关于加强基层文秘工作建设的思考
文秘工作对领导者的决策水平和单位的工作效率起着举足轻重的作用。随着改革开放的深入发展，文秘工作依据其本身具有的特性，其服务内容也在不断的拓宽和延伸。笔者在煤炭企业从事文秘工作多年，结合几年来的工作情况，谈几点认识和体会。一、对文秘工作的几点认识
笔者从事文秘工作已经9年，从基层煤矿到公司机关，每天都在处理文件、撰写材料，回顾自己在文秘岗位走过的9年历程，深感从事文秘工作受益匪浅。文秘这个工作岗位标准高、要求严，它需要你不但要拥有良好的文字功底，流利的表达沟通能力，还需要你具备高效的工作效率、良好的部门协调能力。
做好服务是文秘工作者的一项基本工作。文秘工作是一项辛苦又光荣的工作，为领导、为基层、为职工服务，是企业文秘人员的天职。不管是起草文件、撰写讲话稿，还是搞行政服务工作，它的成绩和效益都不会非常明显。因此，文秘人员必须要提高自己的思想境界，树立不为名、不为利、埋头苦干、无私奉献的精神，甘当“无名英雄”。这很容易使一些同志对自己工作的价值产生疑惑，认为文字秘书的岗位太普通，太平凡，做不出什么大的成绩。的确，文字秘书的岗位是普普通通、平平常常、不引人注目的，但这并不能说明文字秘书的工作不重要，更不能说文字秘书不能有大的作为。众所周知，对于企业来说，大到各项方针政策的制定，小到每项具体工作的组织实施，都离不开文字工作。文字秘书所写的文字材料首先必须充分体现领导的意图，这是由办公部门的性质所决定的，但并不排斥文字秘书个人创造性的发挥。在不背离领导意图的前提下，文字秘书完全可以把自己经过学习思考、调查研究形成的思想观点融入到材料之中，提供给领导做决策参考。因此，从事文字秘书工作的同志，要正确地看待自己的工作岗位，立足于本职工作，自觉为领导和其他职能部门做好服务。
吃苦耐劳是文秘工作者的一项基本素质。作为一名文秘工作者，必须要具备吃苦耐劳的精神，要认识到任何事情都不可能一蹴而就。在起草材料之前，首先必须要弄清领导的意图，然后精心构思，认真思考，阅读大量的相关资料，才能投入写作，一份文字材料，往往要经过多次修改才能完成。起草文字材料是一项艰苦的脑力劳动，有时材料要得急，为了赶写材料，经常需要加班加点，打通宵、“连轴转”都是家常事。当别人休息娱乐或已进入梦乡的时候，往往是文字秘书伏案写作、紧张工作的时间。而且，这种超负荷的劳动不分“淡旺季”，是常年不断的疲劳战。因此，如果没有吃大苦、耐大劳的精神，是干不了、干不好文字秘书工作的。这项工作虽然劳累辛苦，但苦中也有甜。每当一份材料完成得到领导的肯定和赞许时，每当自己的思路和观点被领导所采纳，都是文字秘书最高兴和最欣慰的时候。其实只要自己的劳动被组织、被领导、被同事所认可，对企业的发展有益，那么，所有的苦和累就都是微不足道的了。
做好保密工作是对文秘人员的一项基本要求。 一个文秘工作者，经常会接触到本单位的机密。因此，文秘人员必须时刻保持清醒的头脑，做到不该说的“守口如瓶”，不该做的“纹丝不动”。 凡是符合“保密法”要求做到的和领导要求的具有保密性质的内容，文秘工作人员都必须做到，这是一个文秘工作者能否胜任的最起码的条件和要求。文秘工作者不仅要做到对周边工作人员不泄密，而且还要做到对亲戚朋友不泄密；不仅要做到白天不泄密，而且还要做到晚上不泄密。当文件的内容与朋友或家属有密切关系，那也要“打掉牙，往肚里咽”，要像无数革命先烈一样，为了保守党的机密，视死如归，国家利益至上。树立服务观念、公平正义、顾全大局，为此在某种意义上讲，文秘工作者要做到“六亲不认”。
