浅谈秘书的辅助决策职能
伴 随 着 社 会 主 义 市 场 经 济 体 制 的 建 立 和 完 善 ， 领 导 的 职 能 发 生 了 重 大 转 变 ， 科 学 化 、 民 主 化 是 领 导 决 策 的 重 要 前 提 ， 为 确 保 领 导 决 策 的 正 确 性 ， 作 为 辅 助 领 导 决 策 的 秘 书 ， 也 要 在 体 制 转 轨 过 程 中 ， 以 积 极 态 势 快 速 跟 进 ， 更 新 观 念 ， 大 胆 创 新 ， 从 而 为 秘 书 工 作 开 辟 一 个 新 天 地 。一 、 迅 速 发 展 的 形 势 给 现 代 秘 书 工 作 提 出 了 新 的 研 究 课 题
WTO的 加 入 和 互 联 网 的 飞 速 发 展 ， 使 中 国 与 世 界 的 距 离 缩 短 了 ， 同 时 也 明 显 暴 露 出 我 们 方 方 面 面 的 差 距 。 变 化 了 的 新 形 势 从 工 作 环 境 、 工 作 方 式 、 工 作 内 容 等 方 面 提 出 了 新 的 研 究 课 题 。 只 有 知 难 而 上 解 决 这 些 问 题 ， 才 能 更 好 地 发 挥 秘 书 的 作 用 。
1、 市 场 经 济 的 开 放 性 扩 大 了 秘 书 工 作 的 范 围 。 市 场 经 济 是 开 放 的 经 济 ， 加 入 WTO加 快 了 中 国 与 世 界 一 体 化 的 进 程 ， 这 种 状 况 使 秘 书 工 作 置 于 国 内 外 两 大 环 境 之 中 ， 客 观 上 扩 大 了 工 作 范 围 。 党 政 机 关 、 企 事 业 单 位 将 出 现 跨 行 业 、 跨 地 区 、 跨 国 界 的 政 治 、 经 济 、 文 化 、 军 事 等 活 动 ， 这 就 从 地 域 上 突 破 了 “ 划 地 为 牢 ” 的 小 圈 子 。 地 域 的 扩 大 ， 既 开 阔 了 秘 书 工 作 的 视 野 ， 也 使 秘 书 与 社 会 接 触 的 范 围 日 益 扩 大 ， 交 流 的 渠 道 增 多 ， 各 种 影 响 的 程 度 加 剧 。 秘 书 不 仅 要 了 解 各 行 业 、 各 地 区 ， 也 要 密 切 注 视 世 界 的 动 向 ， 这 样 一 来 不 仅 仅 是 范 围 扩 大 了 ， 而 且 工 作 的 难 度 也 增 加 了 。
众 所 周 知 ， 当 今 社 会 迫 切 需 要 的 秘 书 人 才 ， 应 该 是 创 造 型 、 复 合 型 与 协 作 型 的 。
所 谓 创 造 型 秘 书 人 才 ， 主 要 是 具 有 创 造 力 的 人 才 。 他 们 有 强 烈 的 立 体 型 思 维 和 创 新 精 神 ， 在 工 作 岗 位 上 必 须 有 新 发 明 、 新 发 现 、 新 开 拓 ， 能 够 对 不 同 层 次 、 不 同 行 业 、 不 同 领 域 的 服 务 对 象 ， 不 断 提 供 新 创 意 、 新 设 想 ； 能 够 在 企 业 的 管 理 、 制 度 、 技 术 、 知 识 创 新 等 系 统 有 所 作 为 。 知 识 经 济 社 会 ， 人 才 竞 争 激 烈 ， 创 造 型 人 才 不 仅 能 够 参 与 竞 争 ， 而 且 能 够 积 极 协 助 所 服 务 的 对 象 超 越 竞 争 。 所 谓 超 越 竞 争 ， 是 指 能 够 发 现 更 具 有 战 略 价 值 的 新 领 域 、 新 技 术 、 新 产 品 ， 不 断 形 成 最 具 创 意 与 活 力 的 “ 人 无 我 有 ” 的 优 势 。 这 种 人 是 企 业 的 灵 魂 。 其 内 涵 的 价 值 是 无 法 估 量 的 ， 因 此 也 是 最 受 企 业 和 服 务 对 象 的 欢 迎 。
