头做补充，如标题设问、开头作答，标题点旨、开头进解等。例如毛泽东同志的《人的正确思想是从哪里来的？》一文，就是采用标题设问的方法，开头对此做了肯定性的结论与回答，使开头部分与标题相辅相成，以此来显示主旨。又如《国务院办公厅关于加强粮食市场管理保持市场稳定的通知》，这个标题已经点明了该文的中心思想，随即在开头处又对标题所揭示的中心问题做了进一步的解释：“粮食是具有战略意义的特殊商晶。粮食市场的稳定，事关大局。加强粮食市场管理是国家对粮食进行宏观调控的重要内容和必要措施。为了维护正常的粮食流通秩序，保持市场粮油价格的基本稳定，经国务院批准，特作如下通知：”这个开头对标题所揭示的主旨做了紧密补充。
第二种，起句立意，开门见山。
所谓“起句”、“开门”，即公文的第一句话，所谓“立意”、“见山”，即表明主旨、点明中心，联结起来的意思是：阅者一看公文的开头即首句，就明确意识到该文的主旨所在。这是指令性、法规性文件显旨的通常形态。例如：（1）“第一条根据《中华人民共和国税收征收管理法》（以下简称税收征管法）的规定，制定本细则”。（《中华人民共和国税收征收管理法实施细则》）（2）“为了尽快改善草原生态环境，促进草原生态良性循环，维护国家生态安全，实现经济社会和生态环境的协调发展，现就加强草原保护与建设提出以下意见：……”（《国务院关于加强草原保护与建设的若干意见》）（3）“为确保‘菜篮子’产品长期稳定供给，提高‘菜篮子’产品的质量卫生安全水平，保障人民群众身体健康，促进农业结构调整、农民增收和农业可持续发展，现就现阶段‘菜篮子’作有关问题通知如下：……”（《国务院关于加强新阶段“菜篮子”工作的通知》）（4）“为了进一步加强对军品出口的统一管理，完善军品出口管理制度，决定对《中华人民共和国军品出口管理条例》作如下修改：……”（《国务院、中央军事委员会关于修改（中华人民共和国军品出口管理条例）的决定》）上述四例中的第一个是法规性文件“条例”，其余三个都是指令性文件。这四篇公文都是在开头部分进行显旨，向阅者直陈该文制发的目的、依据、意义及中心思想，以求达到“唤起阅者的注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去”（引自1951年2月1日《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》）。亦即我国古人所讲的“立片言以居要，乃一篇之警策”。在具体表现形式上，上述四例又可以分作两类：一是以“为”、“为了”做全文首句，直接引出行文的目的、依据及总的要求，如上述四例中的例（2）、例（3）与例（4）；二是首句不使用介词作句首，而是单刀直入，直接阐述意义、主张和基本观点，如例（1）。
第三种，交代缘由；引出主旨。
有些文件不便起句立意、开门见山，往往采取在开端处先陈述制发文件的依据、缘由、意义、背景，然后顺笔而下，自然而然地引出公文的中心思想、结论或行文的目的等，以显露文件的主旨所在。这是请求性、指令性文件显旨的主要形态。例如：（1）“扫除文盲是宪法规定的基本政策，进一步做好这项工作，对于提高我国全民文化素质，促进社会主义物质文明和精神文明建设，具有重要作用。为推动‘十五’期间我国的扫盲工作，巩固提高扫盲成果，根据党中央、国务院有关文件精神，现提出以下意见：……。”（教育部等12部门《关于“十五”期间扫除文盲工作的意见》）（2）“新《土地管理法》实施以来，各省（区、市）认真贯彻执行有关法律规定，采取各种有力措施，积极推行和落实占用耕地补偿制度，基本实现了年度省域内的耕地占补平衡。但实际工作中还存在责任不明确、补充耕地质量不高、考核方法不尽合理等问题。为了进一步加强和改进耕地占补平衡工作，实现“十五’期间耕地保护目标，现就有关问题通知如下……。”（《国土资源部关于进一步加强和改进耕地占补平衡工作的通知》）上述两例，一是上报的意见。一是通知，开端处均是先讲背景、交代缘由，在此基础上，顺流而下，通过介词“为了”自然而然地引出行文的目的、中心思想与总的要求，使主旨明白显露。这种写法的突出特点是以“为”、“为了”作句首的目的句不在开头，而在中间转换层次之首。
第四种，画龙点睛；点轴扇开。
有些文件在开端处不便深刻显露主旨，例如综合性工作总结、调查报告、情况通报等陈述性的文件，它们显露主旨的方法显然要区别于指令性、请求性文件，往往采用在开端处先使用对某一问题、工作、事件作出结论性的一两句话，然后，再由文中划层点题、分段设题、段首立句等方法，从整体的综合上显示全文的主旨所在。
我们如果把开端处的结论性语言看作是一把折扇的“轴”，那文中划层点“题“、分段设的“题”与“段首句”就是折扇的骨架，其形态很似一把张开的折扇。
例如有一篇题为《关于大兴安岭恢复生产重建家园工作的总结报告》，开头处在叙述了重建的基本情况之后，有这样一句话：“按照常规，在大兴安岭地区完成以上工程任务约需三至五年，这次恢复重建工程总共用了三个多月的时间，而且工程质量较好。可以说，恢复重建工作，是在扑灭特大火灾取得胜利之后的又一胜利。”
上例之中，“恢复重建工作，是在扑灭特大火灾取得胜利之后的又一胜利”是该文开头一句带有结论性的话。然后，该文就重建工作取得胜利的主要原因分作四个层次做了回答，每个层次的开头都有一个显示段旨的小标题：
①以对灾区人民负责和实事求是的精神制定恢复重建方案。
②克服官僚主义作风，推动恢复重建工作高效率运转。
③加强领导，精心组织，精心指挥。
④发扬改革精神，按照经济方法，搞好恢复重建工程。
这四个层次的小标题，分别从组织、思想、作风、措施等方面全面总结了大兴安岭恢复生产重建家园工作的经验与作法，在开头结论性语句的统率下，全面显示了这份总结报告的中心内容。
第五种，头尾呼应，显示中心。
一些内容比较复杂的决定、决议、讲话稿、意见、报告等，由于文字较长，问题较多，既有总的阐述，又有细致的说明，既涉及大政方针，又牵扯到具体的方法步骤，故这类文件的显旨方法通常要采用头尾相互呼应的做法。即在开头先提出一个令人关注的问题，而在尾部对此作出明确回答；或在文件开端处对某一情况作出多种解释，而将其正确的结论置于文尾。如毛泽东同志的《星星之火，可以燎原》一文，开头指出：党内一部分同志，“他们虽然相信革命高潮不可避免地要到来，却不相信革命高潮有迅速到来的可能”，对时局估量产生悲观的念头；而写到文尾，作者以一个伟人的智慧采用了比喻的形象手法，连用了三个排比句，高瞻远瞩地指出：“它是站在海岸遥望海中已经看得见桅杆尖头了的一只航船，它是立于高山之巅远看东方已见光芒四射喷薄欲出的一轮朝日，它是躁动于母腹中的快要成熟了的一个婴儿。”这样，开头提问、末尾作答，头尾相连，浑然一体，相辅相成，中心突出。
（二）结构
公文的结构形式是丰富多样的。公文的结构，从整体上看，其外形通常表现为“开头——主体——结尾”，其内在逻辑形式是“总——分——总”，文字的详略为“凤头一一猪肚——豹尾”，这是公文结构的基本形态。但公文结构不能只是一个模式，而应依公文种类和内容的不同，选择各自合适的结构。因此，我们要不断增强写作公文的能力，仅仅了解它的基本形态是不够的，必须在把握它的基本结构的基础上，去探求其多彩多姿的具体结构形态。这种多彩多姿的具体结构形态至少有以下九种：
（1）撮要分条式
这种结构形态由撮要与分条组成。所谓“撮要”，即《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》（1951年2月1日）中所讲的：“一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论（现在新闻学上称为‘导语’，亦即中国古人所谓‘立片言以居要，乃一篇之警策’），唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。”所谓“分条”，即在篇前撮要之后，对所要解决的问题的若干主张、措施、办法，按照主次先后，形成若干条条，分列于下，并用数码序号予以标明。由此可见，“撮要”是全文的内容中心与基本观点，体现“总”的精神，而“分条”是“撮要”的具体要求，是“总”的分化展开。为了形象地反映这种结构的内在关系，我们给它打个比喻，“撮要”像一只“天鹅”，而“分条”则是“天鹅”所下的“蛋”。
“天鹅下蛋”式的结构形态，可以说是下行文的基本模式。各种命令、通知、通告、指示、公告以及内容较为复杂一些的决定、决议和通知型的会议纪要，大都采用这种结构形式。例如国务院体改办制定的《水利工程管理体制改革实施意见》一文的开头，先用一段文字交代制发本意见的目的及总的要求：“为了保证水利工程的安全运行，充分发挥水利工程的效益，促进水资源的可持续利用，保障经济社会的可持续发展，现就水利工程管理体制改革提出以下实施意见”。这就是“撮要”，然后该文提出了四条要求，即属“分条”，全文在结构上呈现出一种“撮要分条”的结构形式。