同时，还必须具备以下素质：一是牢固树立忠诚的思想。要忠实于企业，诚实做人。文秘人员的品德优劣直接关系到工作大局和领导在职工中的形象。因而具备忠诚的品德尤为重要。文秘工作者在任何时候都要作风正派、光明磊落，做老实人，办老实事，说老实话。二是牢固树立敬业的思想。要热爱本职工作，忠于职守。文秘工作岗位重要，责任重大。只要每位文秘工作者树立了正确的人生观、价值观和从业观，不断增强做好文秘工作的责任感和光荣感，把做好自己的本职工作作为崇高的职责，尽心尽力，爱岗敬业，就一定能够在平凡岗位上做出成绩来。三是牢固树立奉献的思想。要不计较个人得失，具有任劳任怨的工作精神。文秘工作繁杂，辛苦，应当甘于吃苦，乐于奉献，埋头苦干，坚持做到以事业为重，工作为重。四是养成踏实的作风。要坚持实事求是的工作态度。不论办文、办事，还是进行信息调研、督促检查，都要从客观实际出发，反映的问题，都应是真实可靠的，决不能道听途说，凭主观臆断。五是养成高效的作风。要力求事半功倍的工作效率。文秘工作的重要地位和作用，要求文秘人员的工作应当是高效的，文秘人员应当树立效率的观念，具有雷厉风行的作风、科学的组织能力，以保证工作任务的圆满完成。
二、当前企业文秘工作中普遍存在的问题
（一）存在的问题
当前，由于种种原因，企业文秘队伍建设力度偏弱，文秘人员青黄不接问题越来越严重。主要表现在：
1、人员数量严重不足。许多单位除了办公室主任外，没有专职文秘人员，一些办公室主任坦言，由于日常事务繁杂，工作量太大，挤不出时间和精力来专心从事文秘工作。一些单位的班子成员因没有专职文秘人员不得不亲自从事文秘工作，有的单位经常被迫向外求援找“写手”。当前，文秘人员不足的问题，已引起各级各单位的强烈共鸣。
2、整体素质有待提高。主要是敬业精神有差距。有的文秘人员责任心不强，害怕吃苦，缺乏应有挤劲、钻劲和韧劲，心浮气躁，见异思迁，不思进取，一年到头难见搞一次调研，难得写几篇文章。
3、混岗现象比较突出。一些单位从下属单位或其他单位选调了一些文秘人员，却无法正式调入，有的长达数年之久，造成明显的混编混岗现象。
（二）问题产生的主要根源
当前，企业文秘工作队伍建设中存在的问题和困难，其原因既有受国家宏观政策调整、体制限制的影响，又与各级各部门对文秘工作重视不够，在实际操作中缺乏灵活性有关，也与文秘工作人员自身努力不够不无关系。
第一，办公条件较差。多年来，笔者曾经到过许多兄弟单位办公室系统学习调研，关于文秘工作最有感触的问题就是，许多单位没有为文秘人员配备专门办公室，与接待室或值班室混合办公。这些场所人员来往频繁，电话铃声不断，不利于文秘人员专心工作。有的单位没有给文秘人员配备专用电话、电脑等必要的办公设备，文秘人员工作不方便，效率大打折扣，影响了工作的正常开展。
第二，工作负荷较大。文秘工作作为一项服务性工作，临时性、突击性任务较多，文秘人员时刻处于临战和待命状态，经常加班加点，精神压力和工作强度较大。许多文秘人员患有视力下降、腰椎盘突出、颈椎病等职业病，身体素质每况愈下。
第三，待遇相对较差。相当一部分单位没有建立健全相应的工作激励机制，对文秘人员既没有加班加点补贴，也没有明确的岗位津贴，在经济待遇上也不及其它工作人员。加之从事的工作非本单位中心工作，尽管整天忙忙碌碌，但工作成绩难以量化，难为领导所注意，相比而言，得到提拔重用的机会较少。很多同志不愿从事文秘工作，不安心于文秘工作，也进一步加剧了文秘人员匮乏问题。
第四、学习培训抓得不够。近些年，煤炭企业对文秘人员培训主要采用以会代训的形式，组织文秘人员进行系统集中培训较少，与外界开展学习交流也很不够。加之一些单位为文秘人员创造的学习条件有限，以及文秘人员自身主观方面的一些原因，部分文秘人员知识逐渐老化，视野不够开阔，创新意识不强，动手能力较差。
三、对文秘工作的几点建议
当前，煤炭企业文秘队伍建设问题已成为办公室系统的一大“短板”，加强文秘人员队伍建设已迫在眉睫。针对当前文秘队伍建设的困难和问题，需要各单位要进一步解放思想，创新思路，落实措施，切实加强文秘队伍建设，以业务建设、能力建设为重点，着力在扩充队伍、改善条件、提升素质上下功夫。