所 谓 复 合 型 秘 书 人 才 ， 主 要 是 指 “ 多 功 能 人 才 ” 。 他 们 的 特 点 是 多 才 多 艺 ， 集 科 技 、 文 学 、 经 贸 、 外 语 于 一 身 的 全 才 ， 能 在 企 业 或 社 会 的 很 多 领 域 大 显 身 手 。 据 统 计 ， 在 当 今 人 才 市 场 上 ， 复 合 型 人 才 最 吃 香 。 其 素 质 要 求 是 ： 大 学 本 科 以 上 文 化 ， 3－ 5年 工 作 经 验 ， 既 懂 专 业 有 懂 外 语 。
所 谓 协 作 型 秘 书 人 才 ， 主 要 是 具 有 协 作 精 神 ， 人 际 关 系 好 的 人 才 。 在 知 识 经 济 社 会 的 条 件 下 ， 人 与 人 之 间 的 协 作 由 于 个 人 独 立 性 的 加 强 而 显 得 更 为 重 要 。 有 的 人 能 力 很 强 ， 但 脾 气 古 怪 ， 难 以 与 人 共 事 ； 有 的 人 才 华 横 溢 ， 却 私 心 过 重 ， 只 顾 自 己 ， 不 管 他 人 。 当 今 社 会 最 显 著 的 时 代 特 征 是 合 作 取 胜 、 协 作 竞 争 ， 即 是 “ 双 赢 ” 时 代 ， 是 共 同 发 展 的 时 代 。 如 若 不 明 白 这 个 道 理 ， 只 顾 一 己 私 利 ， 那 将 是 难 以 融 入 集 体 的 孤 雁 ， 只 能 成 小 才 而 成 不 了 大 器 。 所 以 说 当 代 的 秘 书 必 须 具 有 团 结 公 关 和 协 作 办 事 的 能 力 。
二 、 提 高 秘 书 素 质 是 现 代 秘 书 工 作 的 关 键 环 节
随 着 现 代 制 度 的 逐 步 建 立 ， 对 秘 书 素 质 的 要 求 越 来 越 高 。 加 强 和 提 高 秘 书 队 伍 的 综 合 素 质 ， 是 作 好 秘 书 工 作 的 关 键 环 节 。 新 的 产 业 结 构 以 及 职 业 结 构 的 变 化 ， 必 将 冲 击 服 务 、 辅 政 层 次 的 秘 书 岗 位 ， 要 求 这 一 岗 位 必 须 具 有 更 高 素 质 的 人 员 来 充 实 和 加 强 。
1、 更 新 观 念 、 深 化 认 识 。 秘 书 除 增 强 工 作 的 自 豪 感 和 责 任 感 以 外 ， 更 多 的 是 接 受 新 事 物 ， 突 破 传 统 的 思 维 模 式 ， 从 观 念 上 大 胆 创 新 。 一 是 增 强 科 技 意 识 。 既 要 多 掌 握 一 些 现 代 科 技 知 识 ， 不 断 拓 宽 自 己 的 知 识 领 域 ， 把 握 时 代 脉 搏 ； 又 要 用 新 思 维 改 造 传 统 观 念 ， 增 强 分 析 问 题 和 解 决 问 题 的 能 力 。 二 是 倡 导 创 新 精 神 。 在 科 学 的 基 础 上 ， 大 胆 突 破 想 前 人 之 未 想 ， 真 正 树 立 “ 无 新 不 成 文 ， 无 新 不 出 方 案 ” 的 意 识 ， 做 到 人 无 我 有 ， 人 有 我 新 ， 人 新 我 特 。 在 领 导 划 定 的 圈 子 里 想 问 题 办 事 情 固 然 不 用 承 担 任 何 风 险 ， 但 长 此 以 往 将 扼 杀 自 己 的 创 造 性 ， 最 终 不 会 进 步 。 三 是 保 持 团 队 意 识 。 秘 书 既 要 强 调 个 人 素 质 ， 更 要 具 有 团 队 意 识 。 过 去 那 种 靠 一 、 二 个 人 打 天 下 的 时 代 已 经 不 复 返 了 ， 必 须 靠 一 支 有 敬 业 和 协 调 能 力 强 的 队 伍 才 能 成 功 。