（2）篇段合一式
它是公布令、公告和内容较为简单的决定、决议、函及批复通常采用的结构形态。所谓篇段合一，即全篇公文只有一段文字，而这一段文字就是一篇公文的全部。
这种结构形式是公文的一种特别表现。例如2008年3月16日国家主席胡锦涛签署的第1号主席令：“根据中华人民共和国第十一届全国人民代表大会第一次会议的决定，任命温家宝为中华人民共和国国务院总理”。又如2008年3月16日发布的《中华人民共和国全国人民代表大会公告》（第五号）：“第十一届全国人民代表大会第一次会议于2008年3月16日选举王胜俊为中华人民共和国最高人民法院院长，现予公告。”这两篇例文，一份是“任免令”，一份是“公告”，内容都是用了一句话，而这一句话是一段也是一篇，采用的是“篇段句合一”的结构形式。
（3）条项贯通式
内容较为简单一些的行政法规以及机关、企事业单位内部制定的规章制度，其结构多为条项贯通的表现形态。所谓“条项贯通”，即全文既无单独的“撮要开头”，亦无单独的“收束结尾”，而由若干条文，按次序先后一字排列组合，每一条前有的标以序号，有的则采用比较自然的分段方法。例如国务院发布的《国有企业富余职工安置规定》，全文由并列的十八条组成，既无单独的开头，也无单独的结尾。
（4）文中有文式
它是批转性、转发性的通知，转述式通报、公布令、转发式简报（加写编者按语）等文体的基本结构形态。它的形态特点是：以文载文，文随文行，文后有文。具体地讲：通过公布令发布的各种法规，表现为“法随令出”。“令”就是“文随文行”中的第二个“文”，而法规是“文随文行”中的第一个“文”；批转性通知的本身，是“文后有文”中的第一个“文”，而被批转的请示、报告即是“文后有文”中的第二个“文”；使用“报告”、“通知”作为“文件头”，将属于非正式文种的工作总结、计划、调查报告等分别上报、下发，其“文件头”就是“以文载文”中的第一个“文”，工作总结、计划、调查报告即是被“文件头”载运行文的文种，属于“以文载文”中的第二个“文”。
（5）章条款分列式
所谓章条款分列，即全篇公文的结构形态是篇下有章，章下分条，条下列款，款下设项，项下标目，好似“下楼梯”一般，这是法规性文件（如章程、条例、规定、办法、规定等）的基本结构形态。
（6）正反对比式
它是公约、守则等文种的基本结构形态。例如《青州市民守则》，以左右两列的形式分布，左边并列“十要”，右边并列“十不要”；中国人民解放军的《三大纪律八项注意》，基本上也是按照正反对比方法安排的结构。这种正反对比结构形态的特点是：在提出正面要求，即倡导做什么的同时，伴随着指出什么事不能做，什么是不应当有的行为，即把正反两方面的事物放在一起对比交代，所以又可称为“泾渭分明”式。
（7）分层并列式
它是综合性工作总结、调查报告、工作会议纪要、讲话稿及内容复杂一些的决定、决议常用的一种结构形态。所谓“分层并列”，即将所叙之事、所言之理、所发之论，以一篇公文的主旨，即它的基本观点、中心思想作“轴”，分作几个角度即几个层次相对并列展开，在每一个层次的上面，通常或是有一个独立的小标题。或是有一个用三个汉字格组成的（一）、（二）、（三）。这种结构形态，很像一个折扇展开后的半圆型扇面，又似“孔雀开屏”。它所反映的公文思想是横向展开。例如有一篇题为《教育局吃出600万窟窿》的调查报告，揭露了广东省吴川市教育局及所属教办在短短一年半的时间里，“吃”、“分”教育经费高达600多万元，局机关日均报销餐费达到4000元。这份调查报告，将全文划分为三大部分，每一部分都有一个独立的小标题，即“办公开支，捉襟见肘，用餐专挑高档饭店”、“餐票狂套巨额现金，月均‘豪吃’34万元”、“教育局一手遮天，千万经费去向不明”。又如《中共中央、国务院关于进一步加强人才工作的决定》，全文紧密围绕如何“大力实施人才强国战略，建设宏大的高素质人才队伍”这一中心思想，将全文并列地分作八大部分：“一、实施人才强国战略是党和国家一项重大而紧迫的任务；二、以能力建设为核心，大力加强人才培养；三、坚持改革创新，努力形成科学的人才评价和使用机制；四、建立和完善人才市场体系，促进人才合理流动；五、以鼓励劳动和创造为根本目的，加大对人才的有效激励和保障；六、突出重点，切实加强高层次人才队伍建设；七、推进人才资源整体开展，实现人才工作协调发展：八、坚持党管人才原则，努力开创人才工作新局面。”全文以“加强人才工作”作轴，并列讲述了“如何加强人才工作”的八个方面内容，呈现出“点轴扇开”之势。
（8）层层递进式
所谓层层递进，是将所说的事理，按照由浅到深、由低到高、由小到大、由轻到重、由窄到宽的差别，一步一步地加以表达。下一个层次是上一层次的持续与发展，上一个层次是下个层次的基础与前提，形成步步进逼的局面。这种步步进逼，有的是按时间前后顺序加以安排组合的，例如有关重大历史事件的决议、专门性的调查报告等；有的则是按事件的发展过程安排组合的，例如情况通报、专题性的工作报告、检讨报告等；有的请示通常由“为什么要请示”与“请示什么问题”两大内容组成，计划通常由先写“做什么”，后写“怎样做”两大部分内容组成，这些都属于按照事理层次组织结构。这种结构形态的优点是循序渐进，步步深入，顺理成章，合乎自然。
（9）珠联璧合式
毛泽东同志在《反对党八股》一文中要求人们写文章、作演说、著书、写报告，“总得要提出一个什么问题，接着加以分析，然后综合起来，指明问题的性质，给以解决的办法”。毛泽东同志在该文中还回答了什么是问题，“问题就是事物的矛盾”。
我们可以说，公务活动运转的目的就在于及时地发现、提出、分析与解决问题。
作为完成公务活动重要工具之一的公文，也必须是遵循“提出问题——分析问题——解决问题”的逻辑思路，这就形成了公文的内在逻辑形态。一篇公文，如果只提出问题，而不解决问题，那叫“纸上谈兵”，空纸一文；如果只分析解决问题而不首先提出问题，这叫“舍本求末”，无从谈起。公文的这种内在结构形态，如果我们把“问题”视作“珍珠”、“璧玉”，而“提出问题——分析问题——解决问题”，就像是“珠联璧合”，从而使一篇公文达到内在的结构美。
以上九种公文的结构形态充分反映了公文的结构方式是多彩多姿的。其中前六点，大体上反映了公文形态的外在美，后三点则说明了公文结构的内在美，它们共同构成了璀璨多姿的公文结构。高质量的党政公文正是这种形式与内容的有机结合与运用，正确不地了解和把握其结构形态，有助于把公文写得合乎规范，真正发挥其应有效用。
（三）用语
公文的语言虽以一般的语言规律为基础，但是，公文的权威性与策令作用，以及它的政治性、实用性，又决定了它具有独自的特点，具体表现为如下几个方面：
（1）庄重平实
公文用语是非常讲究庄重、平实的，这是它与文学写作用语一个带有根本性的区别。公文用语所以特别强调庄重、平实，是由公文本身的特殊性质决定的。因为公文是党和国家用以传递策令、指挥工作、沟通信息、完成公务的一个重要工具和手段，具有很强的政策性和实用性，所以要求它的用语在准确、简明的前提下，务求做到庄重、平实。
“庄重”即庄严郑重，它是党和国家处理公务应有的严正立场和严肃庄重态度在公文中的具体体现。看看《毛泽东选集》中那一篇篇“声明”、“布告”和“公告”，特别是1949年4月21日发布的《向全国进军的命令》和1949年10月1日发布的《中华人民共和国中央人民政府公告》，使我们深深感到它那庄严郑重的气势，而这显然是文学用语无法相比的。“平实”即言之有理、言之有物，语言朴素无华，表意真真切切，既不能是“雾里看花”，也不能是“水中望月”，对描绘性的文学语言与浮华的词藻应尽量少用或不用。
那么，公文用语怎样才能做到庄重、平实呢？
①使用书面语言。
这是首要的一条。公文写作要使用书面语言，少用或不用口语、俗语。书面语言是指书面交际使用的语言，它区别于口语。文字记录口语，逐渐形成比口语精确、严密的书面语，又称“笔语”、“文字语”。口语是人们在口头交际过程中使用的语言，与书面语相对称。书面语本身即具有庄重的风格，口语恰恰不具备这一点。比如：“母亲”一词有很多称谓，包括“母”、“母亲”、“妈妈”、“娘”、“娘娘”等；“妻子”一词包括“妻”、“妻子”、“媳妇”、“娘们儿”、“婆姨”、“夫人”、“太太”、“屋里”、“内人”、“老婆”等等；“死亡”一词包括“死”、“死亡”、“牺牲”、“逝世”、“断气”、“见阎王”、“上西天”、“上路”、“一命归西”、“呜呼哀哉”、“命归黄泉”、“咽了气”、“驾鹤西归”等。像上面这些词语，公文中可选用的范围是非常狭窄的，只能是“母”、“母亲”、“妻”、“妻子”、“夫人”、“死亡”等，假若选用其他那些语词，由于它们是口语、俗语。就违背了公文用语的基本风格与要求，不免有失庄重，甚至显得有些俗气。
②要使用标准语言。