1、要加强学习交流。以文辅政是文秘人员的首要职责，是衡量工作水平的主要标尺。各级各单位要尽可能创造条件，利用一切机会，加强文秘人员的学习培训，促进文秘人员业务素质和工作能力的提高，提升服务水平。一方面要加大培训力度。要着力建立健全学习培训长效机制，创新培训形式，采取会议培训、集中培训、印发资料等方式相结合，多形式，多渠道，加强对文秘人员业务素养的系统培训。同时，要注重提高培训的针对性和目的性，增强培训效果。另一方面要加大学习交流力度。他山之石，可以攻玉。经常“走出去”，加强与外界的学习交流，适时安排文秘人员到上级部门学习，组织文秘人员赴外地参观考察，通过学习外地的先进经验，借鉴别人的成功做法，拓宽视野，完善工作，提升水平。各单位要鼓励文秘人员互相交流学习，加强联系，互通有无，促进共同提高。与之同时，文秘工作者要严于自律，勤于自学，把学习当作一种习惯，一种追求，不断丰富知识结构，提高自身综合素质。
2、要改善工作条件。要坚持“以事业留人，以感情留人，以适当的待遇留人”的原则，对文秘人员高看一等，厚爱一筹，使文秘工作者在经济上有甜头，政治上有奔头。第一，要大力改善办公条件。要急其所急，办其所需，积极为文秘人员解决好办公场所，配置好电话、电脑等办公设备，切实改善办公条件，提高工作效率。第二，要营造宽松的工作环境。多理解、宽容、支持文秘人员的工作，不求全责备，大力营造有利于文秘人员干事干成事的浓厚氛围，激发文秘人员的工作热情。第三，要适当提高各项待遇。要根据文秘工作的特点，适当建立工作激励机制。如：文秘人员上稿激励机制，对在中央、省、市、有关刊物和媒体上发稿的，给予一定的物质奖励。有条件的，要发放加班补贴。同时，在政策允许范围内，在评先评优、晋级晋职等方面，优先考虑文秘人员，形成优秀人才做文秘工作、文秘人员优先提拔的用人导向，始终保持文秘人员队伍的工作活力和创作激情。
3、要拓宽进人渠道。不断创新文秘人员选拔机制，拓宽选拔渠道，把高素质、肯奉献的人才选拔进文秘人员队伍来。在坚持原则的前提下，对文秘人员的调动问题，要灵活处理，特殊对待，单位有编制空缺时，要优先补充文秘人员，保证优秀人才能顺利进入文秘工作岗位。
“天行键，君子以自强不息。”总之，文秘工作在很大程度上代表着一个单位的形象，是一个单位的工作重心，也是一个单位与外界、单位内部工作的交叉点。学会并干好文秘工作，是对人综合能力的强力锻炼。衷心祝愿我们煤炭企业的每一名文秘工作人员，既要耐得住寂寞，又要提升意志能力，做到在工作中敬业奉献、开拓创新、团结协作、认真学习、积善慎独、自我完善，以良好的工作态度、工作作风、工作形象，为企业发展做出一个文秘工作者应有的贡献。
秘书是辅助领导开展工作的参谋与助手，秘书工作的优劣直接影响着领导决策的执行与落实的效果。特别是基层煤矿企业的秘书工作者，当好领导的参谋助手，对矿井的安全生产起着至关重要的作用。下面，笔者就如何做好基层煤矿秘书工作谈一点浅薄的认识，企盼与同行更深层次的共同思考与探索这一课题。
一、基层煤矿秘书工作的特点
一般来讲，基层煤矿秘书工作有以下三个特点：
1、工作条件苦
煤炭企业集团一般都有多个下属子公司，子公司下辖几个或多个产能不等的矿井。由于煤炭赋存条件的限制，除一些建井时间很早的成熟矿区外，这些基层煤矿往往都建在自然条件较差，经济、交通等都欠发达的地区。在这里工作的秘书工作者，办公条件肯定无法与政府机关秘书工作人员和集团公司总部的机关工作人员相比。工作环境较差，办公条件简陋，生活条件艰苦就成了基层煤矿秘书工作者的一大特点。
2、工作压力大
