老秘谈如何提高办公室人员的写作能力
办公室作为秘书工作机构 , 承担着助手 、参谋 、协调和公关等职能 。秘书要实现这些职能 , 都离不开应用文写作 。写作能力是人的思维能力 、文化程度 、知识和文字表达能力的综合体现 。应用文写作不同于文艺创作 , 它有自己特定的内容和要求 。秘书要培养应用文写作能力必须从以下几方面着手 。一 、勤于积累材料办公室是指挥部 , 是单位主管进行决策 、指挥 、管理的重要场所 ;办公室又是工作室 ,一切信息在这里汇总 、整理 , 一切指令从这里发出 , 工作业务联系在此进行 , 日常各种事务在此处理 。秘书可以利用这得天独厚的条件 ,注重在平时积累材料 。收集应用文写作材料要重点注意以下几方面的内容 : 党和国家的方针 、政策 、法规 ,上级下达的指标 、任务等 ; 本单位 、本部门的各种文件 ,如计划 、总结 、统计报表 ; 本单位 、本部门群众的反映 ; 有关行业和单位的情况 ;新闻媒介传播的信息等等 。办公室人员积累材料可采取以下方法 :
(一) 编写工作简报简报就是单位简要情况的报道 , 它是一种具有汇报性 、交流性和指导性的简短 、灵活的事务文书 。本单位的重大事件 、突发性事件 , 以简报的形式加以报道 ;本单位的工作 、生产 、技术 、经营 、管理等各个方面出现的新情况 、新问题 ,也往往通过简报提请各部门重视和研究 ; 单位所属各部门的情况也可通过简报来传道和交流 。简报还可成为下情上达 、上情下达 、单位之间交流情况的媒介 。
(二) 编写大事记大事记是按照时间的先后顺序 , 用简洁明了的文字记录本单位 、本部门政治 、业务等各方面重大活动 、重要事件的事务文书 。大事记可以完整地反映一个单位的概貌 , 反映一个单位的变化 、发展 , 对于总结工作和提高管理水平有重大作用 。
(三) 撰写工作日记办公室工作事务繁杂 , 办公室人员要养成记工作日记的习惯 , 把平时处理各项工作的过程 、做法 、收获和体会及时记录下来 , 既积累了材料 , 又锻炼了文笔 ,可谓一举两得 。办公室人员要做有心人 , 收集材料要贯穿工作的始终 。例如写好一个单位的年终工作总结 , 就要收集以下材料 :上级布置的工作任务是什么 ,结合本单位具体情况制订的计划内容是什么 , 围绕计划做了哪些工作 , 取得了哪些成效 , 同行的评价是什么 , 本单位员工的感觉是什么等等 。只有用心去观察 ,并随时积累 ,占有丰富的材料 ,写作时才能得心应手 。
二 、勤于揣摩文体结构办公室人员常用的文体类别主要有公务文书 、会议文书 、事务文书 。写应用文很讲究条理的清晰 ,严密平正的结构是应用文清晰条理的基础 。严密 , 主要是要求结构的完整 ;平正 ,主要是强调结构的自然 。结构是为文章主题服务的 ,应用文的主题千差万别 ,结构应根据文章的不同目的进行相应的调整 。如果忽视了应用文的结构 ,写出的文章结构呆滞 ,就难以引起阅读者的注意 ,也就难以达到其实用的目的 。把握应用文结构需从以下几方面着手 :。**** Hidden Message *****
三 、勤于锤炼语言应用文的立意 、材料 、结构 、风格都必须依赖语言得以体现 , 语言是思想的物质表现 、是思想的外壳 , 文章的语言和思想相互依存 , 语言的有力取决于思想的有力 ,语言的新颖取决于思想的新颖 ,但语言对思想有强大的反作用力 。锤炼应用文语言要做到以下几点 :