要使用现代汉语的标准语，不使用大多数人无法弄懂的方言土语以及含义模糊不清的社会流行语。例如北方方言的“脑壳”（头），粤地方言的“马蹄”（荸荠）、“番枧”（肥皂），湘地方言的“里手”（内行）；还有通行于某一个地区的土语，如东北的“老屯”、“忽悠”、“头晌”、“一抹黑”；天津的“小玩闹”、“爷们”、“大铜壶”、“二百五”、“混混”、“楞子”、“吃二磨”；山东的“小力把”、“丫”；河北的“伙计”；广东的“打的”；以及近些年颇为流行的一些若明若暗、半文半白、含义模糊的“大腕”、“大蔓”、“酷”（她好酷啊）、“族”（工薪族、大款族、玩犬族、银发族、玩股族）、“炒”（炒鱿鱼、炒房产、炒股票）、“打”（打工仔、打工妹）等，都不应引入公文。因为它妨碍公文信息的准确交流，容易引起误解错用，同时也有损于公文的庄重性和严肃性。
③避“虚”就“实”，切忌滥用文学语言。
实践中，有些公文还存在滥用文学语言的问题。如写某石油公司的一位领导同志坚持深入群众，深入实际时，这样写到：“渤海湾的每座钻井台上都留记着他的脚印，他的胸中装着整个波涛奔腾的渤海湾。”又如写某一位先进人物的高尚品格时说：“他的风格之高，高过喜马拉雅山，他的精神之美，美过富春江”。还有一篇反映公路上发生重大交通事故的简报，在谈到事故发生的情形时写到，“……大客车翻下公路边的大沟内，如坠万丈深渊……车内乘客鬼哭狼嚎滚作一团。”这些都是由于把文学用语引进公文中所致，读后不免给人一种虚夸的感觉。
④语言实在，言之有物。
介绍事物提出要求，凡可以用具体标准表达的尽量不使用“猴皮筋”式的语言，以使用语实实在在，具有可接受性。比如，前几年，我们常听到因工作需要公费用餐要坚持“四个菜、一个汤”的标准。这个提法实际上很缺乏可操作性。“四个菜”是什么菜？是“四素”、“四荤”还是“四鲜”？“一个汤”是什么汤？是“清汤”、“番茄汤”还是“燕窝汤”？由于提法缺乏严格的科学性，可大可小、可长可短、可高可低，所以到后来被少数“嘴馋”的同志“创造性地发展”为“四个盆，一个缸”。事实证明，公文在表述事物，特别是提出一个政策主张时，一定要做到言之有理、言之有物，语言朴素、实实在在，要避“虚”就“实”，让人看得见，摸得着。
⑤少用“特大调”。
什么是“特大调”？即公文中一些过分修饰的词语，它有损于公文的庄重与平实的风格。具体地说有这样几种情形：一是由“特”字而引起的“特大调”，如公文中常见的“特大盗窃案”、“特大贪污案”、“特大受贿案”、“特大杀人案”、“特大文艺晚会”、“特大交通肇事”等。什么是“特大”？至少在《辞海》中查不到。由于它缺乏明确的界限，内容往往相差很大，像个“猴皮筋”，在哪都能套得上，所以用在公文中，显得不够实际；二是由“最”字引起的“特大调”，如“最著名的……”、“这本书在全国最有影响”、“这是一种最有特效的解决办法”等。“最”字表示某种属性超过同类的人或事物，把这样的一个字用在一个人或一个事物、一种办法、一项措施上显然有些过分。正确的做法应当是实事求是，而不采用高耸入云、耸人听闻的手法，该是什么情况就是什么情况，不是非用不可的修饰词尽量不用。
⑥不要“学生腔”。
由于过多的渲染和不必要的抒情，致使公文失去了朴实、庄重，一般称这样的病态为“学生腔”。在公文写作实践中，这种“学生腔”偶有所见。例如有一个中文系的大学生，分配到企业担任秘书以后不久，在撰写本厂全年总结的开头时，这样写道：“‘嘀嗒’、‘嘀嗒’！时间如白驹过隙，一年的时间在转瞬间消失了。这一年中，在党的改革开放方针的指引下……我厂面向辽阔奔腾的大渤海，背靠日夜火车如梭的京山铁路大动脉，紧把着首都、天津的大门口……”这些都是典型的“学生腔”，充满文学味道，用语又欠朴实。按拟稿者的本意，也许是想使公文语言华丽多姿、词汇丰富一些，或者偏爱“文学韵味”，而这恰恰违背了公文写作注重实用的原则。公文的用语要实实在在，任何一点浮华之词都是应当力求避免的。
（2）生动活泼
公文用语在准确、庄重、平实、简明的前提下，也必须做到生动活泼，力求语言美，以增强其可读性。
语言美，不是文学作品的专利。但在有些人看来，好像只有文学写作所使用的语言才有美可谈；而公文则是“板起面孔讲官话”，单调、枯燥、干巴、平淡，跟美沾不上边。这种看法不够全面，也是不符合实际的。我们说公文的用语固然不像文学语言那样千姿百态，万花争艳，但也能算得上五彩缤纷，颇具风格。
①气势雄伟之美。
动员令、宣言、声明、告人民书以及涉及重大政治问题的指示、决定、决议等公文是很有气势的，其气虹贯长空，其势排山倒海，如万马奔腾，江河涌流。出自于伟人毛泽东笔下的《向全国进军的命令》、《中国人民解放军宣言》、《中国人民解放军布告》、《中国共产党中央军事委员会命令》（以上四篇均编入《毛泽东选集》），由于作者运用了排比、综说、层递等修辞手法，加之语气坚定，逻辑严密，措辞严整，从而构成一种排山倒海的气势。例如“奋勇前进，坚决、彻底、干净、全部地歼灭中国境内一切敢于抵抗的国民党反动派，解放全国人民，保卫中国领土主权的独立和完整。”（《向全国进军的命令》第一条），作者以“奋勇前进”这个使令动词作句首，接着是一个带有祈使语气的排比词组——“坚决、彻底、干净、全部地”，并用这个排比词组对后面的“歼灭中国境内一切敢于抵抗的国民党反动派，解放全国人民，保卫中国领土主权的独立和完整”一语进行“综说”修辞，故这段话读起来，使人民欢欣鼓舞，令敌人闻风丧胆，气势雄伟无比。
②浓缩精粹之美。
通过省略、浓缩等办法，把公文用语写得十分精粹，做到言简意赅，文约事丰，简明扼要，这又是公文用语的美妙之处。使公文用语做到精粹之美的途径主要有：首先，以数量词为首进行“浓缩”修辞。即把名称中几个并列成分归纳在一起，前面冠以数词或数量词，例如把党在社会主义初级阶段基本路线的内容——“以经济建设为中心，坚持四项基本原则，坚持改革开放”，通过冠以数量词浓缩为“一个中心，两个基本点”；把党在领导新民主主义革命中总结出来的三大基本经验——“统一战线、武装斗争和党的建设”，冠以数词后浓缩为“三大法宝”；把“一个国家，两种制度”，冠以数词后浓缩为“一国两制”等等。这种被高度浓缩概括起来的句子，不论是读起来，还是写起来都会使人享受到用语上的一种精美之感。其次，从原句中摘取一些成分，省略一些成分，把用语缩写到不可再精炼的地步，这显然也是公文用语的一种美，例如把“人民解放军‘拥护政府，拥护人民’”的口号浓缩为“拥政爱民”；把“党政机关、群众团体的工作人员和人民群众‘拥护军队，优待军人家属’”的口号精简为“拥军优属”，最后再把上述两个压缩句的八个字高度浓缩为“双拥”二字。再次，穿插使用一些言简意赅、精切、意深的成语、警句等，使语言‘达到言简意赅，精粹有力。例如《中国共产党中央军事委员会命令》（一九四一年一月二十日）一文，由于作者巧妙地穿插使用了一些文言词语、成语和四字格的词组，使全文显得相当精粹：“国民革命军新编第四军抗战有功，驰名中外。军长叶挺，领导抗敌，卓著勋劳；此次奉令北移，突被亲日派阴谋袭击，力竭负伤，陷身囹圄。迭据该军第一支队长陈毅，参谋长张云逸等电陈皖南事变经过，愤慨之余，殊深轸念……”（《毛泽东选集》第二卷，人民出版社，1991年6月第2版，第77l页。）这份命令全文不超过三百字，在惜字如金、言简意赅方面堪称典范。品读这样的公文，不亚于欣赏一篇气势如虹、艺术高超的声讨词。
③委婉幽默之美。
公文用语也是很讲究委婉的，即用语婉转、含蓄，外柔内刚，发人深思，回味无穷。幽默对公文来说也是不可缺少的重要手段，它有利于增强公文的生动性，做到引人人胜，耐人寻味，加深读者对事物的理解和和把握。委婉幽默都是讲究语言艺术的表现，显然也是一种美。
例如毛泽东同志于1948年j2月17日以中原、华东人民解放军司令部的名义，写给国民党徐州剿共副总司令杜聿明等的《敦促杜聿明等投降书》一文，堪称运用委婉写作艺术的典范。这篇只有800多字的《敦促书》，从里到外，从头至尾，从篇章布局到遣词用句都充满了外柔内刚的婉转特性，细细品读，其艺术魅力无不令人倾倒。又如在《新民主主义论》中有一段话，讲得非常诙谐幽默：“不错，‘剿共十年“剿’出了一个‘一党专政’，但这乃是半殖民地半封建的专政，而在‘剿共’四年（一九二七年至一九三一年的‘九一八’）之后，就已经‘剿’出了一个‘满洲国’，再加上六年，至一九三七年，就把一个日本帝国主义又‘剿’进中国本部来了。”（《毛泽东选集》第二卷，人民出版社，1991年6月第2版，第681至682页）。这里，毛泽东同志把“剿共十年”中的“剿”字抽出来单独多处使用，从而使用语富于幽默风趣，十分生动。
④抑扬结合之美。