秘书工作一般来讲有三大职责，既：办文、办事、办会。秘书工作又带有很强的综合性特点，面宽事多，联系较广，工作中需要具备多方面的知识，掌握多种技能，需要不断积累经验。基层煤矿的秘书更是如此，集团公司各部室下发的各种文件精神，经矿领导审阅指示后，要下达到各责任单位督办落实。在办文上，要依据公文文种要求，经常处理矿井内部的党务、政务公文的起草，校对等工作。起草领导的讲话稿、汇报材料、总结、报告等各种文字材料。同时，还要负责矿井史志材料的收集、起草；党务、政务信息的收集上报等工作。在办事上，除正常的接待、承上启下的交往工作外，由于办公室担负着“不管部”的职能，所有不能对口交办的事情，最后都要由办公室负责办理，所以，在干好领导交办的各项工作的同时，秘书人员还要把各口“剩余不管”的事情全部办结。在办会上，会议材料的准备，会期的安排、会场的部置等服务会议的工作，秘书都需要去办理。秘书的工作性质，决定了他经常要加班、夜里伏案工作，工作的压力很大。
3、收入水平低
基层煤矿秘书工作者虽然工作条件艰苦，工作压力很大，但收入水平与公务员、集团公司工作人员和生产单位的干部职工相比要少的多。秘书工作岗位是在井上，这在煤炭企业的收入分配结构上就决定了收入水平不可能超越井下干部职工收入。在这种工作条件艰苦、工作压力大，收入水平低的情况下，秘书工作者更需要调整好自己的心态，要正确认识待遇与工作的关系，秘书常在领导身边工作，为领导当好参谋助手是秘书工作者的无尚光荣，要发扬老一代基层煤矿秘书工作者“守得住清贫、耐得住寂寞”的良好职业操守。
二、基层煤矿秘书应具备的素养
基层煤矿秘书工作者，为能适应基层煤矿综合性强的特点，应该具备以下四种素质：
1、要有强烈的求知欲
“立身百行，以学为基”。当今时代，知识快速更新，科技日新月异，新生事物层出不穷，不学习就跟不上形势，就难以做好工作。基层煤矿秘书工作者，要适应矿井秘书工作的需要，必须具备两方面的专业知识，一是秘书专业知识，二是矿井安全生产专业知识。
在秘书专业知识方面，要有较强的文字处理水平，熟练掌握13种公文文种的适用范围，特别是要熟练掌握“通知”、“请示”、“会议纪要”、“函”等几种常用的公文起草技巧，公文发文办理流程和先进事迹材料、领导讲话稿、调查报告等各类公文的起草技巧。
在煤矿安全生产专业知识方面，要掌握采、掘、机、运、通、排、抽这七大系统的基本专业知识。矿井党务工作专业知识。这些知识是煤矿安全生产和党务工作的专业技能，基层煤矿秘书工作者要想成为一名称职的、能够发挥领导参谋助手作用的秘书，就必须掌握这些知识。掌握以上两大项专业知识的途径就是始终保持强烈的求知欲，不断加强自身学习，特别是煤矿的安全生产专业知识，需要经常性地向矿井技术部的工程技术人员学习，时时掌握矿井的安全生产情况。只有这样，才能写出切合实际的文章来。
为适应现代化办公的需要，熟练掌握各种办公软件的使用技能，也是基层煤矿秘书工作者的必修课，这些知识的掌握都需要不断学习和提高。
2、要有强烈的责任心
基层煤矿秘书工作者服务的对象是矿长、党委书记和其他副职领导，煤矿的高危险性和艰苦性使矿级领导必须具备高度的责任感，矿领导既要处理繁重的矿井安全生产问题，又要最大限度的解决职工的生活娱乐问题，可以说，大到矿井安全生产，小到职工吃、喝、拉、撒，矿领导都要付出很大精力去管理和解决。他们还要经常性地与区队干部一起值班、在井下一线跟班，现场解决生产中的安全技术难题，长期的脑力劳动和体力透支给矿领导带来的精神和肉体上的劳累是不言而喻的。作为秘书，领导把自己放到这样重要的位置上，没有任何理由不尽心竭力地把本职工作搞好，要有为矿领导排忧解难的强烈责任意识。责任意识又体现在“自我负责”上，尽职尽责地把本职工作干好，也是对自己负责的具体体现。
3、要有强烈的服务观
服务是秘书工作者的永恒主题。要做好服务工作，必须从内心真正树立起强烈的服务观，端正服务态度。随着煤矿安全生产形势的不断变化，对基层煤矿秘书工作者也提出了更高要求。这就要求基层煤矿秘书工作者要用新的眼光审视工作，新的观念谋划思路，在实践中不断探索基层煤矿秘书工作的新路子。一是要在超前服务中求主动。对各项工作要主动谋划，超前介入，化被动为主动，为领导提供前瞻性服务。二是要在规范服务中求创新。基层煤矿秘书工作综合性高，工作量大，长期的劳累容易陷入僵化的工作模式，因此，我们必须要注意对现有工作的改进，在继承中创新，在创新中突破，常做常新，精益求精。三是要在服务手段上力求高效。加快办公自动化建设，要强力推行电子政务、网上办公，不遗余力地向决策层建议建立管理信息系统和决策支持系统，努力实现办公手段新革命，服务水平新跨越。