2、 加 强 管 理 ， 从 工 作 机 制 上 适 应 。 一 是 优 化 结 构 。 将 懂 经 营 、 会 管 理 有 丰 富 经 验 的 优 秀 人 才 充 实 到 秘 书 队 伍 中 来 ， 从 根 本 上 改 善 秘 书 的 知 识 结 构 。 二 是 运 用 现 代 手 段 培 训 现 有 的 秘 书 队 伍 。 目 前 在 岗 秘 书 一 般 都 不 可 能 离 开 岗 位 培 训 ， 便 捷 的 培 训 渠 道 就 是 通 过 互 联 网 实 现 远 程 教 育 。 这 样 既 可 提 高 水 平 ， 又 能 熟 悉 互 联 网 技 术 ， 可 谓 简 便 、 省 时 、 实 用 。 三 是 建 立 秘 书 动 态 管 理 机 制 。 对 有 能 力 有 水 平 的 秘 书 尽 快 提 拔 到 领 导 岗 位 发 挥 更 大 作 用 ； 不 能 胜 任 的 秘 书 应 尽 快 调 离 。 四 是 改 善 秘 书 待 遇 。 拨 出 专 款 用 以 提 高 秘 书 生 活 福 利 待 遇 ， 同 时 配 置 必 要 的 通 讯 、 交 通 工 具 ， 为 秘 书 创 造 一 个 宽 松 、 愉 悦 的 工 作 环 境 。
3、 积 极 探 索 ， 从 工 作 方 法 上 适 应 。 一 是 建 立 秘 书 信 息 交 流 平 台 。 依 托 秘 书 网 站 ， 实 现 秘 书 信 息 交 流 。 开 发 秘 书 软 件 ， 提 高 工 作 效 率 ， 使 秘 书 腾 出 更 多 的 时 间 去 思 考 一 些 大 事 。 为 单 位 建 设 献 技 献 策 。 二 是 建 成 网 上 秘 书 。 实 现 远 程 咨 询 和 调 研 ， 召 开 网 络 会 议 集 中 一 大 批 优 秀 秘 书 共 同 完 成 高 难 度 课 题 。 率 先 提 高 办 事 效 率 ， 减 少 不 必 要 的 应 酬 和 开 支 。 实 现 无 纸 化 办 公 ， 降 低 成 本 。 三 是 秘 书 工 作 职 业 化 。 探 索 秘 书 无 固 定 服 务 部 门 、 无 固 定 的 领 导 、 无 固 定 的 收 入 ， 实 现 秘 书 服 务 有 偿 化 ， 最 终 达 到 规 范 服 务 的 目 的 。
三 、 秘 书 在 辅 助 领 导 决 策 过 程 中 的 作 用
秘 书 的 首 要 职 责 就 是 为 领 导 制 定 正 确 的 决 策 提 供 多 方 位 的 服 务 。 领 导 的 基 本 责 任 就 是 决 策 ， 而 领 导 决 策 前 的 大 量 工 作 都 是 由 秘 书 来 做 的 ， 所 以 说 ， 秘 书 在 辅 助 领 导 决 策 过 程 中 起 着 十 分 重 要 的 作 用 。
1、 在 改 革 开 放 和 社 会 主 义 现 代 化 建 设 的 大 潮 中 ， 各 级 政 府 决 策 的 责 任 必 然 越 来 越 重 。
作 为 辅 助 领 导 决 策 的 秘 书 ， 要 紧 紧 围 绕 经 济 建 设 这 个 中 心 ， 在 政 治 大 方 向 上 当 好 领 导 的 参 谋 。 衡 量 和 考 核 一 个 秘 书 部 门 的 参 谋 工 作 ， 首 先 就 看 为 这 个 中 心 服 务 得 怎 么 样 ， 就 看 你 的 工 作 是 否 有 助 于 领 导 的 决 策 ， 是 否 有 利 于 社 会 发 展 的 潮 流 。