公文中在表扬或批评某一事物的时候，为了体现对事物评价的全面性，增强说服力，使人信服无疑，往往采用要批评而先表扬或要表扬而先批评的做法，一般称这种做法为“抑扬”结合。例如：“党的十一届三中全会以来，党中央和国务院的领导是正确的。我们已经胜利地实现了工作着重点的转移，经济建设执行调整、改革、整顿、提高的方针已经获得显著成就，实行对外开放和对内搞活经济政策的工作正在有效地取得进展，城乡人民的生活也已经得到明显的改善。党的纪律有所加强，党的作风有所好转。但是我们在充分肯定这些成绩的同时，必须清醒地看到，我们的经济政治生活中还存在着一些阴暗方面。特别令人触目惊心的是，近两三年来，走私贩私、贪污受贿、投机诈骗，盗窃国家和集体财产等严重犯罪活动有了明显的增加，在少数地区、少数人员中还相当猖獗。”（《中共中央、国务院关于打击经济领域中严重犯罪活动的决定》）。
这段话就是采用了欲抑先扬的表达手法。公文用语“抑扬结合”，不仅使用语具有逻辑严密，顺理成章，易于接受的效果，而且充分体现了全面周密的辩证观点，有利于全面地认识事物。在指令性、周知性公文中，如指示、决定、通知等等，通常采用此种表达技法。
⑤形象生动之美。
形象具体，寓于生动，也是公文用语竭力追求的一种美。公文写作中所讲的形象，固然不能与文学写作中的形象化相提并论，但在不失庄重的条件下，也很注重形象具体，给人一种生动的感觉。如在公文用语中，从外界（医学、科技及日常生活用语等）引进不少术语，通过借代、比喻、比拟等修辞手法，使所要表达的事物具体化、形象化；同时。还要注意使用一些成语、歇后语、典故以及一些富于哲理的趣味性语言，以增强公文用语的生动性。例如用“红眼病”比作“追逐金钱，嫉妒别人致富”的人；用“输血”比作“源源不断的救济”；用“首脑”比喻“国家、政府的领导人”；用“伯乐”泛称尊重知识、尊重人才的领导干部。改革开放以来，一些文件中出现的“摸着石头过河”、“上山摘桃子”、“米袋子”、“菜篮子工程”、“希望工程”、“借船出海”、“借鸡下蛋”、“放水养鱼”、“筑巢引凤”等用语都是非常形象生动的。
在毛泽东同志起草的大量公文中，作者是非常注意有关成语、典故、谚语及群众口头语引用的，以把深奥的革命道理浅显易懂地告诉给广大干部群众。以《湖南农民运动考察报告》为例，其所引用的古语、成语、典故等就有20多处。
歇后语也是增进公文用语形象生动美感的—个方面。它是由近似谜面和谜底两部分组成的带有隐语性质的固定性语句。其中前半部分是谜面，后半部分是谜底，例如“泥菩萨过河——自身难保”、“东北风刮棘子——连风加刺”、“和尚打伞——无法无天”、“卤水点豆腐——一物降一物”、“小葱拌豆腐——一清二白”、“垒墙的转头——后来居上”、“十五只吊桶打水——七上八下”、“山上滚碌碡——石打石”、“卖了秫秸买谷草——越倒蹬越短”、“隔窗吹喇叭——名声在外”、“木匠吊线——睁一眼，闭一眼”、“耗子拉木锨——大头在后边”、“电线杆上绑鸡毛——胆子不斜、“粘粥洗头——糊涂到顶”、“张飞穿针——大眼瞪小眼”、“纳鞋底不使锥子——真好”、“墙里的柱子——暗中吃劲”、“狗撵鸭子——呱呱叫”、“耗子掀门帘——露一手”、“狗掀帘子——光凭嘴”、“灶坑里烧王八——连憋气带窝火”、“裤衩改背心——上去了”，“王八倒立——上面有规定”、“王八翻跟头——一个规定接一个规定”、“王八背着小王八——上面又有新规定”，等等。不过对歇后语的使用要慎重，以防用语有失郑重。
⑥节奏鲜明之美。
公文不是诗歌，当然不讲究和辙押韵。但是，为了表达的需要，必要时也可运用对偶、排比等句式，把语言写得明快和谐而富有节奏，读起来朗朗上口，听起来赏心悦耳，给人一种美的享受。例如毛泽东同志在《改造我们的学习》一文中，写给没有科学态度的人那副对联：“墙上芦苇，头重脚轻根底浅；山间竹笋，嘴尖皮厚腹中空”。不仅形象地勾画出主观主义的嘴脸，而且左右对称，节奏明快，读起来十分上口。邓小平同志在《党和国家领导制度的改革》一文中，在列举官僚主义的主要表现和危害时，一口气连用了二十四个四字格的成语和熟语，读起来十分悦耳[详见《邓小平文选(1975至1982年)第287页]。
（3）讲究修辞
要使公文的语言表达做到准确、鲜明、生动、形象，就必须讲究修辞。公文用语讲究修辞是指根据公文表达的需要，选用最恰当的语言形式去表现所要表达的内容，以增强语言表达的效果。现代汉语中常用的辞格有二十多种，这些对公文都不是陌生的。公文用语常用的修辞类别与方式一般有以下四种：
①气势性的修辞。
气势是一篇公文的精神支柱，是论势和文势的统一。论势，即立论的雄辩性，在情理上使人感到无可辩驳，在发展方向上使人感到是历史趋势；文势，即论述方法，要从理直引出气壮，势如破竹，一气呵成。一篇写作十分成功的动员令、宣言、声明、公开信以及重大问题的指示、通知、决定、讲话稿等等，往往都伴随着斩钉截铁、令行禁止、排山倒海的气势。这种气势主要来自对比、排比、顶真、层递、综说等辞格的恰当运用。如“判断姓‘社’姓‘资’，应该主要看是否有利于发展社会主义的生产力，是否有利于增强社会主义国家的综合国力，是否有利于提高人民的生活水平”，这里使用的是“排比”的修辞方式，三个“是否有利于”的排比运用，构成一个强大而又肯定性的语势，令人不容置疑。
“指挥员的正确的部署来源于正确的决心，正确的决心来源于正确的判断，正确的判断来源于周到的和必要的侦察，和对各种侦察材料的连贯起来的思索。”（《毛泽东选集》第一卷，人民出版社，1991年6月第2版，第179页）。这段话从“决心”追溯到“判断”，又从“判断”追溯到“侦察”与“思索”，首尾相接，使用的是“顶真”的修辞手法，亦即“蝉联”，其势如江河直泻，川流直奔。
②完整性的修辞。
在我国，公文是社会政治集团，即党和国家机关在领导党的事业和治理国家施政方面，表达意志、传递策令的一种重要工具和手段。这一特殊性的地位决定了公文的用语必须坚持对立统一的完整性，即在阐述正确观点、正确思想、成功做法、规范行为的同时，伴随着要指出什么是反面观点、错误思想、失败做法与不应当有的行为。不仅法规性文件在这方面表现得十分突出，就是一般地制发通知、指示、决定、决议等也往往需要这样。把正反两个事物放在一起对比交代，也是党和国家公务活动的客观需要。因为公务活动的内容本身就存在着相互对立的矛盾，对比交代就是把这样一对矛盾突出在人们面前，有利于公文用语的准确和严整，防止出现偏颇和疏漏，大大增强人们对事物的全面理解与认识。
完整性的修辞，主要表现于对回文、对比、反复、对偶、进解等辞格的运用。例如“拿中国的情形来说，我们所依靠的不过是小米加步枪，但历史最后证明这小米加步枪比蒋介石的飞机加坦克还要强些”。这是“对比”，用“小米加步枪”与“飞机加坦克”来对称，说明正义的力量必然战胜邪恶势力。“吃苦在前，享受在后”、“严以律己，宽以待人”，“我们的改革必须从我国的实际出发，决不能匆忙行事，急于求成”，这是“对偶”。
再以毛泽东同志起草的《中国人民解放军宣言》一文为例：“必须提高纪律性，坚决执行命令，执行政策，执行三大纪律八项注意，军民一致，军政一致，官兵一致，全军一致，不允许任何破坏纪律的现象存在。”（《毛泽东选集》第四卷，人民出版社，1991年6月第2版，第1239页）。“执行”与“一致”在这段话中反复使用，故称“反复”的修辞方法；此外，像“安全为了生产，生产必须安全”，“经济建设必须依靠科学技术、科学技术必须面向经济建设”等语句，又是采用“回文”的修辞方法，即利用语言形式的回环往复反映事物之间的相互辩证统一关系。
③生动性的修辞。
公文虽然不是文学作品，但同样是需要讲求形象生动。只有写得生动，才有利于增强公文的可读性，加深阅者的具体理解，以利于贯彻执行。我国古代公文浩如烟海，但流传今世的寥若星辰。像李斯的《谏逐客书》、汉高祖刘邦的《入关告谕》，贾谊的《论积贮疏》，晁错的《论贵粟疏》；三国蜀汉诸葛亮的《出师表》；晋代李密的《陈情表》；南北朝时期南朝陈中书舍人傅滓的《狱中上书》，唐代魏征的《谏太宗十思书》，韩愈的《论佛骨表》，刘禹锡的《陋室铭》、宋代王安石的《答司马谏议书》、欧阳修的《朋党论》，明代解缙的《万言书》，清代薛福成的《出使奏疏》、《出使公牍》等等，之所以经久流传，至今不衰，这与它的生动性有着直接关系。翻开《毛泽东选集》，那一篇篇公文，写得是那么生动，无不闪烁着理性的思辨和艺术的光辉。毛泽东同志在《工作方法六十条》一文中特别强调文章和文件都要具有生动性：“做经济工作的同志在起草文件的时候，不但要注意准确性，还要注意鲜明性和生动性，不要以为这只是语文教师的事情，大老爷用不着去管。”
公文的生动性主要取决于形象化，即对比喻、讽喻、借代、反语、拆词、换字、歇后语等辞格的运用。
“反语”是指使用与本义相反的词语，以表达本义，包括用褒词表达贬义，以毛泽东同志的《反对党八股》一文为例：“我们为什么又叫它做党八股呢？这是因为它除了洋气之外，还有一点土气，也算一个创作吧！”（《毛泽东选集》第三卷，人民出版社，1991年6月第2版，第830页）。这里的“创作”是取其反意而用之；还有的用贬义词表达褒义，例如毛泽东同志的《湖南农民运动考察报告》：“动不动捉人戴高帽子游乡……为所欲为，一切反常，竞在乡村造成一个恐怖现象。”（《毛泽东选集》第一卷。人民出版社，1991年6月第2版，第1 6页）。这段话中的“动不动”、“为所欲为”、“恐怖现象”本是贬义词，而毛泽东同志却运用这些词语称赞农民革命运动。由此可见，“反语”可以大大增强语言的趣味性及生动性。