4、要善于主动沟通协调
统筹兼顾、综合协调各方力量，是基层煤矿秘书工作者所必须具备的技能之一。综合协调各方力量才能形成合力，提高工作效率，确保工作质量。沟通协调的对象主要有两大项，一项是对内的沟通协调。主要指矿井内部搞好领导之间、班子之间、科室之间、上下级之间以及其他各个方面的联系和沟通。一项是对外的沟通协调。主要指与政府各相关部门之间、上级集团公司各部室之间、矿井与矿井之间，以及地、企关系协调、工农关系协调等。对一些难事、急事、琐事和其他部门不便协调的事，要勇于承担，自觉做到难事不推、急事不缓、琐事不烦，确保所协调的工作无纰漏、无偏差、无贻误。
三、基层煤矿秘书的主要工作重点
基层煤矿秘书工作者的主要工作内容仍是三大项，既：办文、办事、办会。笔者根据14年的基层煤矿秘书工作经验，认为“办文”是秘书工作者的主要工作重点，也是秘书工作的难点。为此，笔者重点就基层煤矿秘书工作者的办文工作谈一些浅薄的认识。
1、严把公文文种和发文办理流程
基层煤矿的公文起草很大一部分是由相关科室根据工作需要自行起草文稿。如：矿井安全部主要起草“一通三防”、“隐患排查”等涉及到安全工作方面的公文。采掘科主要起草关于生产管理的相关公文等等。相关科室在起草公文稿时，由于起草人文秘专业知识的局限性，难免会有公文文种用错的事情，基层煤矿秘书工作者就要严把文种的使用关。一般来讲，经常出现错误的有以下几点：一是上行文种“请示”不能按照“一文一事”的要求进行起草，把相关的几个事放在一起请示。二是把“请示”与“报告”联起来用。三是搞不清平行文“函”的适用对象。起草者在给不相隶属的部门行文时，用“请示”而不用“函”。在实际工作中还存在一些文种混用、文字表达不准确等情况，需要秘书工作者认真对待。
无论是上行文还是下行文，为保证行文的程序化、规范化、制度化，必须建立一套完整的办文流程。基层煤矿秘书人员要自觉按照办文流程操作，以确保公文流转无差错。
办文流程应按照“似稿——审核——签发——注发——复核——缮印与校对——用印——登记、分装、发出——对外催办”这九道流程。秘书人员要严格把好审核、缮印与校对这两个关口，从行文规范、文种正确、公文格式、文字表达等多个方面进行把关。行文要符合《中国共产党机关文书办理条例》和《国家行政机关文书办理办法》的相关规定。
2、做好领导讲话稿的起草工作
领导讲话稿的起草占基层煤矿秘书文字工作的很大比例，怎样才能写出让领导满意的讲话稿，下面从以下几个方面加以探讨：
一是掌握讲话稿的写作技能。掌握讲话稿的起草程序和写作技能，是每个基层煤矿秘书人员应具备的一项基本功。这项基本技能包括扎实的文字功底；把握讲话稿的整体谋篇布局的能力；突出讲话重点、把握文脉起伏、引导听众情绪的能力；运用各种写作技巧为领导讲话增彩增色的能力。
二是熟悉讲话稿的分类。基层煤矿领导讲话稿的分类，一般来讲可以分为会议类、宣传类、礼仪类这三大项。会议类主要包括工作会、职代会、动员会、表彰会等类型的讲话。宣传类主要包括通过广播、电视、党课教案等发表的讲话。礼仪类主要包括欢迎词、感谢词、慰问词、祝贺词等。秘书人员必须熟悉并掌握这些不同讲话稿的写作技巧。
三是熟悉领导的讲话风格。基层煤矿矿长平均任期都在三年左右，基层煤矿秘书工作者一般都要服务多届领导。不同的领导由于工作经历不同、受教育程度不同、工作方法不同、个人性格不同，他们都有着各自不同的讲话风格。有的喜欢高调，有的喜欢低调，有的喜欢语句华丽，有的喜欢语言朴实。这样的差异是秘书必须了解和熟悉的。写出的讲话稿一定要全符合领导的讲话风格。