2、 秘 书 人 员 要 参 “ 谋 ” ， 而 不 要 参 “ 断 ” ， 参 谋 的 目 的 在 于 为 领 导 决 策 服 务 。 秘 书 的 参 谋 工 作 ， 同 其 它 部 门 一 样 ， 都 对 领 导 具 有 从 属 性 ， 都 是 为 领 导 服 务 ， 只 不 过 它 更 直 接 从 属 于 领 导 的 决 策 行 为 ， 是 在 决 策 行 为 全 过 程 中 提 供 参 谋 性 质 的 服 务 。
3、 为 领 导 决 策 服 务 的 参 谋 工 作 要 努 力 适 应 建 立 健 全 决 策 的 程 序 ， 就 一 般 而 言 有 以 下 步 骤 ： 一 是 确 定 决 策 目 标 ； 二 是 拟 定 备 选 决 策 方 案 ， 进 行 论 证 评 估 ； 三 是 确 定 决 策 ； 四 是 决 策 实 施 过 程 中 的 控 制 与 反 馈 。 具 体 地 说 ， 秘 书 部 门 参 谋 工 作 的 程 序 大 体 如 下 ：
（ 1） 当 领 导 选 择 决 策 目 标 时 ， 秘 书 部 门 要 依 据 领 导 打 算 解 决 什 么 问 题 的 意 向 ， 通 过 信 息 和 调 研 ， 广 泛 深 入 地 了 解 有 关 的 真 实 情 况 ， 分 析 和 发 现 工 作 中 的 问 题 ， 为 领 导 确 定 决 策 目 标 时 提 供 参 考 。 （ 2） 当 领 导 酝 酿 决 策 方 案 时 ， 秘 书 部 门 要 围 绕 领 导 已 定 的 决 策 目 标 ， 收 集 和 处 理 有 关 的 信 息 ， 充 分 调 查 研 究 ， 广 泛 听 取 各 方 面 的 意 见 ， 准 确 及 时 地 向 领 导 反 映 对 各 种 备 选 决 策 方 案 反 复 进 行 比 较 、 鉴 别 ， 并 提 出 自 己 的 建 设 性 意 见 ， 报 告 领 导 供 决 策 时 参 考 。 （ 3） 当 领 导 审 定 决 策 方 案 时 ， 秘 书 部 门 要 为 领 导 集 体 的 决 策 会 议 做 好 会 前 准 备 和 会 中 服 务 工 作 ， 以 便 领 导 在 民 主 讨 论 的 基 础 上 实 行 正 确 的 集 中 。 同 时 ， 还 要 做 好 有 关 文 件 的 起 草 、 校 核 等 工 作 ， 准 确 地 将 领 导 作 出 的 决 策 表 述 出 来 并 及 时 下 达 。 （ 4） 领 导 的 决 策 下 达 后 ， 秘 书 部 门 要 通 过 信 息 、 调 研 、 督 促 检 查 等 手 段 ， 及 时 了 解 和 反 馈 决 策 的 贯 彻 落 实 情 况 ， 总 结 经 验 ， 找 出 典 型 ， 促 进 决 策 的 最 后 落 实 。
4、 强 化 秘 书 部 门 的 整 体 功 能 。 领 导 决 策 是 一 个 复 杂 的 系 统 工 程 ， 不 仅 仅 是 秘 书 部 门 的 事 ,需 要 各 部 门 的 通 力 合 作 ， 不 但 要 加 强 秘 书 部 门 内 的 分 工 协 作 ， 还 要 协 调 好 各 个 部 门 的 关 系 ， 营 造 出 一 个 良 好 的 工 作 氛 围 ， 最 大 限 度 的 发 挥 秘 书 部 门 的 整 体 功 能 。文/单 一 力
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