“比喻”可使抽象、深奥、生疏的事物具体化、形象化，使阅者获得深刻、生动的感觉。例如《关于西北战场的作战方针》，毛泽东同志运用了“‘蘑菇’战术”的比喻。即“将敌磨得精疲力竭，然后消灭之”，从而生动面又具体地表明了西北野战军指战员应当坚持的正确作战方针。
“借代”可以使抽象的用语完全形象化。例如用“小金库”指代“公款私存，收入不进账”；用“清茶一杯”指代“不搞大吃大喝”；用“骨头与肉”指代“生产建设投入与人民生活投入”；用“伯乐”泛称尊重知识、尊重人才的领导干部等等。
“换字”可使语言形象、明快，即将比较固定的一个词语中的某一个字临时加以更换。例如以毛泽东同志在《抗日战争胜利后的时局和我们的方针》一文中有这样一段话：“国民党是不承认我们的。我们参加国民参政会，按照参政条例的规定，是以‘文化团体’的资格。我们说，我们不是‘文化团体’，我们有军队，是‘武化团体’。”（《毛泽东选集》第四卷，人民出版社，1991年6月第2版，第1128页）。这里的“武”是从“文”字临时抽换而来的，使语言形象有力。
“拆词”是为了把话讲的诙谐、生动，而将一个复音词或一个固定词组故意拆开，取出其中一个字来单独使用。如上面所引的毛泽东同志《新民主主义论》中的一段话，把“剿共十年”中的“剿”字抽出来单独多处使用，使语言十分生动，富于幽默，形象逼真。
④精粹性的修辞。
公文用语十分需要言简意赅，文约事丰，这是公文用语的一条基本原则。要做到这一点，除了紧扣主旨，力戒重复，讲求概述，删繁就简等外，运用“省略”、“浓缩”、“综说”等辞格进行用语修辞，也是十分重要的方式。例如“必须大力加强中国人民武装警察部队的革命化、现代化、正规化的建设”，这是一个综说句。其中的“必须大力……部队”为综合，“革命化……建设”是三个并列成分。假如不进行综说，按其同义内容，必然写成“必须大力加强中国人民武装警察部队的革命化建设，必须大力加强中国人民武装警察部队的现代化建设，必须大力加强中国人民武装警察部队的正规化建设”，显然这段话很啰嗦。由此可见，经过“综说”修辞，既可节省文字，又使用语达到精粹凝练。借助于数词或数量词进行“浓缩”修辞，是使公文用语达到言简意赅的又一种重要手段。例如把“一个国家、两种制度”浓缩为“一国两制”；把“讲文明、讲礼貌、讲卫生、讲秩序、讲道德，心灵美、语言美、行为美、环境美，热爱祖国、热爱社会主义、热爱中国共产党”高度浓缩为“五讲四美三热爱”七个字。
此外，公文写作中常常“省略”一些可以省略的句子成分，以期达到用语的精炼。例如：“遵照中央书记处和国务院的指示，要求各级党政机关，今冬明春，特别要扎扎实实地解决好以下几个问题：一、坚决刹住争相购买和更换进口小轿车的不正之风。二、坚决刹住滥派人员出国的不正之风。三、坚决制止……四、严禁……五、严格……六、对于……”。
上述这段文字的一至六条，都省略了“各级党政机关”这个主语。至于地名、机关名称、事物名称等普遍采用了“省略”的做法，例如“中国共产党中央委员会”与“中华人民共和国国务院”分别省略了其中一些成分，简化为“中共中央”、“国务院”。
（4）力求规范
固然艺术的本质是“美感”，但如果用语不伦不类，脱离实际，其实质则是背离了“美感”，也丢掉了艺术，所以，从某种角度上讲，规范也是艺术。因为公文是表达社会组织集团意志的文书，是党和国家在领导党的事业和治理国家施政方面表达意志、传达策令的文字工具与手段。这一特殊的地位，决定了公文在语言的使用上，除要庄重平实、生动活泼、讲究修辞外，还要遵守下列规范：
①必须坚持人民用语。
历史告诉我们，公文使用人民语言是历史的进步，要做到这一点的关键是既要与时俱进又要紧贴人民群众，要在通俗易懂上下功夫，把公文写得既庄重平实又生动活泼。在这方面，毛泽东同志为我们树立了光辉的典范。他所撰写的公文不仅通俗易懂、明白晓畅，而且语言亲切自然，贴近群众。为此，要求我们在撰写公文时，绝不允许重复那种半文不白的表达，不要装腔作势，偏爱生僻词语或玩弄文字游戏，更不要那种中文外文混杂的“夹花”和“大拼盘”句式。在实践中，有的公文就没有做到这一点，一份几百字的短文，常常出现不少英文词，如“APEC的记者招待会后，我公司约了CCTV、STV的几名记者，和MBH、MBA的研究生，研究我国加入WTO后IT产业的发展前景以及IT业对GDP的影响。”此外，还有的诉讼文书中所涉及的“对”非要用“VS”或“PK”。这不能不是用语缺乏人民性的表现，很难设想这样的语言是讲给中国人听的还是讲给外国人听的，是讲给多数人听的还是讲给少数人听的，难免令人费解。
②不要“赶时髦”，使用隐语式的网络语。
目前一些所谓“新新人类”创造的隐语式的网络用语真可谓满天飞，它对公文写作不可能不产生某种负面影响。随着因特网的普及，网络语言业已广泛地进入人们的社会生活，并由此对语言文字的运用产生不同程度的影响。网络语言具有独特的文化底蕴，丰富而自由的表达方式，多彩多姿的话语风格，正因如此，就使得它在当今的社会实践活动中有着相当程度的使用价值。公文作为各种社会组织机构传递策令、沟通信息、交流经验的书面文字工具，在大力提倡和推行办公自动化的今天，不能不受到网络语言的渗透、交融与冲击。这是当前公文写作领域必须直面的重要课题之一。
不可否认，网络语言的出现，极大地丰富了书面语言，使之呈现出一种多元化的立体态势。由于网络语言往往是以中英文夹杂、拼音数字化的形式出现，具有言简意赅、含蓄美妙、形象生动的特点，故而在传递信息和表情达意等方面具有传统的书面语言所不能替代的功用。例如“VG”（很好）、“SG”（帅哥）、“JJ'’（姐姐）、“BF”（男朋友）、“520”（我爱你）、“PMP”（拍马屁）、“MM”“（妹妹）、”“3KS”（谢谢）、“88”（拜拜）。又如“漂亮美眉”（漂亮妹妹）、 “菜鸟”（新手）、“死了”（失败）、“恐龙”（丑女人）、“太平公主”（女人胸部扁平），“洗胃”（喝饮料）等。
对于网络语言这一新生事物，我们必须采取正确的态度加以对待。与社会流行语一样，既不能不分青红皂白，一概排斥，也不可兼收并蓄，统统拿来，应当坚持积极慎重的方针，既要吸取其中的有益成分。又要坚决避免粗制滥用的现象。既然网络语言已经成为一种社会存在，并业已为人们特别是青少年所接受和运用，那么我们就没有必要对其噤若寒蝉，谈之色变，而应因势利导，尽其所用。不过，由于公文的特殊性，在公文写作过程中，对于网络语言的使用应当慎之又慎，除非用不可的情况以外（如要制定一份有关因特网使用管理方面的法规等），一般不宜使用，以免影响公文语意的准确表达，妨害公文的效用的发挥。更何况在网络语言中存在着大量的语言垃圾，如“偶像”（呕吐的对象）、“WBD”（王八蛋）、“TMD”（**）、“NND”（奶奶的）、“谢谢你送给我有屎以来最有粪量的礼物”等等，均应让其“物归原处”。
③不用浮夸的言辞，坚持实事求是。
公文用语应当实事求是，要如实反映客观事物的本来面貌，不能随意夸大或缩小。同时，对客观事物所作出的评价和结论也要恰切适度，既不能随意“扬善”，也不能无端贬抑或者“隐恶”。但有些公务文书却不是这样，往往“扬善”扬得过头，使用一些不切合实际的浮夸性言辞。特别是某些总结和报告文种的写作，无论工作做得好坏，也无论成绩大小，都要毫无例外地写上诸如“领导非常重视，方法得力”、“创历史最高水平”、“取得很大成绩”等等，夸大其辞，读来令人“倒胃口”。可以说，这是当前社会上存在着的一种不正之风在公务文书写作中的反映。当然，我们并不是说类似语句绝对不能使用，而是主张要恰如其分，贴切适度。“成绩”是“较大”、“相当大”还是“很大”，“水平”是“较高”、“相当高”还是“很高”甚至“最高”，对于这些程度副词的使用必须精心审慎，要以事物的实际数量和具体程度为根据，要有个数量概念，不可信手拈来，更不可人为地拔高。
实践中，这种现象不乏其例。某单位写绿化总结，总是写面积大于往年，成活率高于往年，创历史最高纪录。结果有人给算了一下“细账”，照此逻辑推算，就连各家各户的炕头上灶膛里也都长满了树。这显然是脱离实际的浮夸和虚假言辞，与规范的公务文书语言特性和要求格格不入，必须予以清除。
④努力减少枯燥乏味的套话空话，做到语意实在。
