秘书之友 发表于 2012-3-22 08:13:48

在接待工作中遇到“不速之客”该怎么办？

在接待工作中，秘书经常会遇到一些不太受人欢迎的＂不速之客＂，如上门推销产品的，强行摊派或募捐的，拉广告或要求赞助的，也有以材夜思为由企图达到不正当目的的无理取闹者．做好这些人的接待工作，无论对展示秘书个人风采，树立单位良好形象，还是为领导做好挡驾工作，把一部分没有必要由领导亲自接待的来访者过滤掉，使领导集中精力处理大事要事都具有十分重要的现实意义．

这些不速之客具有一些共同特点：一是不预约．他们知道通过预约求见领导成功的可能性很小，为防止吃＂闭门羹＂便采取直接上门的方式．二是口气大．这些人一进＇－３大都喊着要找主要领导或＂一把手＂，或千方百计讨要领导的联系方式，以求通过走上层路线达到自己的目的．三是很执着．这些人大都有三寸不烂之舌和软磨硬泡的功夫，常会摆出一副不达目的决不收兵的架势，所以接待他们时秘书一定要以礼相待，对症下药．剑桥办公管理国际证书考试指定教材《办公室管理》中有这样一则案例，能给我们有益的启示：

黄秘书凭直觉已经感觉到对方只是个广告推销员，但对方既然说与李总经理有约，也不好点破他的造访目的．接过名片一看，他果然是某家杂志社广告业务部的钱经理．黄秘书仍然热情地让坐，端茶，然后问道：＂您是否和李总约定在上午会面？＂＂如果您方便，我希望马上见到李总．＂黄秘书明白了，肯定没有预约．如果是李总亲自约定的，会有具体准确的时间．＂您看，很不凑巧，今天上午李总刚好有个临时会谈．我马上设法和他取得联系，告诉他您在等候，或者另约时间，可以吗？＂钱经理马上表示可以．黄秘书接着说：＂您看我怎么向李总汇报您的情况？＂

黄秘书很快弄清楚了，来访者是为杂志社编纂本市最新工商业名录做广告，拉客户的．这类事已不是第一次遇到，黄秘书深知接待不可草率生硬，来访者中不乏＂无冕之王＂，还是＂恭敬送神＂为好．从李总，得到的答复只有两个字：＂不见．＂黄秘书当然不能对钱经理＂直言相告＂．＂钱先生，真对不起，李总的会谈是和一家客户讨论合同，我不方便进去打断．您看已近中午，怕要耽误您太多的时间了．您看是这样，我公司是华德公司的一家子公司，虽在本市，但多数业务往来还是在与外省和外商之间，全国工商名录上我公司已在册，本市工商名录上再登当然对本公司也有益，具体事项我一定请示李总，并用电话与您联系．您看，我可以打名片上您的联络电话吧？＂＂好，好．＂嘴上说好，钱先生已显不悦．＂

另外，刚才看您送来的资料，我想起我的同行孙小姐曾和我谈起过她供职的公司正要做公关形象广告和业务宣传，您看我是否可以介绍他们公司与您合作…噢，她的联系电话是这个，这是我的名片，您可以直接跟孙小姐联系．＂＂好好＂钱先生说这个＂好＂时和上次不一样．＂钱先生，这资料是否可以多留一份给我：尽管我公司业务范围不太合适，但周末的同行联谊会上，我可以帮您向其他合适的公司宣传，介绍，恐怕更方便些，您看是否可以？＂钱先生告退时的微笑是真诚的谢意，很大成分是因为他受到了热情的接待．黄秘书热情地送他到电梯间．

回到办公桌前，第一件事是给孙小姐打个电话．这里，黄秘书接待的是一位不受欢迎的广告推销员一一钱经理．钱经理的请求虽然没有得到满足，但告退时依然带着＂微笑＂并表示了＂真诚的谢意＂．黄秘书之所以能取得如此好的接待效果，是因为他具有良好的教养，严格遵循了接待工作的基本原则．那么，他是怎么做的呢？
**** Hidden Message *****
第四，传达领导意图．秘书在传达领导意图时既要忠于领导意图，确保原汁原味，又要讲究技巧，让对方乐于接受．这里，黄秘书就做得特别好．他没有把李总＂不见＂的答复＂直言相告＂，避免了使对方难堪，尴尬甚至愤怒．．　●高元生

橄榄树 发表于 2012-3-22 16:34:10

看来这个黄秘处理真的不错，学习一下

smhmilymzz 发表于 2012-3-23 09:28:38

看来这个黄秘处理真的不错，学习一下

一颗 发表于 2012-3-23 11:06:28

谢谢，学习了，学习了

zhongcaizhou 发表于 2012-3-23 11:14:42

待人接物。学习。{:soso_e113:}

hcb137 发表于 2012-3-23 12:26:51

学习一下,看这个黄秘处理真的不错

一片丹心 发表于 2012-3-23 16:09:36

？？？？？？？？？？？？？？？？？？？？？？？？

雨声 发表于 2012-3-23 18:06:33

很有帮助！应该好好学习一下！

zyz_jsnt 发表于 2012-3-23 21:40:06

很有帮助！应该好好学习一下！

小谢 发表于 2012-3-23 23:38:29

实用，实用，实用，实用，实用，实用，
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