四是吃透领导讲话的目的。要充分领会领导开会讲话的意图。领导开这个会是要解决什么问题。目前存在的问题有哪些。存在问题的根源是什么。解决问题的思路是什么。通过这次讲话要达到什么效果。这是吃透领导讲话精神所必须解决的问题，也是这篇讲话的中心思想，更是能否起草成功的关键所在。
五是收集材料列好提纲。确定了讲话的中心思想，就要收集写好这篇讲话所需要的材料。比如，笔者在起草一篇《在创建鹤煤集团公司“标杆矿井”动员大会上的讲话》前，就收集和掌握了矿井在质量标准化建设上与兄弟矿井相比有了一些差距的材料，上级领导检查出的一些问题的材料，矿井内各生产单位质量标准化工作有所滑坡的材料。在上级领导检查评比后，矿领导深刻认识到了质量标准化存在问题的严重性，并做出了要创建集团公司质量标准化矿井的决定。为此，召开全矿动员大会，向全矿干部职工宣布这一决定。
当所需材料全部收集齐后，按照领导要求，笔者先列出了这篇讲话稿的提纲：1、做出这一决定的原因，这里面包括矿井先前质量标准化工作的先进史；目前矿井质量标准化滑坡的现状；分析质量标准化滑坡的原因；指出质量标准化滑坡对矿井安全工作的危害2、提出具体目标，如质量标准化工程的确定及责任单位，负责人、进度表等。3、实现具体目标的方法。4、加强考核、突出奖罚的要求。5、鼓舞士气、坚定信心的号召。
六是撰写初稿修改完成。列好提纲后，就要全身心地投入到初稿的撰写过程中。力求使讲话稿结构紧凑、层次分明、通俗易懂、哀梨并剪。初稿完成后，要围绕讲话的主题要求，对初稿反复修改，补苴调胹。
3、做好秘书的日常工作。
基层煤矿秘书的日常工作一般有一下几项：
一是办公室整理。这项工作一般都安排专职的通讯员去完成，领导班子成员都是秘书服务的对象，领导下班后，秘书要提醒通讯员把每位领导的办公室打扫干净，使领导有个干净舒适的办公环境。
二是会议记录和会议纪要的整理。秘书一般要参加各种专题会议，其中每周各一次的矿务会（总经理办公会）和安委会是秘书记录工作必不可少的内容。速记是秘书的基本功，要掌握会议记录的基本要求和技巧，忠实地记载会议实况，保证记录的原始性、完整性和准确性，做到重要内容不漏记。会议纪要是一种法定的公务文书，其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴，必须遵循应用写作的一般规律，严格按照公文制发处理程序办事。
三是信息收集整理工作。基层煤矿秘书要注意收集与生产、安全、经营有关的各方面的信息，收集加工信息，是为了更好的服务领导，让领导了解更多的情况，为决策服务。信息收集工作经常会涉及一些需要保密的事情，所以秘书一定要强化保密意识。要做到及时、准确、充分、适用、经济。
四是领导个人资料的整理。秘书经常会为领导撰写一些个人材料，如先进事迹材料、个人简介、述职报告、职称材料等，这些经常会用到领导家庭成员的材料，在收集整理的同时，一定要把保密工作做好。
五是做好接待工作。矿井经常要接待上级领导的查检；兄弟单位来访和其他需要接待的客人。这项工作一般都有办公室专职人员负责，秘书人员主要负责相关文字材料的准备。
六是做好值班工作。基层煤矿秘书人员参加办公室值班。在值班时一要 办理好领导交办的事务 。二要上传下达，沟通内外， 三要认真处理来函、来电 。四要 随时掌握领导的外出活动情况，以便有事及时通知。五是协助保卫部门加强安全保卫。
七是做好矿志材料的收集上报工作。矿志是记录煤矿发展轨迹的重要文献资料，鹤煤集团公司已经坚持出版《鹤煤集团年鉴》多年，为鹤煤集团的发展留下了详实的文献资料。每年收集整理矿志材料就成了秘书工作必不可少的一项工作。内容包括大事记、先进集体、先进个人材料整理、矿井重大技术创新，改、扩建工作等。
以上只是笔者对做好基层煤矿秘书工作的一点浅薄认识，希望通过交流，能向更多经验丰富的老师学习，使自己的工作水平进一步提高。
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