做好参谋助手的几点体会

大明老秘 发表于 2009-4-16 20:39:31

做好参谋助手的几点体会
刘玉党
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“国之废兴，在于政事；政事得失，由乎辅佐”。党委办公室是沟通上下的桥梁，联系左右的纽带，传递信息的中枢，是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足。这就要求在党委办公室工作的同志应具有较高的出谋划策、参与决策的能力，这种“谋事”能力的强弱，在一定意义上，决定了各级党委工作的质量和水平。我曾在威海市委秘书长的岗位上工作了三年多，对怎样做好参谋助手，有几点切身体会与大家交流和探讨。<?XML:NAMESPACE PREFIX = O /><o:P></o:P>
一、要主动出击，善于谋在前，力求参得准<o:P></o:P>
办公室工作要围绕领导的需要转，围绕中心工作转，围绕发展大局转，所以现代秘书学的许多论著在秘书工作特点的论述中，都把“被动性”作为秘书工作的特点之一。比如要举办什么活动、召开什么会议、准备什么材料，都取决于领导的需要。但被动性强不等于无所作为，在实际工作中，“在服务中把握主动”、“从被动中争取主动”这两句口号已被越来越多的秘书工作者所认知、所接受。<o:P></o:P>
曾经读过这样一个故事：有三只青蛙掉进了鲜奶桶里。第一只青蛙想：“这是神的意志。”于是它一动不动，静静地等待着死亡。第二只青蛙想：“这桶太深了，没有希望出去了。”于是它在绝望中慢慢死去。第三只青蛙想：“糟糕，怎么掉到桶里了，但只要我还能动，就要奋力向上跳。”它不停地跳，慢慢地，牛奶的表层凝固了，青蛙的后腿碰到了坚硬的表层，于是它奋力一跃，终于跳出了奶桶。这个故事说明，一味被动无出路，主动一步天地宽。当好参谋助手，就要善于在时间上争主动，在参谋上争主动，在“补位”上争主动。主动出击要注意把握好“三性”：<o:P></o:P>
一是把握规律性。办公室工作中常规性的和有一定规律的工作不少。因此，不要消极等待领导安排，而应主动着手，提前介入，早做准备。<o:P></o:P>
二是把握灵活性。一方面要善于抓主要矛盾，即善于分类排队，分清主次轻重，不能不加选择，眉毛胡子一把抓，其结果必然是螃蟹吃豆腐，吃得不多，抓得挺乱。另一方面要善于抓突破口，对领导临时交办的任务、处理应急事件和突发事件等非确定性的工作，重要的是有灵活应变能力，善于寻找并抓住工作的突破口、切入点，做到巧筹划，分清轻重缓急；巧运作，忙而不乱；巧用兵，调动各方面积极性。<o:P></o:P>
三是把握前瞻性。给领导当参谋，必须要有超前意识，做到领导未谋有所谋，领导未闻有所知，领导未示有所行。把信息调研提供在市委研究之前，把工作预案拟定在市委决策之前，把督促检查做在决策落实之前。只有这样，才能参得上、参得准。在为领导决策当参谋上，要消除那种认为自己水平低、见识浅、参谋不上的顾虑，增强主动性。此外，从人生成长进步的角度讲，大家也应当增强主动性，要主动想事，主动谋事，主动干事。<o:P></o:P>
二、要不断创新，用新思路、新方法解决新问题<o:P></o:P>
在长期的工作实践中，办公室形成了一系列好传统、好作风，这是成事之基、立身之本，任何时候、任何条件下都不能丢弃，而且要继承并发扬光大。但时代在进步，形势在发展，办公室的工作职责也随之发生了很大变化，工作任务越来越重，领导要求越来越高，工作领域越来越宽。面对这些新变化，我们还有一些不适应。如思想观念上的不适应、知识结构上的不适应、办事效率上的不适应等，服务的“供给线”与领导的“需求线”还有一定距离。这些不适应，说明我们的工作需要创新，通过创新来激发更大的活力。办公室工作要把创新作为主攻方向，努力用新思路、新方法来解决遇到的新问题。<o:P></o:P>
一是创新思想观念。美国一家制糖公司，每次向南美洲运方糖时都因方糖受潮而遭受巨大损失。结果有人考虑，既然方糖用蜡密封还会受潮，不如用小针戳一个小孔使之通风，经实验，果然取得意想不到的效果。据媒体报道，发明者申请了专利，这项专利的转让费高达100万美元。观念是人们观察事物的基本观点，是个总开关，观念不同，结果会大相径庭。<o:P></o:P>
二是创新服务方法。由被动服务向主动服务转变，由滞后服务向超前服务转变，由常规型服务向创新型服务转变。既要注意做好当前工作，又要善于搞好超前服务；既要认真完成领导交办的事项，又要创造性地开展工作。要克服什么事都按老章程、按惯例办的做法，善于应变求新，不断拓展工作领域，延伸工作触角，做到情况在一线掌握，措施在一线落实，问题在一线解决。<o:P></o:P>
三是创新工作机制。机制很重要，机制对头，事半功倍；机制不对，事倍功半。要将办公室每一项工作视为一条“生产线”，像现代企业一样建立起科学化的工作流程，进行程式化管理，链条式推进，一环扣一环，实现办文流程制度化，办会流程清晰化，办事流程规范化，确保各项工作有序衔接，高效运转。<o:P></o:P>
三、要认认真真做好每件事<o:P></o:P>