公务文书写作中存在的空话套话是一种历史的流弊，它使公务文书变得拉杂冗长，空洞无物，向来为人们所反对。毛泽东同志在他的著名演说《反对党八股》一文中，把“空话连篇。言之无物”作为党八股的第一大罪状加以声讨，指出：“我们有些同志欢喜写长文章，但是没有什么内容，真是‘懒婆娘的裹脚，又长又臭’。为什么一定要写得那么长，又那么空空洞洞的呢？只有一种解释，就是下决心不要群众看。因为长而且空，群众见了就摇头，哪里还肯看下去呢？”可以说，空话套话的存在是当今某些公务文书陷入“长蛇阵”而不能自拔的关键因素。它们的一个共同特点。就是“水分”太大，用很多文字却传达很少的信息，甚至根本不能传达任何信息。或是一些空洞的条条，或是一些枯燥的概念，或是开头“戴帽”，或是结尾“穿靴”，等等，不一而足。例如写总结报告，不论是否必要，都要在开篇写上在××××以来的大好形势下，在×××会议精神鼓舞下，认真贯彻了××××精神，反复学习领会了××××文件。通过学习，深刻认识到××××的重要性，进一步明确了××××的重要意义，从而大大提高了贯彻执行××××的自觉性。在提高认识的基础上，狠抓了×××，做到××××，取得了××××”等一系列冗辞赘句，以致于形成一种固定的模式和僵死套路，读来索然寡味，笼统空泛，令人生厌。
再有一点就是在当今有些公文中，当涉及领导人的讲话或言论时，往往无视具体情况，千篇一律地在讲话前面冠以“重要”二字，是不尽适当的。所谓“重要讲话”，按理说是指那些内容重要、意义重大，具有战略性、前瞻性、创造性和真理性的讲话。当前一些地方和部门，不看内容如何，只要是领导同志的讲话，千篇一律地在讲话前面冠以“重要”二字，这是很值得研究的。毛泽东同志在l957年3月《在中国共产党全国宣传工作会议上的讲话》中有一段话讲得很精彩：“我们现在有些文章，神气十足，但是没有货色，不会分析问题，讲不出道理，没有说服力。……我们应该老老实实地办事，对事物有分析，写文章有说服力，不要靠装腔作势来吓人。”毛主席在这里虽然指的是写文章，但对讲话也同样具有深刻的指导意义。我们设想一下，如果不讲职务、不看内容，只要带“长”字的讲话就是“重要讲话”，那么实际上也就没有真正的“重要讲话”了，有的讲活，内容本来非常重要；但并未冠以“重要”二字，而人们却一致公认它很重要，这样的事例很多。例如1957年3月2日的《人民日报》第一版的大标题是：最高国务会议举行扩大会议。副标题是：毛主席就正确处理人民内部矛盾问题讲了话。以今天的眼光看。这显然是一篇非常重要的讲话，而当时并未冠以“重要”二字，只用“讲了话”三个字，但这丝毫没有影响人们对这一重要讲话的学习和认识。
又如，1957年3月l7日，毛主席在天津人民礼堂做关于“双百”方针问题的讲话，内容十分重要。而会议主持人、当时的天津市委书记黄火青的开场语不过是一句“请毛主席讲话”，寥寥几个字。听众并不因为他没说“重要”二字而不重视毛主席具有战略意义的讲话。
由此可见，讲话重不重要，关键是要看其内容，而不是靠“说”出来的。实际上，对领导同志的讲话要不要冠以“重要”二字，还是应当务实一点为好。当年吴官正同志在担任中共山东省委书记的时候，有一次到《大众日报》去视察，就省委领导同志活动的报道问题“约法三章”。“省委领导的讲话，从我开始，在报道中不要说‘重要讲话’，把‘重要’两个字去掉，讲话那么多，哪有那么多重要啊！”这段话讲得是多么切中时弊，又多么深刻有力，令人拍案叫绝。
另外，当前，在公文写作中，特别是在报告、总结、简报等文种的写作中，涉及某位领导同志的活动和言论时，常常出现“亲自”一词，诸如“××同志亲自到会作重要讲话”、“××局长亲自主持会议”、“××市长亲自到工地视察”等等。毋庸讳言，在公文写作中，适当运用“亲自”一词，能够体现出领导同志对某项工作或某项活动的重视程度，并能从一个侧面起到强调、突出之意。但要注意做到适可而止，不可过于堆积，导致滥用。例如一份简报中有这样一段话：“在保持共产党员先进性教育活动中，我局各直属分局的主要负责人都亲自主持制订实施方案，亲自作动员讲话，亲自参与交流讨论，……”其中的几个“亲自”，看似强调领导同志的事必躬亲。对工作的极端负责，但却给人一种过滥的感觉，显得很不协调。实际上，不用“亲自”一词，也完全能够体现出某项工作的重要，也能够体现出领导同志对该项工作或活动的重视。
上述一段文字中，将“亲自”去掉之后并不会影响“领导同志”对“保持共产党员先进性教育活动”的重视，相反，倒使用语显得简洁朴实，干净利落。由此看来，在公文写作中讲求简明扼要，竭力删去冗词赘句，少用或不用“亲自”也是其中的一个重要内容。
要清除空话套话污染，最关键的一条，就是必须把公务文书写得短些，再短些。
过去，人们往往要求“有话则长，无话则短”，若以新的眼光来审视，便可显出它的缺欠。“有活则长”尚可理解，但既然“无话”又何必非要“短”不可呢？因此，我们应当提倡的是长话短说，无话不说”。要锻造精深的锤炼和压缩功夫，使字字句句都讲到点子上，讲到实处，真正做到言之有物，句句中的。而要实现这一步，如果没有长期的写作积淀和磨砺，显然是不可能的。
⑤慎重对待某些社会流行语，切不可滥用。
流行语是广为流传的一种口头用语，诸如“扫黄”、“打假”、“希望工程”、“第三产业”、“菜篮子”、“米袋子”、“钟点工”、“网吧”等等。它比较直接客观地反映着社会思潮的变化变革，反映出社会群体意识的变化趋势，折射出现实生活在一定时间的习惯风尚。在公务文书写作中，适当地运用社会流行语，有利于增强行文的时代感和吸引力，收到形象生动的表达效果。但要注意对流行语的使用，应当有所选择，既要积极又要慎重，决不可“兼收并蓄”，否则就会对公务文书语言产生某种程度的污染。实践中，有些公文写作人员由于一味地“赶时髦”，盲目地“求生动”，以致于造成对某些流行语的滥用。特别是近几年来，这种现象越来越普遍，越来越不规范。例如“大腕”、“傍大款”、“大蔓”、“玩大族”、“炒鱿鱼”、“脱口秀”、“的士”、“埋单”、“扮靓”、“搞掂”、“选美”、“桑那”、“摩的”、“卡拉OK”、“追星族“等，这些流行语表意含混甚至有的被扭曲本义，含有不健康的成分在内，故应当从公务文书中予以清除，以便净化我们的公务文书语言。
⑥不要使用某些旧称及不恰切的术语。
例如“青天大老爷”、“×老板”等，原系旧社会中对封建官吏的称呼，具有鲜明的时代色彩和等级观念。在当今公务文书中，这类旧称的使用有所抬头，有欠妥当。再如“老板”这一称呼，时下颇为盛行，不仅一些国有企业的厂长、经理被称为“老板”，就连一些事业单位及部门的负责人，也被冠以“老板”的头衔。这种情况已经出现在当今某些公务文书中，必须加以纠正。因为按照《辞海》的诠释，“老板”是指私营工商业者的财产所有者，可见，对这一称呼是不能滥用的。
此外，还有一些公务文书中不恰当地运用专业术语，如“打一场抗涝保收的人民战争”、“抢占市场经济发展的战略制高点”，甚至连“大扫除”等都冠以“人民战争”，这些军事术语的使用颇为不妥，给人以“既大且空”之感，也是公务文书领域中的语言垃圾，必须加以清扫。
⑦不使用故作深奥或故弄玄虚之语，语言要朴实无华。
诸如“采取立体交叉式的谈心活动”、“多米诺效应”、“要树立整分合观念”、“产值裂变”、“××体系”、“ ××取向”等等，这些“学术味”极浓的词句，往往令阅者疑惑不解，甚至感到莫名其妙，也是一种不容忽视的语言污染，必须坚决予以清理。公务文书重在实用，其用语务须直白显露，言简意赅，来不得半点做作和卖弄。
（四）表达方式
表达方式是运用语言反映客观事物的方法和手段，是一种有目的、有对象的思想交流活动。不同的表达方式是由不同的反映对象和所要获得的不同效果决定的。为了有效地达到目的，更好地体现所要表达的对象，公文作者必然要采取各种各样的表达方式，其中最主要的是叙述、说明、议论。这是由公文本身的性质和特点所决定的。
（1）叙述
叙述就是把人物的经历和事物发展变化的过程表现出来。它是写作中运用最广泛的一种表达方式，几乎各种文体的写作都要使用。在公文写作中，除计划性、法规性文种一般不采用叙述和指令性文件较少采用叙述外，其他如通知、通报、简报、请示、报告、总结、调查报告、会议纪要、工作研究、讲话材料等都必须以叙述为基础。因此，切实掌握好叙述的表达方式，对于提高公文写作质量是至关重要的。公文中的叙述主要有如下特点：
①公文中的叙述讲究顺叙。
公文写作中的叙述与文学作品中的叙述不尽相同。文学作品讲究把事物发展的过程顺序打乱，跌宕多姿，故布疑阵，掀起一个又一个波澜，制造一个又一个悬念，唯恐读者猜出事物发展的结局，直到结尾一般才真相大白，甚至有的到结尾还留有悬念，留给读者自己去回味。而公文则大不相同，由于它不为欣赏而求实用，期盼阅者一看便知，一听即懂，所以，公文写作中的叙述讲求一目了然，明白晓畅，忌讳曲折起伏、变幻莫测。一篇公文，如果阅者一看标题或者一看开头，就知道文中所要表达的内容并猜出它的结尾，那就是一篇叙述十分成功的公文，而这一点却是文学作品写作的大忌。
一般来讲，叙述包括顺叙、倒叙、插序、平叙、补叙等。要做到叙事一目了然，明白晓畅，唯一的写法就是平铺直叙，即通常所说的顺叙。即按事件发生的时间先后顺序或按事物发展的过程顺序进行叙述，行文的层次、段落和事件发展过程与时间的先后次序基本上是一致的。对于公文写作的叙述要求来说，顺叙是最基本的，也是最主要的。