(一) 简练应用文要做到观点明确 ,语言力求干净利落 ,能传达清晰的思路和写作目的 ,实现文章为应用服务的目的 。要做到这一点 ,就要反复琢磨提炼应用文的语言 ,用最准确而精简的字词表达文章的内容 , 用最精练的语句说清事情 , 不要在同样的意思上反复 。当运用记叙的表达方式 , 记述事件的发展过程 、变化过程时 , 要交代清楚记叙的六要素 ,即时 、地 、人 、事 、因 、果等 ,使读者掌握内容的基本要点和线索 。平时要经常阅读古今中外的好文章 ,多积累多体会 ,实际写作中加强炼字 、炼句 。同时 ,要在修改过程中下功夫 。因为初稿的语言常会显得粗糙 ,不简练 、准确 ,有的语句不够通顺 ,有的语气不太合适 ,有的词义过于冗繁 ,这些都需要反复修改 ,所谓文章不厌百回改 。
(二) 准确应用文的语言对准确的要求比文学作品要求更高 。不准确的词语 、模糊的词语都会造成理解的歧义和错误 。应用文要选择最为贴切的词语 , 概括事物状况和本质 、特点 ,提出目的要求都要十分准确分明 。应用文写作者在表达时要寻找最为恰当的词语 ,弄清它们的切实的含义 ,使应用文的语言能正确地记载与传递信息 。在表述事件发生的时间时 ,应确切地写出具体时间 ,如某公司员工违纪 ,公司决定给予行政记过分处分 ,奖金停发半年 ,表述时不能只写“免奖半年”,而应准确地写清楚“免奖半年 ,自某年某月某日始至某年某月某日止”。在表述事物的性质时 ,应选用词义确定的词语 ,如挪用公款和滥用公款 ,一字之差 ,性质就完全不同 。如果选用词义不确定的词语 ,则无法准确地反映客观事物的本质属性 、形态以及作者的意图 。
(三) 生动在语言表达做到简练 、准确的基础上 , 恰如其分的 、生动的语言会使应用文的观点更鲜明 , 主题更突出 ,给读者留下更深的印象 。当然 ,应用文语言的生动性不能违反简练 、准确的要求 ,不能刻意堆砌华丽的语言 ,生动不是目的 ,而只是为了更好地表达主题 。古代诗文中有许多充满哲理的语言 , 如在文章中加以引用 ,可为文章增色 。如一篇工作经验总结 ,主要介绍企业如何以人为本 , 加强管理 , 激发员工积极性 ,增强企业凝聚力 ,总结以“为有源头活水来”为标题 ,新颖生动 。一篇会议讲话稿 , 运用杜甫《春夜喜雨》中的诗句“好雨知时节 ,当春乃发生”引出下文 ,强调会议的重要性和必要性 ,可加强文章的感染力 。“世事洞明皆学问 ,人情练达即文章”,写好文章功夫不仅在文章内 , 也在文章外 。办公室人员只要不断丰富自己的学识 ,围绕自己的工作形成知识体系 ,并不断提高自己的思想境界 , 勤奋工作 , 在实践中经受锻炼 ,积累经验 ,就一定能写出较高水平的文章 。文/王敏杰 办公室业务 单位的年终工作总结 , 就要收集以下材料 :上级布置的工作任务是什么 ,结合本单位具体情况制订的计划内容是什么 , 围绕计划做了哪些工作 , 取得了哪些成效 , 同行的评价是什么 , 本单位员工的感觉是什么等等 。只有用心去观察 ,并随时积累 ,占有丰富的 受益了，千里之行，始于足下，生动在语言表达做到简练 、准确的基础上 , 恰如其分的 、生动的语言会使应用文的观点更鲜明 , 主题更突出 ,给读者留下更深的印象 。 新手加强学习 非常感谢各位前辈同仁的经验和精华 在这里真的是学习了，谢谢分享啊…… 勤写，多思，善交流，才能写出好文章。 真正实用的好文章，正需要学习。 很值得学习、研究！谢谢楼主！ 我能否看一下隐藏的内容？ 很值得学习、研究！谢谢楼主！ 很不错 受用了 谢谢啊 学习至上啊。。。。。。。。。。。 非常非常好，谢谢您的分享 准确应用文的语言对准确的要求比文学作品要求更高 。 从事相关的工作，需要好好学习，谢谢 好东西 歇息诶分享了啊你是好的人啊 啊