有一个“100-1=<?XML:NAMESPACE PREFIX = ST1 /><st1:CHMETCNV w:st="on" unitname="”" sourcevalue="0" hasspace="False" negative="False" numbertype="1" tcsc="0">0”</st1:CHMETCNV>的公式，是说办100件事，如果办砸了一件，就等于前功尽弃。要当好参谋助手就要把“100-1=<st1:CHMETCNV w:st="on" unitname="”" sourcevalue="0" hasspace="False" negative="False" numbertype="1" tcsc="0">0”</st1:CHMETCNV>作为办公室的工作标准，力求实现“三零”标准：即办文零毛病，办到无可挑剔；办事零失误，办到恰到好处；办会零差错，办到规范有效。要当好参谋助手，就要认认真真做好每件事。<o:P></o:P>
一是大事无纰漏。人们常说：“重大问题，万无一失。”办公室工作人员在承办重大事情的时候，一定要慎之又慎，确保周全。在重大问题上，如果稍有纰漏后果将不堪设想。所以，在重大问题的承办上要能经受住考验，受得起重托，担得起大任。<o:P></o:P>
“谋定而动，三思而行”。做好大事要多谋划，把环节和细节想清楚。每当我们受领一项重大任务，都要进行周密思考，把有多少工作、怎样展开、达到什么目的、采取哪些措施、如何调集力量等等，想清楚、列出来，按照轻重缓急排一排，然后再进行分工，逐一完成。如筹备重大会议，对会标、鲜花、音响、灯光、录像、照相、录音、座位摆放、名签、服务、警卫、首长休息室、接站送站、安排食宿等等一大堆具体事，每个环节都要考虑周全，分工明确；下达会议通知内容也不能有纰漏，会议名称、内容、时间、地点、人员、着装、携带材料、联系电话、联系人等，都是下通知前必须反复核准的要素。<o:P></o:P>
二是小事要细心。简单的事能做好就是不简单，平凡的事能做好就是不平凡。以十分的准备迎接三分的工作并非浪费，而以三分的准备迎接十分的工作，却注定会带来不可逆转的失败。前几年，我曾看到这样一则报道：乌鲁木齐市某单位在印刷挂面包装袋时误将“乌鲁木齐”印成了“鸟鲁木齐”。只差一点，就导致10万个挂面包装袋成为废品，给国家财产造成了重大损失。西方也有一个谚语，说的是断了一个马蹄钉，绊倒了马，摔伤了将军，输掉了战争，最后亡了国家。就说明了小的差错会造成难以弥补的大损失。<o:P></o:P>
在党委办公厅（室）工作中，一个数字、一个符号、一个字词的差错，就可能影响到党委、政府意图的理解和贯彻；关键的人名、地名、事实差错会扭曲真相，有时甚至会造成严重的工作失误或政治事故。因此，大家一定要树立“办公室工作无小事”的观念，做到不让领导交办的事项在自己手中拖延，不让正在处理的事情在自己手中积压，不让各种差错在自己这里发生，不让办公室的形象在自己这里受到损害。<o:P></o:P>
三是熟事不大意。俗话说，“淹死的都是会水的”。会水的人往往自认为有本领，什么暗礁险滩都敢去游，常常被无情的河水夺去宝贵的生命。这警告人们对熟悉的事情千万不要大意，大意就要出问题。办公室工作不少是常识性的和程序性的，年复一年，周而复始。许多事实证明，越是对自己很熟悉的事情，越容易产生麻痹心理，也就越容易出差错。毛泽东同志曾说过：世界上怕就怕“认真”二字。这是做好办公室工作的“真经”。防止和避免工作出差错，没有捷径，靠的是事业心、责任心，认真对待每一项工作；靠的是有心、用心和细心，认真做好每一件事情。 <?XML:NAMESPACE PREFIX = V /><v:SHAPETYPE id="_x0000_t75" coordsize="21600,21600" o:spt="75" o:preferrelative="t" path="m@4@5l@4@11@9@11@9@5xe" filled="f" stroked="f"><v:STROKE joinstyle="miter"></v:STROKE><v:FORMULAS><v:F eqn="if lineDrawn="lineDrawn"pixelLineWidth="pixelLineWidth"0"></v:F><v:F eqn="sum @0 1="1"0"></v:F><v:F eqn="sum 0="0"0="0"@1"></v:F><v:F eqn="prod @2 1="1"2"></v:F><v:F eqn="prod @3 21600="21600"pixelWidth"></v:F><v:F eqn="prod @3 21600="21600"pixelHeight"></v:F><v:F eqn="sum @0 0="0"1"></v:F><v:F eqn="prod @6 1="1"2"></v:F><v:F eqn="prod @7 21600="21600"pixelWidth"></v:F><v:F eqn="sum @8 21600="21600"0"></v:F><v:F eqn="prod @7 21600="21600"pixelHeight"></v:F><v:F eqn="sum @10 21600="21600"0"></v:F></v:FORMULAS><v:PATH o:extrusi gradientshapeok="t" o:c></v:PATH><o:LOCK v:ext="edit" aspectratio="t"></o:LOCK></v:SHAPETYPE><v:SHAPE id="_x0000_i1025" style="WIDTH: 8.25pt; HEIGHT: 6.75pt" type="#_x0000_t75" alt=""></v:SHAPE><o:P></o:P></div></div>

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