顺叙，还包括按照提出问题、分析问题、、解决问题以及按照事物发展的因果关系等逻辑顺序来进行叙述，诸如请示，通报、简报、总结报告、计划、指示性通知等文种中的叙述一般都采用这种顺叙的方法。
②公文中的叙述讲究实叙。
公文写作中的叙述必须坚持求实，最忌虚妄，这是公文叙事的关键一条。因为公文写作的目的是为了解决党和国家公务活动中的实际问题，对上如实陈述问题，对下如实讲明情况，只有这样，才能有利于公务活动的顺利开展。晋代挚虞在《文章流别集》中从另一面告诫道：“逸辞过壮，则与事相违”，必然“背大体而失政教”。太平天国发布的《戒浮文巧言喻》，有这样一段话：“要实叙其事，从某年月日而来，从何人何地证据。——叙明，语语确凿，不得一辞妖艳，毋庸半词虚副。”这些论述，从公文叙述的角度来看，说得颇有一些道理。
有人认为公文中的叙述最为简单，其实不然。公文写作中的叙事是颇有一些难度的。其之所以难，恰恰在于不能失实，也就是说得丝毫不能走样。公务活动中的大量事实存在于党政机关及企事业单位的日常工作之中，它不但为本单位周围环境中的一些人所熟悉，也为上级、下级单位所了解，在这种情况下，叙述时如果不严格遵守事实真相，就会造成不良后果。那种只求写得顺畅而添油加醋甚而至于“马大哈”式的叙述，不但其写作本身是失败的，而且还将给党和国家的事业带来极为不良的影响。
③公文中的叙述讲究分寸。
公文写作中的叙述，是用以客观地反映机关单位某一时期、某一方面或某项工作的得失成败，总结其经验教训的，因此，为了准确地反映公务活动的客观面貌，就不能不讲究叙事的分寸，把握不好分寸，叙述不当，将会引起不良的结果。在日常生活中，人们常说：“帽不大分，鞋不大寸”、“量体裁衣”，用这些道理来比喻公文中的叙述讲究分寸是比较恰当的。叙述只有掌握尺度，才能根据事实准确地做出分析判断，有针对性地采取适当的措施加以解决，以收“寸辖制轮，尺枢运关”之效。否则，言过其实、言不及实都将会给有关公务的决定或执行带来错误的判断，以致造成决策上的失误。
④公文的叙述讲究概述。
公文中的叙述与记叙文中的叙述不尽相同。记叙文的叙述要求具体、详尽，而且往往和描写配合起来，精雕细刻，如绣花般，使文章生动传神，栩栩如生；而公文中的叙述，不为欣赏，而为实用，故应采用概述的方法，即着重于事件整体的勾画，讲明事情的原委，通过叙述来表明事理。公文的叙述不求细腻而求概括，不求多角度的详述，而求整体事件上的粗述。概括事实往往被误认为很容易，其实恰恰相反，宋代大学者李涂在《文章精义》中写道：“文章不难于细而难于粗”，这句话不是没有道理的。因为要想把事情讲得粗些、概括些，首先，必须对事物掌握得“了如指掌”，对问题知道得如“水清见底”、“游鱼可数”，这样才能抓住要领。否则，就谈不到概括。可见，概述在某种程度上要比细述难以表达。实践中，有些公文在运用叙述的表达手法时就不够规范，往往不厌其烦。例如有一篇批评性通报，写的是一个工厂工会的一名干部因为分房问题与该厂房管科长相互辱骂，以至于动手打架之事，其在叙述双方打架过程时就犯了过详的毛病，其中写到：“刘随手从茶几上抄起一支暖水瓶，朝罗泼去，想用热水烫对方，幸好瓶中无水。由于瓶中无水，加之刘用力过猛，结果暖水瓶飞向罗的头部，罗一看不好，往左边一闪，暖水瓶正好砸在办公桌的玻璃板上，只听‘啪’的一声，碎片溅满办公室。这时罗也顺手抄起桌上的算盘，朝刘的头部砸去。说时迟，那时快。刘一猫腰朝罗的肚子顶去，算盘正好打在刘的屁股上。”这段活灵活现、神乎其神的文字，用在文学作品当中可以说是很生动的，但用在公文中却并不合适。应当改为：“刘用空水瓶砸罗，罗亦用算盘打刘，后在众人的劝阻下，方才停手。”寥寥几句就解决问题。
（2）议论
议论是公文作者运用概念、判断、推理的思维形式阐明事物的内在联系，揭示事物本质和规律的一种表达方法，包括论点、论据和论证三个要素。但公文写作一般较少单独使用议论的形式，多数是在一篇公文中含有一些议论的成分，并且在表达上有一个最突出的特点，即只是原则地表述事理，一般不作多方面、多层次、多角度的完整性论证；在手法上往往是直接加以议论，有时只是一两句结论性的话，是直接说明的简单逻辑论证方法。
例如中共中央、国务院《关于打击经济领域中严重犯罪活动的决定》的第（二）部分，虽然先后有三处出现了议论文字，但是这些议论均是概括性地直陈事理的，未作具体的论证展开。这三处概括性的议论文字是：“当前经济领域中的严重犯罪活动，已经和正在腐蚀我们的干部队伍，损害我们党、政府、军队的肌体和国家的信誉，毒化人们的思想、污染社会风气、破坏经济建设，妨碍对外开放和对内搞活经济政策的正确执行，影响社会安定。如果继续听其发展，就将对我国社会主义事业的前途产生极大的危害”；“打击经济领域中严重犯罪活动，是我国社会主义在新的历史条件下阶级斗争在经济领域内的重要表现。在共产党员和国家工作人员中进行这场坚持共产主义纯洁性、反对腐化变质的斗争，关系到我国社会主义现代化建设的成败，关系到我们党和国家的盛衰兴亡”；“必须清醒地看到，如果我们听任经济领域中的严重犯罪活动自由泛滥，我们的现代化就无法顺利进行。”可以看出，这些议论性的文字在表述事理方面是很概括的，用语精当恰切，说服力和论证性极强，令人信服无疑。
（3）说明
说明就是用言简意赅的文字，把事物的形态、性质、特征、成因、关系、功能等解说清楚。其中事物的特征、本质及其规律性，则是说明的主要之点。
说明与叙述的区别是：说明侧重于记写客观事物的静态，叙述则侧重于记写客观事物的动态。
值得注意的是，公文中的说明和一般的说明文有所不同，它是用来说明事物情状的一种表达方式；而说明文则是一种以说明为主要表达方式的文体。在一篇公文中，完全采用说明方式的只是法规性的文件（如章程、条例、规定、办法等），其他大量公文中的说明大都是与叙述、议论等结合起来运用。公文说明的方式主要有以下六点：
①说明事物的性质、特点。即用简明的语言，把某事物区别于其他事物的性质、特点概括起来，给人一个明确的认识。例如：“四项基本原则已庄严载人我国宪法和我们党的章程，是我们立国立党之本，是全党团结统一的政治基础，是我们事业胜利的根本保证。”（中纪委《关于共产党员必须严格遵守党章的通知》）。
②说明事物的范围。公文中在表达事物的外延时，通常采用说明的方式。例如：“一切国有企业事业单位、机关团体、部队和地方政府的各项预算外资金，以及这些单位所管的城镇、集体企业交纳所得税后利润，都应当按照本办法的规定，交纳国家能源交通重点建设基金。”（《国家能源重点建设基金征集办法》）。
③说明事物的类别。即把公务活动中应当说明的对象，按照一定的标准划分不同的类别，一类一类地加以说明。这种方法用得好，不仅可以帮助人们掌握说明对象的概貌乃至一些具体情况，而且头绪清楚，层次分明，容易让人接受。例如对公务文书进行分类说明，就可从来源的角度分为收来文件、对外文件、对内文件；从行文关系的角度可分为上行文、下行文、平行文；从文种的作用范围角度则可分为通用文件、专用文件等。
④说明公务完成的手段。公文中要经常涉及解决某一问题的措施、完成某一任务的手段，在表述这些内容时，常常采用说明的表达方式。例如：“接到本指示以后，各级党委和政府迅速组织所属各机关、学校、群众团体、部队及各企业、事业单位，确实了解本单位有没有人、有哪些人参加非法刊物、非法组织的活动，同非法刊物、非法组织或其成员有什么样的联系；是否有人利用本单位的纸张、印刷机、油印机以及出版发行等条件，为这些刊物和组织提供方便。是否有人以公家的或个人的经费或其他方式，支持这些刊物和组织的活动。查清以后，不论是哪一种形式的支持，都必须立即停止，并把有关情况按系统逐级上报。”（中共中央、国务院《关于处理非法刊物非法组织和有关问题的指示》）。
⑤说明制文机关的主张。主张是公文主旨的扩充和延伸，即意见、要求、观点等，公文中对这些内容的表达基本都是使用说明的方式。例如《国务院关于切实加强艾滋病防治工作的通知》一文的开头部分，即鲜明地表达了制文机关的主张：“艾滋病防治关系经济发展、社会稳定、国家安全和民族兴衰，是一项长期、艰巨的任务。地方各级人民政府要充分认识加强艾滋病防治工作的重要性和紧迫性，将艾滋病防治工作纳入重要议事日程，加强领导，统一协调，把这一关系国家和人民利益的大事抓紧抓好，坚决遏止艾滋病在我国蔓延的势头。”
⑥说明事物的优劣、进退、好坏或成败。例如：“我厂今年生产各种收录机1.56万台，完成原生产计划的130%，比去年增产17%；产值达到267万元，完成原计划产值的125%，比去年增加19%。”以上通过引用一些数字，对该厂今年生产的良好局面作了十分肯定性的说明。
公文写作中运用说明的基本要求是：对事物的说明，要有科学性，一定要符合客观事物的规律，抓住事物的本质，不可主观主义地去加以“说明”；要把某一项事物解说清楚、明白、深刻，就必须抓住事物的特点和本质，要将所说明事物与同一属类的事物区别开来，这样，就需要交待清楚该事物与其他事物之间的差异，特别是要揭示事物的疑似之点。要把主张、意见、办法、措施等交代清楚，以利于公文阅者去理解、贯彻执行和办理，也就是要直截了当地告诉人们可以做什么，不可以做什么；什么是对的，什么是错的，明确界限，直陈要求；公文中说明事物的目的，是为了让人明白、理解这种事物，所以说明的文字一定要浅显易懂，详尽透彻。
（4）夹叙夹议
夹叙夹议是公文写作的基本表达方式。从大量的公文写作实践来看，公文中的表达方式往往是以说明为主，并辅以必要的叙述和议论。而且在很多情况下还要采用夹叙夹议的写法，也就是一边摆事实，一边讲道理。摆事实是叙，事实就是我们通常所说的“材料”；讲道理是议，道理就是我们通常所说的“观点”。事实是产生认识、观点的基础，而只有在一定认识、观点的统帅下，公务活动中的客观事实才能得以充分地表达和解决。摆事实与讲道理是紧密联系，相辅相成的，是客观存在与主观认识的对立统一，正是这种辩证统一，才使我们的许多公文，脱离了空洞的说教与事实现象的罗列、堆砌，变得有血有肉。
为什么说夹叙夹议是公文写作中的最主要的表达方式呢？因为除法规性、计划性、请求性、商洽性公文较少或不适宜使用这种方式外，其他如综合性工作总结、综合或专题性工作报告、行政令、指示、指示性通知、指导性通报以及讲话稿等陈述、指挥性公文，都要较多地运用这种方式。因为这类公文的特点是不仅在于言事，而且还要明理，即言事明理，以理证事，事理结合，相辅相成。这里讲的事即指事实、根据、原委、背景等；这里讲的理，即主张、意图、想法、观点和措施。要在一篇公文中运用事实材料来说明观点的正确性，陈述背景、原委来证明主张的针对性，明确根据来讲清意图、想法、措施的必要性，就势必需要一边摆事实，一边讲道理，把叙述和议论紧紧联系在一篇公文之中。舍此，别无他法。具体而言，在公文写作中运用夹叙夹议的表达方式，应注意把握以下几点：
①夹叙夹议表达方式的具体运用，主要表现为在一段话中夹叙夹议，即边摆事实、边讲道理，以增强语言的立体感及深刻的表达效果。
以毛泽东同志的《将革命进行到底》一文为例：“敌人是不会自行消灭的。无论是中国的反动派，或美国帝国主义在中国的侵略势力，都不会自行退出历史舞台的。正是因为他们看到了中国人民解放战争在全国范围内的胜利，已经不能用单纯的军事斗争的方法加以阻止，他们就一天比一天地重视政治斗争的方法。中国反动派和美国侵略者现在一方面正在利用现存的国民党政府来进行‘和平’阴谋，另一方面则正在设计使用某些既同中国反动派和美国侵略者有联系，又同革命阵营有联系的人们，向他们进行挑拨和策动，叫他们好生工作，力求混入革命阵营，构成革命阵营中的所谓反对派，以便保存反动势力，破坏革命势力。”（《毛泽东选集》第四卷，人民出版社，1991年6月第2版，第1347页）。
这段话开头是讲道理，即“议”；之后的两句话是摆事实，即“叙”，使“议”与“叙”紧密地融于一段话之中。
再看《中共中央关于在全党兴起学习贯彻“三个代表”重要思想新高潮的通知》一文的开头部分也是如此：“党的十六大把‘三个代表’重要思想同马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论一道，确立为党必须长期坚持的指导思想，实现了我们党指导思想上的又一次与时俱进，这是一个历史性决策，也是一个历史性贡献，十六大提出要在全党兴起一个学习贯彻‘三个代表’重要思想新高潮，是具有战略意义的重要举措。”
上面这段文字共有两句话，第一句话和前二句话的前半句是“叙”，其后半句都是“议”。具体说，第一句的“这是”之前是摆事实，之后的一个“这是”、一个“也是”是讲道理。
②在一个层次中，分开段落，有的段落是叙，有的段落是议，或者是先叙后议，或者是先议后叙，形成一个夹叙夹议的完整层次。
例如毛泽东同志为党中央起草的《三个月总结》的前五段，是对七、八、九三个月作战情况的概括小结部分，其中一、二两段是“议”：“七月二十日中央对时局的指示上说：‘我们是能够战胜蒋介石的。全党对此应当有充分的信心。’七、八、九三个月的作战，业已证明此项断语是正确的。
除了政治上经济上的基本矛盾，蒋介石无法克服，为我必胜蒋必败的基本原因之外，在军事上，蒋军战线太广与其兵力不足之间，业已发生了尖锐的矛盾。这种矛盾，必然要成为我胜蒋败的直接原因。”（《毛泽东选集》第四卷，人民出版社，1991年6月第2版，第1 205页）第三、四、五段，叙述了打击、歼灭敌军的具体情况。
通过以上五段文字，从事实与道理相结合上全面概述了三个月敌我作战的基本情况，这种方法给人的印象是完整、全面，令人信服。
又如邓小平同志的《坚决打击经济犯罪活动》（《邓小平文选第二卷，人民出版社，1994年10月第2版）这篇重要讲话，该文的第一段文字较长，通过列举大量事实，说明当前面临的经济犯罪活动形势是十分严峻的；然后，用第二段文字，深刻论述了严厉打击经济犯罪活动的重大意义。显然在这个层次中，第一段是“叙”，第二段是“议”，“叙”、“议”相辅相成于一个层次之中。
③夹叙夹议的表达方式，不仅表现在组句段和层次的组织安排上，而且还可以运用它进行谋篇，以体现一篇公文的整体。
以毛泽东同志的《向全国进军的命令》一文为例，开头部分“由中国共产党的代表团和南京国民党政府的代表团经过长时间谈判所拟定的国内和平协定，已经被南京国民党政府所拒绝”的这一段是叙述；接着从“南京国民党政府的负责人员之所以拒绝这个国内和平协定”开始，到“就没有理由拒绝根据这些基础条件所拟定的而且是极为宽大的各项具体办法”结束，是一段较长的议论文字；由“在此种情况下，我们命令你们”起到全文结束，使用的是说明性的文字。叙述与议沦就是如此紧凑地融于一篇公文的整体之中。
又如国务院总理温家宝同志《在2008年春节团拜会上的讲话》，全文共分九个自然段，除开头与末尾属于表态性词语（表示良好的祝愿与祝福吉祥）外，其余七段，先用一大段文字回顾过去一年各项工作所取得的重大成绩，这是“叙述”，然后是展望新的一年所面临的形势及提出做好今年工作的基本要求，显然是“议论”，从而构成了这篇讲话的全部。
再如中央新闻单位任长霞同志先进事迹采访团全体记者写给全国公安民警的致敬信。
全文主要由三大段落组成，第一大段列述了任长霞同志的先进事迹；第二段是采访团全体记者的感受；第三段是表达对人民警察的崇敬之情。三大段落依次是先“叙述”后“议论”，形成一个严密的富有逻辑性的表达形式。
④在公文写作中，要运用好夹叙夹议的表达方式，首先要掌握好“叙”的手法。
对这里的“叙”千万不要理解为文学写作中一般所讲的“叙述”，它不能是精雕细刻，也不能是细腻的表达，更不能是由头至尾、由边沿到中心的全面介绍，而是采用高度概括的手法，着重事件整体性的勾画，说明事情的原委、背景、根据，点到为止，否则，就使文章显得文字累赘，事实罗列，冲淡了要讲的道理。
其次，还要掌握好“议”的特性。这里所讲的“议”，千万不要简单地理解为议论文中那种完整的议论手法。公文中所讲的议，基本是指包含一些议论性的表达成分。这种成分在具体表达上，只是原则地表达事理，不做多方面、多层次，多角度完整性的论证；在手法上是直接加以议论，即一针见血，一语道破，有时只是一两句结论性的话，是直接说明的简单逻辑论证方法。
再次，要坚持辩证唯物主义的科学方法，夹叙夹议要切中事物的本质。公文是一种办事的工具，它不是供人欣赏的艺术品，而是一步一个脚印的实实在在的一种指导工作、办理公务、联系事务、交流经验、请示答复问题的文字工具。我们在公文写作中所叙述的事实，应当是反映当前公务活动的一种倾向或具有普遍意义的客观存在，切不可把那些个别的、零碎的，并不占有重要位置的一些枝节性问题，人为地上升到普遍的、完整的、主导的地位上来，也就是我们常说的以偏概全，以个别代替一般。因为公务活动所面临的对象是非常广泛而复杂的，俗话讲“天地之大，无奇不有”，如果我们不能坚持辩证唯物主义的科学态度，善于透过现象看本质，那么，随便都可以找到一些非本质的个别事实，大都可以随便地以这些事实作根据而毫不负责地讲出一些不具有普遍指导意义的“道理”，这就极易把我们自己的思想搞乱，扰乱我们的视线。用它来向上反映情况，对上级的决策指挥是一种干扰；用它来指挥下级，会使下级误入歧途。
除此之外，还要注意事实与道理的完全一致性，防止出现事大理小或事小话大的不协调现象。前者是事情的性质本属严重，而议论的道理不痛不痒，其实不如不说；后者是事情的性质较为一般，而道理讲的却十分惊人，实为小题大做，说了一些多余的和过分之词。当然，事实与道理两张皮的情况更属杜绝之列。
综合上述，要写好公文，就要切实掌握公文写作的基本表达方式——夹叙夹议；运用好夹叙夹议，要特别注意掌握叙、议的特殊性，坚持科学的态度与方法。可以说，这是公文写作的一条基本规律。
要收费啊，算你狠，是不是原创的啊，看下先
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